Zdjęcie autora
Rozwój kompetencji osobistych

Prowadzenie projektu – rola szefa


Każdy firmowy projekt, niezależnie od jego charakteru, powinien zakończyć się sukcesem, a więc osiągnięciem zakładanych przed jego realizacją celów. Projekt jest w zasadzie typem organizacji, którą powołuje się do realizacji określonego, jednostkowego zadania. W wyniku działania tak powstałego zespołu projektowego w określonym czasie i przy wykorzystaniu określonych środków powstać powinien produkt lub usługa o unikatowych cechach. W obrębie zespołu projektowego odnajdziemy jego poszczególnych członków odpowiadających za realizację konkretnych zadań, zaś na jego czele project managera, czyli kierownika projektu. Jaka jest rola szefa w zarządzaniu projektem? Przede wszystkim jest on głównym decydentem w pracach zespołu i ponosi odpowiedzialność za powodzenie całości przedsięwzięcia. Co to znaczy? Kierownik projektu planuje charakter i zakres prac dla poszczególnych członków grupy, koordynuje ich przebieg i czas wykonania, czuwa nad prawidłowością realizacji projektu pod względem merytorycznym i finansowym. Do tego odpowiada za właściwą komunikację pomiędzy członkami zespołu, tworząc warunki sprzyjające pracy, motywując podwładnych i rozwiązując ewentualne konflikty tak, by wykorzystać je do zwiększenia efektywności prac zespołu projektowego. Project manager jest więc w zespole projektowym osobą kluczową. I nie tylko dlatego, że stoi na jego czele, ale dlatego, że ze względu na jego obowiązki i odpowiedzialność jest gwarantem sukcesywnego wdrożenia danego projektu w życie. Jakimi kompetencjami powinien cechować się kierownik projektu, by skutecznie zarządzać zespołem projektowym?

Kompetencje project managera

Osoba zarządzająca projektem powinna przede wszystkim mieć doświadczenie w zarządzaniu zespołem pracowników, będzie wszak stać na ich czele w toku prac project teamu. To jednak nie wystarczy, warto jest poszerzyć kompetencje o szkolenie dedykowane stricte kierowaniu zespołem projektowym. Pomoże ono nie tylko zrozumieć zasadę pracy zespołu projektowego, ale też wskaże cechy osobowe i kompetencje pomocne przy kierowaniu nim. A są to nie tylko kompetencje w zakresie technicznym (wiedza merytoryczna administracyjna), to również niezmiernie ważne i odgrywające coraz większą rolę w zarządzaniu zasobami ludzkimi kompetencje miękkie. Jakie cechy powinien mieć kierownik projektu? Oto kilka tych kluczowych, dzięki którym project manager jest skuteczny. Osoba obejmująca kierownictwo zespołu projektowego powinna cechować się wysokimi umiejętnościami komunikacyjnymi, będzie bowiem budować relacje nie tylko z członkami własnego zespołu, ale i interesariuszami projektu. Będą one przydatne w zarządzaniu oczekiwaniami interesariuszy, okażą się również niezbędne przy delegowaniu zadań poszczególnym pracownikom i rozwiązywaniu konfliktów między nimi. Project manager, jak już zostało to powiedziane, rozwiązuje konflikty pomiędzy członkami swego zespołu. Jest to element istotny z punktu widzenia powodzenia projektu, dlatego jego kierownik powinien komunikować się w sposób bezkonfliktowy, identyfikować sytuacje problemowe i minimalizować lub wykluczać je. Jednak konflikt, jeśli się już pojawi, może dla przedsięwzięcia stanowić wartość dodaną. Przy wykorzystaniu zdolności negocjacyjnych można uniknąć większości realnych konfliktów, ale i stworzyć bardziej spójny zespół, znaleźć alternatywne rozwiązanie prowadzące do celu czy wzmocnić swój autorytet jako lidera projektu, który lepiej motywuje podwładnych do pracy. Jedną z ważnych kompetencji jest również zdolność do zarządzania ryzykiem. Kierownik projektu powinien być osobą zdolną do analizy sytuacji i szybkiego podejmowania decyzji w warunkach stresu i pod presją czasu. Aby dobrze wykonać tego typu zadania, niezbędna jest analiza sytuacji ryzykownych i ich konsekwencji na etapie rozpoczynania projektu, a następnie zdolność do oceny sytuacji już w trakcie trwania projektu i podejmowanie decyzji na bieżąco. Projekt jest organizacją dynamiczną, zmiany więc trzeba monitorować non stop i reagować na nie ad hoc. To tylko niektóre z cech przydatnych podczas kierowania zespołem projektowym. Warto wiedzieć, że katalog ten będzie za każdym razem nieco się różnić, tak jak różnić się będzie zakres każdego z realizowanych projektów oraz jego cele końcowe.