In

Rekrutacja zdalna pracowników – komfort, czy wyzwanie prawne?

Nawet w obliczu bardzo trudnych wyzwań, do jakich należy niewątpliwie walka z epidemią COVID-19 powinno się szukać różnych możliwości, aby usprawniać procesy, minimalizować ryzyka, optymalizować koszty pracy.
Po półtora roku realizacji kontaktów zawodowych z użyciem środków komunikacji na odległość, tam gdzie rodzaj pracy na to pozwalał lub tzw. pracy hybrydowej pracodawcy i pracownicy potrafią ocenić efektywność tego rozwiązania.
Oczywiście w oczekiwaniu na nowelizację przepisów pracodawcy powinni organizować pracę zdalną tak, aby prawo zwyczajowe w tym zakresie nie zdominowało prawa obowiązującego – wynikającego w dużym uproszczeniu z przepisów „tarczy 4.0”.
Przypomnijmy: zgodnie z projektem pojęcie pracy zdalnej oraz ustalenie warunków i zasad jej organizacji zacznie obowiązywać de lege ferenda w Kodeksie pracy po trzech miesiącach od ustania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego.
Ryzyko wadliwej organizacji pracy zdalnej jest poważne i może rodzić odczuwalne skutki prawne oraz finansowe.  
Ale zanim pracownik zacznie świadczyć pracę, czasami od razu w formie zdalnej, jeżeli posiada umiejętności, możliwości techniczne, lokalowe oraz pozwala na to rodzaj pracy, przechodzi oczywiście rekrutację – często również realizowaną w formie zdalnej.

 Wbrew pozorom okoliczności prawne zatrudnienia pracownika w formie zdalnej stanowią mniejsze wyzwanie niż przeprowadzenie prawidłowej rekrutacji w tej formie.
Dlaczego?
Po pierwsze – w wielu przypadkach – proces rekrutacji zdalnej wymaga aktualizacji obowiązków informacyjnych z art. 13 i 14 RODO. Być może przekazywanie danych na odległość, czy tworzenie baz kandydatów (na warunkach legalności tego rozwiązania) stanowią obszary działań, gdzie przetwarzanie odbywa się na serwerach znajdujących się poza obszarem EWG.
Po drugie niektóre procesy rekrutacyjne mogą mieć charakter zautomatyzowany, co wymaga poinformowania kandydata oraz uzyskania jego zgody.
Podobnie bywa z coraz popularniejszym profilowaniem kandydatów.
Dodatkowa informacja RODO, która od dawna skutkuje często odmiennym zastosowaniem przepisów, to ustalenie okresu przetwarzania danych kandydatów do pracy.
I to nie koniec wyzwań natury prawnej.
Jeżeli dodać do tego zastosowanie art. 6 ust. 1 lit a) RODO, czyli zgody na przetwarzanie danych np. wizerunku kandydata podczas rekrutacji zdalnej oraz wiele innych okoliczności, w których przetwarzanie danych na odległość wymaga ingerencji w dokumentację rekrutacyjną, to widzimy, że rekrutacja na odległość na pewno jest komfortowa dla rekrutujących i kandydatów, ale wymaga szczególnej ostrożności.

Bez wątpienia w błędzie są Ci, którzy twierdzą, że proces rekrutacji zdalnej nie wymaga zmian w zakresie dokumentacji RODO, czy bardziej uważnego stosowania polityki ochrony danych oraz bezpieczeństwa systemów IT.  
Nie da się bowiem wprost przełożyć zastosowania art. 22 (1) Kodeksu pracy w zakresie legitymizacji przetwarzania danych osobowych w nowych, zdalnych warunkach.
Wynika to przede wszystkim z konieczności odróżniania statusu kandydata do pracy oraz osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a jak wiadomo pojęcia te nie są tożsame, wzmożonej ochrony danych osobowych przekazywanych na odległość, szczególnie przez zastosowanie mechanizmu szyfrowania niektórych informacji, czy wreszcie odmienne charakteru pytań rekrutacyjnych.

Jakie pytania można zadawać, a których lepiej unikać podczas rekrutacji?

Ostatnio burzliwe dyskusje pojawiają się wokół rodzaju pytań rekrutacyjnych, które można zadawać kandydatowi do pracy – tu już oczywiście niezależnie od rodzaju rekrutacji tj. zdalnej vs. tradycyjnej.
Jak się ma zatem oczekiwana w profilu kompetencyjnym kandydata do pracy jego mobilność, możliwość świadczenia pracy w rożnych miejscach oraz przemieszczania się w kontekście wykonania szczepienia przeciwko COVID-19?
Czy rekruter może pytać podczas rozmowy kwalifikacyjnej o to, czy kandydata jest po sczepieniu?
Jeżeli tak, to jaka jest relacja tego pytania do poszanowania zasad ustanowionych w art. 18 (3a) Kodeksu pracy oraz możliwości zastosowania postanowień art. 207 Kodeksu pracy.
Jak tego typu pytanie odnosi się do art. 9 RODO?
Jak rozwiązać wątpliwości w tym zakresie oraz działać legalnie żeby nie narazić się na skutki prawne?
A może wykonanie testu równowagi RODO byłoby w tym przypadku dobrym rozwiązaniem gwarantującym możliwość korzystania z legalności przetwarzania danych w oparciu o art. 6 ust. lit f) RODO?
Nie ryzykuj w podejmowaniu samodzielnych decyzji.
Podczas szkolenia w zakresie prawnych aspektów rekrutacji dowiesz się krok po kroku jak w obecnych czasach, pełnych różnorodnych, nieznanych wcześniej wyzwań świadomie, ostrożnie i odpowiedzialne zatrudniać pracowników.
Poznasz kilkadziesiąt przykładów budzących największe trudności interpretacyjne i przykłady najbardziej pożądanych rozwiązań sytuacji problemowych w praktyce rekrutacyjnej.

Uzupełnieniem prawnych aspektów rekrutacji jest udział w szkoleniu Skuteczny łowca talentów, którego celem jest doskonalenie umiejętności stosowania metod rekrutacji i optymalizacja stosowanych narzędzi rekrutacyjnych.


Jeśli podoba Ci się artykuł naszego Eksperta, udostępniaj na Facebooku, przesyłaj linki pocztą i dziel się z innymi.

Inne propozycje szkoleń autorstwa dr Mateusza Warchała  znajdziesz tu.
Sprawdź również naszą ofertę: szkolenia związki zawodowe.


Autor artykułu: dr Mateusz Warchał
Wybitny Ekspert prawa pracy, psycholog pracy, inspektor ochrony danych, audytor systemów i procedur HR. Wieloletni specjalista Państwowej Inspekcji Pracy. Autor licznych prac badawczo-rozwojowych w obszarze stosowania prawa pracy na gruncie systemów zarządzania personelem.
Wykładowca OSiI Effect,
autor unikalnych projektów szkoleniowych dla działów kadr, HR Biznes Partnerów, przedstawicieli związków zawodowych, menedżerów. Wszystkie szkolenia prowadzone przez dr Mateusza Warchała są źródłem bezcennych wskazówek, praktycznych rozwiązań, gotowych do zastosowania materiałów dla HR.


Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły skierowane do HR:
Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy
Akta osobowe
Przechowywanie akt osobowych

dyskryminacja-mobbing
akta-osobowe-2019-wzor
przechowywanie akt osobowych pracownikow
odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 2021sygnalista projekt ustawy