outlook szkolenie dla firm – cele i korzyści:

Szkolenie ma praktyczny charakter – uczestnicy nie tylko oglądają, ale:

• pracują na realnych przykładach z codziennej pracy
• poznają typowe błędy i uczą się, jak ich unikać
• zadają pytania i rozwiązują konkretne problemy ze swojej skrzynki

Nie jest to „pokaz funkcji”, tylko porządkowanie sposobu pracy z Outlookiem.

Outlook szkolenie – program:

Wprowadzenie i fundamenty pracy w Outlooku 

• Outlook w wersji komputerowej vs. Outlook w przeglądarce
• Kluczowe elementy Outlooka – szybko odnajdziesz najważniejsze miejsca w Outlooku
  (poczta, kalendarz, wyszukiwanie, ustawienia), dzięki czemu praca staje się intuicyjna i szybsza.
• Jak Outlook organizuje pocztę i kalendarz – zrozumiesz logikę Outlooka: co dzieje się
  z mailami, spotkaniami i powiadomieniami oraz jak to wpływa na organizację Twojego dnia.
• Najczęstsze błędy użytkowników

Ćwiczenie: „Szybki start – ustaw Outlooka dla siebie”

Trener pokazuje 3 najczęstsze ustawienia, które utrudniają pracę (widok skrzynki, podgląd wiadomości, powiadomienia). Uczestnicy na podstawie krótkiej checklisty konfigurują swój Outlook.

Panowanie nad skrzynką – Inbox Zero w wersji realistycznej 

• Zasady organizacji skrzynki
• Foldery, kategorie i flagi – nauczysz się oznaczać i porządkować wiadomości tak, aby od razu widzieć priorytety i wracać do tematów bez stresu.
• Rozróżnianie maili: do działania / do wiadomości – wdrożysz czytelny podział na wiadomości do działania i informacyjne, dzięki czemu szybciej podejmujesz decyzje co dalej zrobić z mailem.
• Codzienna rutyna pracy z pocztą – wypracujesz krótki schemat porządkowania, który pomaga utrzymać skrzynkę w ryzach każdego dnia.
• Najczęstsze błędy organizacyjne

Ćwiczenie: „Porządek w 10 minut”

Uczestnicy pracują na skrzynce (10–15 maili). Oznaczają wiadomości kategoriami i flagami, przenoszą część do folderu archiwalnego oraz zostawiają tylko to, co wymaga działania.

Reguły i automatyzacje 

• Czym są reguły i kiedy je stosować – dowiesz się, czym są automatyczne zasady porządkujące pocztę i kiedy warto z nich korzystać, aby Outlook część pracy wykonywał za Ciebie.
• Tworzenie reguł krok po kroku – krok po kroku ustawisz reguły dla typowych tematów (raporty, powiadomienia, korespondencja projektowa), aby wiadomości trafiały tam, gdzie trzeba.
• Typowe scenariusze biurowe – przećwiczysz realne przypadki z pracy: maile od przełożonego, klienta, automatyczne alerty i korespondencję grupową.
• Pułapki reguł i znikające wiadomości – nauczysz się diagnozować sytuacje, kiedy mail „znika”, oraz jak bezpiecznie testować i poprawiać reguły.

Ćwiczenie: „Moja pierwsza reguła”

Uczestnicy tworzą 2 proste reguły: automatyczne przenoszenie powtarzalnych wiadomości (np. newsletterów) do folderu „Informacje” i  oznaczanie maili o wysokim priorytecie (np. od przełożonego) kategorią/flagą.

Wyszukiwanie wiadomości 

• Wyszukiwanie podstawowe i zaawansowane – przyspieszysz odnajdywanie wiadomości, wątków i załączników, nawet jeśli nie pamiętasz dokładnego tytułu.
• Operatory wyszukiwania – poznasz proste komendy (np. od kogo, z jakiego okresu,
  z załącznikiem), które pozwalają znaleźć potrzebne informacje w kilka sekund.
• Przeszukiwanie wielu folderów – dowiesz się, jak szukać w całej skrzynce, a nie tylko w jednym folderze, co znacząco skraca czas pracy.
• Rozwiązywanie problemów z wyszukiwaniem – poznasz szybkie sposoby, co zrobić,
  gdy Outlook „nie znajduje”, mimo że wiadomość na pewno była.

Ćwiczenie: „Znajdź to w 30 sekund”

Uczestnicy wykonują krótkie zadania: wyszukują maila od konkretnej osoby, odnajdują wiadomość z załącznikiem i filtrują maile z ostatnich 7 dni po słowie kluczowym.

Kalendarz – planowanie bez chaosu 

• Widoki kalendarza – ustawisz kalendarz tak, aby był czytelny i wspierał planowanie dnia (dzień/tydzień/miesiąc, układy, podglądy).
• Tworzenie i edycja spotkań – nauczysz się poprawnie dodawać spotkania, zmieniać je i uzupełniać szczegóły, aby uniknąć nieporozumień.
• Zaproszenia i odpowiedzi – zrozumiesz mechanizm zaproszeń, akceptacji i statusów, dzięki czemu wiesz, kto potwierdził udział i czy spotkanie jest aktualne.
• Blokowanie czasu i przypomnienia – zaczniesz planować pracę blokami czasu i korzystać z przypomnień, żeby nie przełączać się co chwilę między zadaniami.
• Kalendarze współdzielone – nauczysz się korzystać z kalendarzy zespołowych, aby sprawniej planować spotkania i unikać kolizji terminów.

Ćwiczenie: „Plan dnia w kalendarzu”

Uczestnicy tworzą w kalendarzu przykładowy plan dnia: blok na pracę własną, spotkanie, zadanie administracyjne oraz czas na „bufor”. Dodają przypomnienia i sprawdzają, jak wygląda tydzień w widoku kalendarza.

 Spotkania online i hybrydowe 

• Spotkania Teams z poziomu Outlooka – dowiesz się, jak tworzyć spotkania online bezpośrednio z Outlooka i jak działa integracja z Teams.
• Dobre praktyki zaproszeń – poznasz zasady przygotowania zaproszenia, które jest czytelne
  i kompletne (cel, agenda, link, uczestnicy).
• Zmiany i odwoływanie spotkań – nauczysz się wprowadzać zmiany tak, aby uczestnicy dostali jasną informację i nie powstał chaos w kalendarzach.
• Najczęstsze błędy organizatorów

Ćwiczenie: „Zaproszenie na spotkanie, które każdy zrozumie”

Uczestnicy przygotowują zaproszenie na spotkanie Teams z: tytułem, celem, krótką agendą,
listą uczestników i załącznikiem. Następnie ćwiczą zmianę terminu i wysłanie aktualizacji tak,
aby w kalendarzach nie powstał chaos.

Kontakty i książka adresowa 

• Kontakty prywatne i firmowe – zrozumiesz różnicę między kontaktami osobistymi
  a firmowymi oraz jak działa książka adresowa w organizacji.
• Wyszukiwanie kontaktów w organizacji – szybko odnajdziesz osoby w firmie, ich dane
  i dostępność, co ułatwia komunikację.
• Grupy kontaktów i listy dystrybucyjne – nauczysz się tworzyć listy do wysyłek,
  aby nie wpisywać za każdym razem tych samych adresów.
• Porządkowanie kontaktów – uporządkujesz kontakty, aby uniknąć duplikatów i mieć spójną bazę.

Ćwiczenie: „Moja mini baza kontaktów”

Uczestnicy zapisują 3 kontakty (np. klient, dostawca, współpracownik) i tworzą prostą listę kontaktów do wysyłek.

Praca zespołowa w Outlooku 

• Udostępnianie skrzynki i kalendarza – dowiesz się, jak działa współdzielenie skrzynki
  i kalendarza oraz kiedy jest to przydatne w pracy zespołowej.
• Skrzynki współdzielone – poznasz zasady pracy na skrzynkach zespołowych (np. biuro, rekrutacja, zamówienia) i jak zachować porządek.
• Delegowanie dostępu – zrozumiesz, jak działa delegowanie (np. zastępstwo) i jak ustawić uprawnienia bezpiecznie.
• Outlook vs Teams vs SharePoint

Ćwiczenie: „Wspólny kalendarz w praktyce”

Uczestnicy uczą się udostępniać kalendarz oraz sprawdzać dostępność innych osób
przed zaproszeniem na spotkanie.

Skróty klawiszowe i triki sprawnego użytkownika 

• Najważniejsze skróty klawiszowe – poznasz skróty, które natychmiast przyspieszają pracę (odpowiedzi, wyszukiwanie, przełączanie widoków).
• Szybkie akcje – nauczysz się działać szybciej bez wielokrotnego klikania dzięki prostym automatyzacjom i szybkim krokom.
• Personalizacja Outlooka – dostosujesz wygląd i układ Outlooka pod siebie, aby był czytelny
  i wygodny.
• Ustawienia zwiększające produktywność – poznasz ustawienia, które ograniczają rozproszenia i pomagają lepiej zarządzać powiadomieniami.

Ćwiczenie: „5 skrótów, które oszczędzają czas”

Trener podaje 5 skrótów i prostych trików (np. szybka odpowiedź, wyszukiwanie, nowa wiadomość, przełączanie widoków). Uczestnicy wykonują mini-trening na żywo, żeby od razu utrwalić nawyk pracy szybciej niż myszką.

Typowe problemy użytkowników + Q&A 

• Brak widocznych maili
• Znikające wiadomości
• Niespójne działanie Outlooka
• Pytania uczestników

Szkolenie outlook poprowadzi:

Trener Microsoft, pasjonat i praktyk Excela, PowerBI i SQLa z certyfikatem Microsoft Office Specialist – Expert.
Autor e-booka Excel Expert.

Jego szkolenia nie skupiają się wyłącznie na zaprezentowaniu technicznych możliwości, ale przede wszystkim pokazują realne zastosowanie narzędzi w biznesie.

Specjalista w zakresie organizacji pracy biurowej, zarządzania informacją oraz wdrażania narzędzi pakietu Microsoft 365 w środowisku biznesowym. Od ponad kilkunastu lat prowadzi szkolenia dla firm, administracji publicznej oraz kadry menedżerskiej z zakresu efektywnego wykorzystania narzędzi cyfrowych w pracy zawodowej.

Posiada bogate doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań usprawniających komunikację e-mailową, zarządzanie kalendarzem zespołowym oraz automatyzację codziennych procesów administracyjnych. Specjalizuje się w praktycznym wykorzystaniu programu Microsoft Outlook jako narzędzia do zwiększania produktywności, porządkowania pracy i minimalizowania chaosu informacyjnego.

Realizował projekty szkoleniowe dla przedsiębiorstw produkcyjnych, firm usługowych, instytucji finansowych oraz jednostek administracji publicznej. Prowadzi zarówno szkolenia zamknięte, jak i warsztaty dedykowane zespołom administracyjnym, sekretariatom oraz kadrze kierowniczej.

W swojej pracy koncentruje się na:

• organizacji skrzynki odbiorczej i wdrażaniu zasad Inbox Zero,

• tworzeniu reguł i automatyzacji obiegu korespondencji,

• efektywnym zarządzaniu kalendarzem i planowaniu spotkań,

• delegowaniu zadań i współdzieleniu zasobów,

• optymalizacji komunikacji wewnętrznej w firmie,

• wdrażaniu dobrych praktyk bezpieczeństwa w korespondencji e-mail.

Szkolenia prowadzi w formule warsztatowej – uczestnicy pracują na realnych przykładach, uczą się konfigurować Outlooka pod własne potrzeby oraz wdrażają rozwiązania, które mogą zastosować natychmiast po zakończeniu szkolenia.

Jest ceniony za przejrzysty sposób przekazywania wiedzy, praktyczne podejście oraz umiejętność dostosowania programu do specyfiki branży i poziomu zaawansowania uczestników.

Specjalizuje się w szkoleniach:

• Excel podstawowy, średniozaawansowany
• Excel w księgowości
• Excel w dziale HR
• Excel dla handlowców i kupców
• Excel – raportowanie z użyciem tabel przestawnych
• Excel – PowerQuery – automatyzacja pracy z dużymi zbiorami danych
• PowerBI – od podstaw do pierwszego raportu
• SQL – Wszystkie poziomy zaawansowania- szkolenia od podstaw do pracy projektowej
• Analityk 2.0 – Chat GPT i Copilot dla nowoczesnego analityka danych – wsparcie analizy w Excelu, Excelu, SQLu i PowerBI wirtualnego asystenta w codziennej pracy

Realizował szkolenia dla m.in.: PFP, Wedel, Morskie Centrum Nauki, Prymat, Akpol, Leoni Kabel, Safran.
Swoje doświadczenie praktyczne nabywał pracując dla takich marek jak: Wedel, Pandora, Inblu, X-kom, Rocketjobs.pl, DataHeroes.

Czy ciekawym zajmuje się aktualnie:
W tej chwili realizuje projekt dla klienta z branży odzieżowej – duża grupa z włoskim kapitałem oraz produkcją
w Polsce, na Ukrainie i w Serbii ma duży problem z raportowaniem. Spółka mająca przychód rzędu 350 mln euro
(w grupie) pracuje na przestarzałych systemach ERP, z których wydobycie danych jest bardzo utrudnione. Budujemy we współpracy z dyrektorem finansowym zestaw dashboardów analitycznych w Excelu i PowerBI do:
– oceny bieżącej kondycji części produkcyjnej biznesu,
– analizy rozliczeń,
– potwierdzeń sald zamówień agentów i wyliczania ich prowizji,
– prognozowania zyskowności konkretnych linii produktowych biorąc pod uwagę sezonowość.

Opinie uczestników szkoleń:

• Serdecznie polecam szkolenia Bartka! Dla mnie są po prostu fascynujące, a Bartek potrafi w cierpliwy i przystępny sposób rozjaśnić nawet najgłębsze zakamarki Excela. Jego wiedza i profesjonalizm w jej przekazywaniu są na najwyższym poziomie!
• Bartek jest absolutnym specjalistą Excela. W ciągu trzech lat współpracy z nim był w stanie rozwiązać każdy problem, jaki kiedykolwiek miałem z Excelem. Posiada dogłębną wiedzę w zakresie przetwarzania, manipulacji i analizy danych, a także jest w stanie zastosować szeroką gamę narzędzi do rozwiązywania szeregu problemów związanych z Excelem.
• Zdecydowanie specjalista od Excela, który był wielkim wsparciem w przekazywaniu nam swoich umiejętności i wiedzy podczas sesji grupowych.
• Współpracowałem z Bartkiem kilkanaście miesięcy i mogę szczerze powiedzieć, że jeśli kiedykolwiek miałem problem
  z Excelem, to on miał jakieś rozwiązanie w zanadrzu! Nauczyłem się niesamowicie dużo, jeśli chodzi o przetwarzanie danych, czyszczenie i organizowanie pracy. Bartek jest bardzo miłym, rzeczowym i cierpliwym trenerem.
• Wiedza Bartka i doświadczenie w zakresie systemu Microsoft Excel nigdy nie przestaje mnie zadziwiać. Jego zdolność do rozbijania najbardziej złożonych zadań na małe, łatwe do zrozumienia funkcje znacznie podniosła umiejętności mojego zespołu.

Outlook szkolenie – metody:

Szkolenie outlook prowadzone jest w formie warsztatowej, co oznacza, że uczestnicy będą aktywnie pracować na rzeczywistych przykładach i danych, wykonując ćwiczenia krok po kroku pod okiem trenera.

Metodyka szkolenia:

• Podejście praktyczne – minimalna ilość teorii, maksimum pracy w outlooku
• Ćwiczenia interaktywne – uczestnicy realizują zadania na własnych komputerach
• Indywidualne podejście – trener na bieżąco odpowiada na pytania i pomaga rozwiązywać problemy
• Ćwiczenia praktyczne 
• Dyskusja i analiza wyników – omówienie najczęstszych błędów i najlepszych praktyk
• Case study – rozwiązywanie rzeczywistych problemów 
• Sesja Q&A – podsumowanie szkolenia i możliwość zadawania pytań na koniec

Dzięki temu podejściu uczestnicy nie tylko zapoznają się z teorią, ale przede wszystkim nauczą się praktycznie wykorzystywać outlooka w codziennej pracy.

Szkolenie outlook kierujemy do:

• pracowników biurowych i administracyjnych
• specjalistów HR, finansów, obsługi klienta
• menedżerów i koordynatorów zespołów
• wszystkich, którzy codziennie pracują z Outlookiem i chcą robić to sprawniej