Certyfikowana Asystentka. Lean officehttps://effect.edu.pl/wp-content/uploads/2017/06/logo.pngOśrodek Szkoleń i Informacji Effecthttps://effect.edu.pl/wp-content/uploads/2017/06/logo.png200px200px
http://144.76.189.48/pdf-new.php?url=https://effect.edu.pl/szkolenia-rozwoj-osobisty/szkolenie-dla-sekretarek-szkolenie-dla-asystentek-lean-office
Szkolenie Certyfikowana Sekretarka/Asystentka
– praca z dokumentacją firmy, współtworzenie aktów wewnętrznych firmy, znajomość pojęć z zakresu prawa cywilnego, handlowego, gospodarczego, Lean Office – nowoczesne narzędzia i aplikacje dla asystentek/sekretarek.
Warsztat doskonalący standardy pracy Sekretariatu/Biura Zarządu.
Szkolenie Certyfikowana Asystentka. Lean Office – zyskujesz sprawdzone narzędzia do poprawy efektywności pracy sekretariatu.
Przewaga i wyjątkowość naszego szkolenia polega na połączeniu niezbędnej dla Asystentek wiedzy prawnej z wykorzystaniem narzędzi Lean Office usprawniających pracę sekretariatu/biura zarządu.
Proponujemy spotkanie z doświadczonym radcą prawnym, ekspertem prawa gospodarczego i praktyka Lean Office, którzy przekażą wiedzę na temat dobrych praktyk prowadzenia sekretariatu i biura zarządu.
- Pracujesz pod presją czasu
- Szef wymaga od Ciebie zadań „na wczoraj”
- Twój grafik pęka w szwach i coraz częściej bierzesz pracę do domu?!
Czas z tym skończyć!
Sprawdź co możesz w swojej pracy usprawnić, jakie zadania możesz wykonać szybciej, bez utraty jakości.
Nasze warsztaty pomogą Ci skrócić czas realizacji codziennych zadań i zwiększyć efektywność o min. 40%.
Poznasz niezawodne praktyki i skuteczne narzędzia Lean office do zastosowania od zaraz.
Otrzymasz konkretne arkusze, listy kontrolne i narzędzia online do poprawy efektywności pracy.
Skrócisz czas obiegu informacji i dokumentów.
Obniżysz koszty obsługi biura, ograniczysz błędy, podwyższysz jakość swojej pracy, a co za tym idzie satysfakcję klientów zewnętrznych i wewnętrznych.
Niewielkim nakładem sił wypracujesz najlepszą strategię organizacji biura przy pomocy list kontrolnych, harmonogramów, kalendarzy, map procesowych, tablic kanban, standardów pracy i narzędzi online.
Lean office to nie moda, to konieczność!
W części prawnej dowiesz się między innymi:
- jakich dokumentów i informacji mogą żądać: organy administracji publicznej, podmioty uprawnione do kontroli, wspólnicy, akcjonariusze, rada nadzorcza i ich członkowie, zarząd, pracownicy?
- jak wprowadzać zmiany i dokonać aktualizacji dokumentacji firmowej?
- kiedy i w jaki sposób wprowadzane są zmiany w tekście statutu/umowy spółki?
- na co zwrócić uwagę redagując dokumenty firmowe? Nieprawidłowości i uchybienia w zapisach i ich konsekwencje prawne.
- jak usprawnić obieg i zapewnić bezpieczeństwo dokumentacji firmowej.
- jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?
- jak postępować z dokumentacją objętą klauzulą niejawności?
uczestnicy szkolenia certyfikowana sekretarka/asystentka lean office wybrali również:
ORGANIZACJA
Wybierz termin szkolenia:
CELE I KORZYŚCI
Szkolenie certyfikowana sekretarka/asystentka, lean office – cele i korzyści:
Głównym celem szkolenia Lean office jest skrócenie czasu wykonywania większości prac biurowych dzięki wykorzystaniu narzędzi online, poprawa organizacji miejsca pracy.
Zdobyte umiejętności i wiedza będą przydatne w pracy biurowej w każdym dziale firmy.
Cele i korzyści:
- poznasz skuteczne metody poprawy efektywności pracy,
- skrócisz czas realizacji czynności nawet o 40-60%,
- będziemy pracować tylko i wyłącznie w oparciu o praktyczne przykłady i narzędzia,
- praca w grupie odbędzie się na bazie ćwiczeń i symulacji, które w prosty i szybki sposób pomogą Ci w skutecznych usprawnieniach.
PROGRAM
Szkolenie certyfikowana asystentka. lean office – program:
I Dzień
Warsztaty z prawnikiem, specjalistą prawa gospodarczego
Pogłębienie wiedzy na temat znajomości prawnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa na stanowisku asystenta zarządu/kierownika sekretariatu.
1. Zagadnienia dotyczące prawnych aspektów funkcjonowania firmy, umiejętność pracy z dokumentami firmy, współtworzenie aktów wewnętrznych firmy, znajomość pojęć z zakresu prawa cywilnego, handlowego, gospodarczego.
- Formy prowadzenia działalności gospodarczej.
- Miejsce rejestracji przedsiębiorców.
- Procedura rejestracji przedsiębiorców (formularze wniosków, wymagane opłaty).
- Dokumenty niezbędne do rejestracji przedsiębiorców (umowa spółki, akt założycielski).
- Dokumenty rejestracyjne przedsiębiorców (odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, zaświadczenie o rejestracji płatnika VAT, obowiązki sprawozdawcze przedsiębiorców).
- Pełnomocnictwa i upoważnienia – podobieństwa i różnice, przygotowanie przykładów dokumentów.
- Analiza aktualnego i pełnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego – praca z dokumentem.
- Analiza wypisu z Ksiąg Wieczystych – praca z dokumentem.
2. Asystentka/Asystent w kontaktach z organami i działami firmy.
- Współpraca na linii Sekretariat – Zarząd, Rada Nadzorcza, Walne Zgromadzenie, Zgromadzenie Wspólników.
- Współpraca Sekretariatu z pozostałymi działami firmy – Dział Kadr/Dział Personalny, Dział Prawny.
3. Szczegółowe zagadnienia z zakresu prawa spółek, których znajomość wpływa na jakość obsługi Sekretariatu Spółki/Biura Zarządu.
- Rodzaje spółek.
- Kapitał zakładowy, pojęcie wkładu, udziału, aportu.
- Organy spółek.
- Odpowiedzialność za długi w spółkach prawa handlowego.
- Zarząd w spółce kapitałowej, jego rola, zadania i kompetencje.
- Pełnomocnik Spółki – regulacja prawna, zakres reprezentacji.
- Rada Nadzorcza w spółce, jego rola, zadania i kompetencje.
- Obowiązki członków zarządu w związku z zakończeniem roku obrotowego.
- Sporządzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki. Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu? (podstawowe błędy popełniane przy pisaniu sprawozdań).
- Opinia biegłego rewidenta, kiedy jest sporządzana oraz jej znaczenie.
- Sprawozdanie finansowe i jego elementy.
- Procedura zwoływania zgromadzeń wspólników – procedury wymagane prawem.
– treść zawiadomienia o zgromadzenia wspólników
– zasady zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu
– odbycie zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania zgromadzenia. - Przygotowanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników w spółce kapitałowej.
– zestaw dokumentów niezbędnych do przygotowania zgromadzenia wspólników
treść protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników – praca na dokumencie. - Dokumenty składane przez spółkę do Krajowego Rejestru Sądowego w związku z zakończeniem roku obrotowego (procedura i termin złożenia dokumentów).
- Stosowanie pieczątek firmowych w obrocie prawnym i gospodarczym.
4. Zagadnienia związane z tworzeniem dokumentacji w firmie – dokumenty, z którymi spotyka się Asystentka/Asystent w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych (faktury, umowy, dokumenty kadrowe, wezwania do zapłaty, monity, protokoły, zamówienia, oferty).
- Zasady przyjęcia dokumentacji w sekretariacie
- Weryfikacja treści pod względem formalnym i merytorycznym
- Zasady przechowywania
Ćwiczenie – opracowanie treści: wezwania do zapłaty, monitu, zamówienia, oferty.
Oferta – konsekwencje złożenia oferty, terminy związania ofertą, złożenie oferty w postaci elektronicznej (wymogi prawne), odwołanie oferty; przyjęcie oferty; opóźniona odpowiedź na ofertę; modyfikujące przyjęcie oferty; czas i miejsce zawarcia umowy.
Akty wewnętrzne – umowa lub statut spółki, regulaminy, instrukcje, zarządzenia wewnętrzne.
Obieg zewnętrzny i wewnętrzny dokumentów.
5. Zagadnienia związane z ochroną danych osobowych, które powinna znać Asystentka/Asystent/Kierownik Biura Zarządu w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych
- Podstawa prawna ochrony danych osobowych.
- Pojęcie danych osobowych.
- Pojęcie administratora danych osobowych i administratora bezpieczeństwa informacji.
- Praktyczne aspekty przetwarzania danych osobowych w firmie.
- Zasady ochrony i udostępniania danych osobowych.
6. Niezbędne w pracy sekretariatu informacje związane z zawieraniem umów.
- Najistotniejsze postanowienia umowy.
- Rodzaje umów stosowanych w obrocie gospodarczym.
- Podstawowe błędy popełniane przy sporządzaniu umów i ich konsekwencje.
- Właściwa reprezentacja przy zawieraniu umów: reprezentacja przez członków zarządu, prokurentów, wspólników – konsekwencje zawarcia umowy przez osoby nieuprawnione.
- Formy zawierania umów: forma pisemna, ustna, konkludentna, akt notarialny.
- Oferty przedstawiane telefonicznie lub drogą elektroniczną.
- Sporządzanie aneksów i załączników do umowy.
7. Zagadnienia prawa cywilnego istotne z punktu widzenia dochodzenia
- Wymagalność roszczenia, odsetki, określenie przedmiotu sporu, właściwość miejscowa sądu.
- Zaliczka, zadatek, kredyt kupiecki.
II Dzień
Nasz Ekspert Lean Office podzieli się swoimi doświadczeniami z udanych projektów usprawnień w biurach oraz wskaże jakich narzędzi używać, aby odzyskać czas i poprawiać komunikację.
1. Wprowadzenie do świata Lean office, niezawodne praktyki stosowane do poprawy organizacji prac w obszarach biurowych i administracyjnych, główne korzyści z wdrożeń.
Mój dzień w biurze, moje zadania – co wymaga doskonalenia w mojej pracy?
Ustalanie priorytetów, ważności spraw do załatwienia
Zarządzanie procesami
Cel: Jak skrócić czas realizacji prostych czynności, wyeliminować czynności zbędne, zapewnić płynną i efektywną komunikację z innymi działami firmy, zredukować liczbę problemów jakościowych i błędów, wpłynąć na przyspieszenia prac biura, skorzystać ze sprawdzonych narzędzi i metod, które pomagają w organizacji pracy i komunikacji.
2. Omówienie rodzaje marnotrawstw, które przeszkadzają w pracach biurowych
- Zbędny ruch
- Oczekiwanie
- Nadprodukcja
- Nadmierne przetwarzanie
- Defekty/Poprawki
- Zapasy
- Transport
- Utracony potencjał
Ćwiczenie Indywidualne: „Mój Czas = Moja Efektywność”.
Dzięki temu ćwiczeniu zidentyfikujemy czynności i zadania w Twojej pracy, które można skutecznie usprawnić, aby zwiększyć efektywność Twoją i biura.
Wymiana doświadczeń między uczestnikami szkolenia pozwoli nam wybrać najlepsze przykłady do pracy nad usprawnieniami w trakcie szkolenia.
3. Gra Symulacyjna: „Z życia Biura”
- Ćwiczenie zespołowe z podziałem ról: dostawca, klient, obserwatorzy
- Mapowanie procesu, żeby zobaczyć gdzie szukać największych możliwych usprawnień
- Wypracowanie propozycji usprawnień, żeby zyskać czas i energię
- Planowanie usprawnień i ich skuteczne wprowadzenie w życie, żeby zawsze zapewnić realizację zadań
- Testowanie kluczem do sukcesu i trwałych efektów
- Wdrożenie nowej organizacji czynności i sprawdzenie efektu
4. Skuteczne narzędzia do planowania prac i zarządzania zadaniami
- Skuteczne listy kontrolne
- Harmonogramy czynności standardowych
- Filmy instruktażowe (baza wiedzy firmy)
- Wizualizacja zadań zgodnie z metodą kanban
- Kalendarze i inne
- 5S dla efektywnej pracy biura (biurko i dokumentacja)
5. Bezpłatne, intuicyjne programy online i aplikacje służące poprawie efektywności pracy
- Aplikacja Trello umożliwia bliższą współpracę i wykonywanie większej liczby zadań.
- Aplikacja Asana – bezpłatny program do zarządzania zadaniami
W tej części szkolenia zapoznamy się z konkretnymi aplikacjami i systemami, które służą do planowania zadań i skutecznej ich realizacji. Będziemy pracować na laptopach i smartfonach, żeby od razu wprowadzać nową wiedzę i umiejętności w życie.
Przejdziemy całą ścieżkę od założenia konta, logowania, zakładania tablic zadań, budowy projektów w systemie online, aż do planowania zadań, przepływu informacji, załączania materiałów, oznaczeń wizualnych zadań i list kontrolnych.
6. Ćwiczenie: „Moje Biuro Online”
W tym ćwiczeniu zastosujemy programy online i aplikacje do zaplanowanie zadań w ramach Twojego biura od nowa. Przeniesiesz swoją specyfikę pracy do odpowiednich programów i błyskawicznie poczujesz efekty usprawnień. Dzięki temu zaraz po powrocie do pracy będziesz korzystać z nowych rozwiązań i inspirować innych do usprawnień.
7. Podsumowanie warsztatów i wybór najlepszych praktyk do zastosowania w swojej firmie.
WYKŁADOWCA
Szkolenie Certyfikowana Asystentka. Lean office poprowadzą:
I dzień
Radca prawny ze specjalnością prawo rynku kapitałowego, prawo gospodarcze i handlowe, prawo cywilne – zobowiązania. Doktorant Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego i asystent w Katedrze Prawa Cywilnego i Gospodarczego. Na co dzień obsługuje podmioty gospodarcze, przygotowuje umowy handlowe w tym w ramach procesu inwestycyjnego dla przedsiębiorców krajowych i zagranicznych, zakłada i restrukturyzuje grupy kapitałowe, przeprowadza walne zgromadzenia i zgromadzenia wspólników, reprezentuje strony przed sądem i urzędami administracji publicznej.
Ukończył studia magisterskie na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie oraz na Wydziale Ekonomii i Stosunków Międzynarodowych UEK.
Odbył staż zagraniczny w International School of Law oraz na Kingston University w Londynie.
Publikacje:
Restrukturyzacja przedsiębiorcy i jego przedsiębiorstwa
Prawa akcjonariusza do informacji jako narzędzie nadzoru właścicielskiego Skarbu Państwa na rynku kapitałowym
Współczesne wyzwania prawa konsumenckiego
Ochrona konsumenta w świetle ustawy o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego i o Rzeczniku Finansowym
II dzień
Trener, Konsultant Lean, Inspirator wdrażaniu usprawnień procesów biurowych.
Specjalizuje się w budowie standardów procesów biurowych, mapowaniu procesów administracyjnych.
Pomagał w usprawnieniach ponad 60 firmom z branży produkcyjnej, usługowej, serwisowej i handlowej. Prowadzi projekty wdrożeniowe, szkolenia, warsztaty, gry symulacyjne z narzędzi i metod lean, motywacji i kreatywnego myślenia.
Wykładowca studiów podyplomowych Lean Management w Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu i w Akademii WSB w Dąbrowie Górniczej.
Autor kilku publikacji na tematy związane z optymalizacją procesów oraz zarządzania ludźmi w procesach.
Autor bestsellera branżowego „Skuteczny Lider Lean. Jak usprawniać firmy w Polsce i pomagać im więcej zarabiać””. Książka dotarła do pierwszej dziesiątki listy bestsellerów wydawnictwa OnePress, a audiobook do podium wyprzedzając tym samym książkę Kuby Wojewódzkiego.
Pomagał takim markom jak: KGHM, RABEN, INGRAM Micro, STOLBUD, GREENBRIER, ZNTK Oława, Fundusz Pomerania, TRYUMF, REJS, Protech, Sklejka-Multi, Weltech, Intermag, Ceba Baby, Rawag, Unimot, Omega, Poltech, FOD, WM Eltar, Lesaffre, Geldbach, Thermoplast, Newag, Jamar, Rothlehner, Kontakt-SIMON, FAM, FTT Wolbrom, Prymat, Nutricia, Docdata, czy Kirchhoff.
METODY
Szkolenie Profesjonalna Asystentka. Lean office – doskonalenie standardów pracy sekretariatu/biura zarządu – metody praktyczne:
- Mini wykłady
- Case studies (analiza przypadków)
- Gry, symulacje
- Dyskusje moderowane
- Praca indywidualna
- Praca w grupach
ADRESACI
Szkolenie Profesjonalna Asystentka. Lean office – doskonalenie standardów pracy sekretariatu/biura zarządu adresowane jest do:
- Asystentów/Sekretarek Prezesów, Zarządów, Dyrektorów, Działów
- Specjalistów Działu Księgowości
- Menedżerów Biur Zarządów i Rad Nadzorczych
- Specjalistów ds. obsługi władz spółki
- Kierowników i Specjalistów ds. administracji
Oceny uczestników wcześniejszej edycji szkolenia Profesjonalna Asystentka. Lean office – doskonalenie standardów pracy sekretariatu/biura zarządu:
POZIOM PRZYGOTOWANIA WYKŁADOWCY DO ZAJĘĆ:
ZAANGAŻOWANIE WYKŁADOWCY W PROWADZENIE SZKOLENIA
UMIEJĘTNOŚĆ PRZEKAZYWANIA WIEDZY PRZEZ WYKŁADOWCĘ:
MIEJSCE SZKOLENIA
KARTA ZGŁOSZENIA
OŚWIADCZENIE ZW. Z VAT
KONSULTANT
KINGA LALKO-SMOŁKA
KOORDYNATOR DZIAŁU SZKOLEŃ OTWARTYCH
tel: +48 32 33 55 150
mobile: +48 662 297 689
e-mail: effect@effect.edu.pl
AGNIESZKA WALAS
SPECJALISTA DS. SZKOLEŃ OTWARTYCH
tel: +48 32 33 55 153
mobile: +48 662 297 689
e-mail: effect@effect.edu.pl
OPINIE KLIENTÓW
-
Rozwijamy się każdego dnia, by gwarantować korzyści Twojej firmie.
-
Zostań kolejnym zadowolonym klientem i zyskaj przewagę dzięki nabytym umiejętnościom.
-
Powiedz mi, a zapomnę, pokaż mi, a zapamiętam, zaangażuj mnie, a zrozumiem.
-
Jan Kowalski
"Istotne znaczenie dla procesu utrwalania wiedzy przekazywanej na szkoleniu miały ciągłe dyskusje uczestników, treningi, analizy przypadków, burza mózgów oraz dzielenie się wiedzą i doświadczeniami. [...] Chcielibyśmy zrekomendować Effect wszystkim firmom, które nie miały jeszcze przyjemności z Państwem współpracować."
-
Patrycja
"Szkolenie przeprowadzone w sposób profesjonalny. Wysoki poziom wiedzy wykładowcy oraz odpowiednia jakość merytoryczna otrzymanych materiałów dydaktycznych. Myślę, że zdobyta wiedza będzie wykorzystywana w mojej pracy".
Newsletter
BĄDŹ NA BIEŻĄCO
z informacjami o naszych projektach rozwojowych, spotkaniach, ofertach specjalnych.
