Szkolenie Asystentka strategicznym partnerem kierownictwa firmy

PROGRAM SZKOLENIA:

I. ZNAJOMOŚĆ PRAWNYCH ASPEKTÓW FUNKCJONOWANIA PRZEDSIĘBIORSTWA.

1. Zagadnienia dotyczące prawnych aspektów funkcjonowania firmy, umiejętność pracy z dokumentami firmy, współtworzenie aktów wewnętrznych firmy, znajomość pojęć z zakresu prawa cywilnego, handlowego, gospodarczego.

Formy prowadzenia działalności gospodarczej.

Miejsce rejestracji przedsiębiorców.

Procedura rejestracji przedsiębiorców (formularze wniosków, wymagane opłaty).

Dokumenty niezbędne do rejestracji przedsiębiorców (umowa spółki, akt założycielski).

Dokumenty rejestracyjne przedsiębiorców (odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, zaświadczenie o rejestracji płatnika VAT).

Analiza aktualnego i pełnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego – praca z dokumentem.

Analiza wypisu z Ksiąg Wieczystych – praca z dokumentem.

2. Asystentka/Asystent w kontaktach z organami i działami firmy.

Współpraca na linii Sekretariat – Zarząd, Rada Nadzorcza, Walne Zgromadzenie, Zgromadzenie Wspólników.

Współpraca Sekretariatu z pozostałymi działami firmy – Dział Kadr/Dział Personalny, Dział Prawny.

3. Zagadnienia związane z tworzeniem dokumentacji w firmie.

Dokumenty z którymi spotyka się Asystentka/Asystent w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych (faktury, umowy, dokumenty kadrowe, wezwania do zapłaty, monity, protokoły).

Przygotowanie wezwania do zapłaty.

Akty wewnętrzne – umowa lub statut spółki, regulaminy, instrukcje, zarządzenia wewnętrzne.

Obieg zewnętrzny i wewnętrzny dokumentów.

4. Podstawowe informacje związane z zawieraniem umów.

Najistotniejsze postanowienia umowy.

Rodzaje umów stosowanych w obrocie gospodarczym.

Podstawowe błędy popełniane przy sporządzaniu umów i ich konsekwencje.

Właściwa reprezentacja przy zawieraniu umów: reprezentacja przez członków zarządu, prokurentów, wspólników – konsekwencje zawarcia umowy przez osoby nieuprawnione.

Formy zawierania umów: forma pisemna, ustna, konkludentna, akt notarialny.

Oferty przedstawiane telefonicznie lub drogą elektroniczną.

Sporządzanie aneksów i załączników do umowy.

5. Szczegółowe zagadnienia z zakresu prawa spółek.

Rodzaje spółek.

Kapitał zakładowy, pojęcie wkładu, udziału, aportu.

Organy spółek.

Odpowiedzialność za długi w spółkach prawa handlowego.

Zarząd w spółce kapitałowej, jego rola, zadania i kompetencje.

Rada Nadzorcza w spółce, jego rola, zadania i kompetencje.

Obowiązki członków zarządu w związku z zakończeniem roku obrotowego.

Sporządzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki. Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu? (podstawowe błędy popełniane przy pisaniu sprawozdań).

Opinia biegłego rewidenta, kiedy jest sporządzana oraz jej znaczenie.

Sprawozdanie finansowe i jego elementy.

Przygotowanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników w spółce kapitałowej.

Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Jak zwoływać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników? Co powinny zawierać zaproszenia, jak przekazać zaproszenia na zgromadzenie wspólników? – procedury wymagane prawem.

Dokumenty składane przez spółkę do Krajowego Rejestru Sądowego w związku z zakończeniem roku obrotowego (procedura i termin złożenia dokumentów).

Stosowanie pieczątek firmowych w obrocie prawnym i gospodarczym.

II. REDAGOWANIE, PRAWIDŁOWY OBIEG I BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTACJI FIRMOWEJ – DOBRE PRAKTYKI

1. Kto pełni nadzór nad dokumentacją firmową?

Odpowiedzialność pracodawcy za całość wytwarzanej dokumentacji w firmie w wersji pisemnej i elektronicznej. Jak zapewnić prawidłowy obieg i bezpieczeństwo dokumentacji przedsiębiorstwa?

2. Jakie są okresy przechowywania dokumentów firmowych? (faktury, umowy, dokumenty kadrowe, wezwania do zapłaty, monity, protokoły itp.).

3. Kto może a kto nie może mieć dostępu do dokumentacji firmowej? – zasady udostępniania dokumentacji firmowej:

– wewnątrz przedsiębiorstwa: Zarządowi, Radzie Nadzorczej, wspólnikom, akcjonariuszom,  pracownikom poszczególnych działów

– osobom przeprowadzającym kontrolę z zewnątrz

– osobom trzecim

4. Niszczenie dokumentów firmowych – W jaki sposób dokumenty powinny być niszczone? Zasady bezpiecznego niszczenia dokumentacji niearchiwalnej.

5. Zasady opracowywania pism urzędowych i korespondencji firmowej

Wymogi formalne pism urzędowych i korespondencji firmowej

Wymogi językowe pism urzędowych i korespondencji firmowej

Wymogi techniczne pism urzędowych i korespondencji firmowej

Rodzaje pism i specyfika ich opracowywania

Jak korzystać z prawidłowości psychologicznych w opracowywaniu pism i korespondencji?

6. Redagowanie korespondencji urzędowej

Redakcja dokumentu – zasady ogólne

Wykorzystanie reguł psychologii społecznej w pismach firmowych (efekt pierwszeństwa, efekt uporczywości, efekt świeżości)

Części składowe pisma – wstęp, rozwinięcie, podsumowanie

Styl pisma urzędowego – oficjalny, półoficjalny, nieoficjalny?

Stosowanie skrótów, znaków, symboli w pismach urzędowych

7. Rodzaje pism i zasady ich opracowywania

Raporty

Protokoły

Zaproszenia

Zaświadczenia

Notatki

Pisma przewodnie

Akty ogólne

Listy intencyjne

Notatki prasowe

Nekrologii

Gratulacje i kondolencje

8. Redagowanie dokumentacji firmowej – dobre praktyki

Podstawy redagowania korespondencji: urzędowej, internetowej, prawnej – aspekty społeczne, organizacyjne, wizerunkowe

Zasady redagowania korespondencji krajowej – język, forma graficzna, zwyczaje

Zasady redagowania korespondencji zagranicznej – język, forma graficzna, zwyczaje

Zasady redagowania korespondencji wewnętrznej – język, forma graficzna, zwyczaje

Zasady stylistyczne stosowane w korespondencji i dokumentach firmowych

Sporządzanie dokumentacji w wersji elektronicznej – jak pisać dobre e-maile?

Zasady interpunkcji wykorzystywane w korespondencji i dokumentach firmowych

Zasady redagowania korespondencji kurtuazyjnej – savoire-vivre w pismach urzędowych

Dobre praktyki protokołowania – jak skonstruować i napisać poprawny protokół? Pułapki protokołowania. Ćwiczenia redakcyjne.

9. Profesjonalna archiwizacja dokumentów

Informacja najważniejszym zasobem współczesnej organizacji – rola faktów, danych, wiadomości w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej

Archiwizacja – praktyczne porady, skuteczne zasady

Opracowanie dokumentacji – przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej – selekcja, segregowanie, porządkowanie, oznaczanie

Uformowanie chronologiczne i tematyczne poszczególnych jednostek

Sporządzenie ewidencji akt w formie papierowej i elektronicznej

Opracowanie akt osobowych – podstawowe zasady

10. Organizacja i obsługa spotkań, zebrań – przygotowanie materiałów. Sporządzanie raportów pisemnych, notatek służbowych.

WYKŁADOWCAMI NA SZKOLENIU BĘDĄ:

Dr ANNA ADAMUS-MATUSZYŃSKA

Socjolog, doradca, konsultant największych firm, prekursorka public relations w Polsce. Autorka wysoko ocenianych treningów menedżerskich w zakresie budowania autorytetu, komunikowania, mediacji, negocjacji i zarządzania konfliktami, team buildingu, kreowanie relacji pomiędzy zespołami pracowników, integracji pracowników w zespole, asertywności. Przygotowuje i przeprowadza audyty w zakresie poprawy komunikacji w firmach, w tym skutecznej komunikacji pisemnej.

Prowadzi wysoko oceniane  warsztaty szkoleniowe w zakresie profesjonalnej obsługi klienta, rozwiązywania problemów reklamacyjnych.

Wykładowca w Katedrze Zarządzania Publicznego i Nauk Społecznych Uniwersytetu Ekonomicznego. Kierownik studiów podyplomowych „Psychologia Menedżerska”.  Badaczka konfliktów społecznych i kryzysów, jak również współczesnych trendów w public relations w Polsce. Laureatka branżowej nagrody PROTONY dla najlepszych PR-owców w 2012 roku oraz „Złotej Dziesiątki”  Kobiet Sukcesu Śląska w 2013 roku.

Stypendystka Uniwersytetu w Cambridge, członek międzynarodowego zespołu badawczego w Uniwersytecie w Cambridge, stypendystka Cambridge Colleges Hospitality Scheme for Central and Eastern European Scholars, stypendystka Leverhulme Foundation. Współorganizator cyklicznej konferencji PR Forum Public Relations – sztuka skutecznej komunikacji w teorii i praktyce.

Autorka i redaktorka siedmiu książek oraz wielu artykułów z zakresu zagadnień społecznych między innymi:

• Jak dbać o wizerunek firmy – pracodawcy
• Sztuka skutecznej komunikacji w teorii i praktyce. Nowe narzędzia i tradycyjne technik
• Doskonalenie procesu komunikowania
• Dziesięć sposobów na osiągnięcie satysfakcji w pracy
• Sytuacja kryzysowa – dramat czy wyzwanie?
• Jak budować wizerunek firmy – pracodawcy? Marketing w praktyce
• Wpływ konfliktów organizacyjnych na rozwój kapitału intelektualnego w przedsiębiorstwie
• Wpływ reputacji firmy na jej wizerunek
• Dylematy etyczne specjalistów public relations w procesie zarządzania kryzysem
• Konflikty i ich rozwiązywanie w jednostkach ochrony zdrowia
• Społeczna odpowiedzialność firmy jako wyzwanie dla public relations
  

W swojej bogatej karierze trenerskiej przeszkoliła kilka tysięcy menedżerów wyższego i średniego szczebla oraz pracowników liniowych wielu firm produkcyjnych, handlowych, usługowych oraz banków z całej Polski

METODY PROWADZENIA WARSZTATÓW:

Szkolenie ma formę warsztatów, podczas których omówione zostaną kluczowe dokumenty firmowe (praca z odpisem z KRS, uchwałami, instrukcjami, protokołami)
– dyskusja kierowana – omawianie problemów praktycznych
– rozwiązywanie problemów praktycznych tzw. kazusów

SZKOLENIE ADRESOWANE JEST DO:

• Asystentów/Sekretarek Prezesów, Zarządów, Dyrektorów
• Menedżerów Biur Zarządów i Rad Nadzorczych
• Specjalistów ds. obsługi władz spółki
• Kierowników i Specjalistów ds. administracji