Szkolenie Excel dla kupców – optymalizacja procesów zakupu. Poziom średniozaawansowany.

Excel dla kupców i handlowców – cele szkolenia:

• Skrócenie czasu przygotowania obliczeń, kalkulacji, analiz, raportów
• Zminimalizowanie błędów kalkulacji
• Poznanie funkcji Excela i zasad działania tabel przestawnych w pełnym zakresie
• Zastosowanie tabel przestawnych do analizy procesów zakupowych i sprzedażowych
• Zastosowanie funkcji Excela do przyśpieszenia i optymalizowania i budżetowania zakupów, sprzedaży, zapasów
• Zwiększenie ilości analiz i ich różnorodności
• Zwiększenie czytelności prezentowanych danych
• Wykorzystanie rodzajów formatowania warunkowego i, aby dane i analizy były czytelne i zrozumiałe dla odbiorcy
• Samodzielne przygotowywania analiz i raportów posługując się tabelami przestawnymi
• Samodzielne wizualizowania wyników analiz i raportów wykorzystując formatowanie warunkowe
• Samodzielnie zabezpieczanie plików z danymi przed modyfikacją lub dostępem osób trzecich
• Poznanie zasad nagrywania makr

Excel dla kupców – program szkolenia:

Cena marża narzut podwyżka – podstawowe obliczenia, bez których nie można iść dalej

• Zysk, Marzą i Narzut – najważniejsze pojęcia w obliczaniu cen i zyskowności – czym się różnią?
• Jak policzyć cenę po podwyżce, o ile % zmieni się cena? Jak prawidłowo wyliczać ceny, żeby były z dwoma miejscami po przecinku – zawsze?
• Zestawienie niezbędnych wzorów do przeliczania w każdą stronę: ceny zakupu, sprzedaży, zysku, marzy i narzutu.

Zakupy raporty i wskaźniki

• Funkcje daty, czyli jak z daty wydobyć dodatkowe informacje do raportowania i liczenia wskaźników?
• Jak z dat policzyć wskaźniki terminowości dostaw: OT – on time, OT DNI – w dniach, Punkty za dostawę OT, przed i po terminie?
• Jak z ilości, ceny i wartości policzyć wskaźniki kompletności dostaw: IF oraz wskaźnik perfekcyjnego zamówienia, czyli OTIF – o czasie i kompletne?
• Dla każdego dostawcy i każdego towaru obliczymy: Wartość dostaw, % udział tej wartości w totalu, % udział w sumie dostawcy, Ile razy zamawiano dany towar? Posortujemy dane i zwiniemy szczegóły raportu.
• Dla każdego towaru sprawdzimy cenę netto po jakiej były zamawiane towary oraz po jakich cenach netto DD były dostarczane.
  Jakie jest odchylenie cen?
  Jaki dostawca realizował tę dostawę i ile ich było?
• Dla poszczególnych dostawców i poszczególnych towarów pokażemy zamówioną i zrealizowaną ilość. Policzymy % odchylenia. Dodamy fragmentator dla lat.
• W poszczególnych miesiącach i latach pokażemy zakupioną: wartość za miesiąc, wartość narastającą, ilość przyjętych towarów, % struktury wg m-cy, zmianę wartościową i procentową w porównaniu do m-ca poprzedniego i roku poprzedniego.
  Dane dla każdego dostawcy pokażemy na oddzielnym arkuszu.
• Pokaż na jaką wartość zakupiliśmy u danego dostawcy w każdym kwartale.
  Oblicz jaki jest udział tej konkretnej wartości w całej sumie zakupów. Oblicz jaki jest udział zakupu kwartału w sumie całego dostawcy.
  Oblicz, jaki jest udział zakupu u danego dostawcy w sumie kwartału.
• Dla każdego towaru pokażemy Zamówioną i Zrealizowaną ilość oraz oblicz odchylenie %. Ile razy zamawiano, a ile razy była niezgodność cenowa i ilościowa?

Punktowa ocena dostawcy

• Jak ustalić wagi kryteriów – obliczanie wag kryteriów do oceny dostawcy – metoda porównania parami.
• Ocena dostawców / ofert – metoda punktowa, średnia arytmetyczna, średnia ważona, metoda procentowa. Jaka to grupa zaopatrzeniowa? Które kryterium oceny wypada najlepiej / najgorzej?
• Jak przedstawić graficznie wyniki punktowej oceny dostawcy – wykres radarowy.
• Jak przekształcić tabelę z ocenami dostawców w bazę danych, z której będę mogła zrobić dodatkowe porównania ofert za pomocą tabeli przestawnej?
• Dla każdego kryterium oceny oraz każdego dostawcy pokażemy, ile punktów ważonych uzyskał. Dane zwizualizujemy tak, żeby na pierwszy rzut oka było widać najlepsze i najgorsze oferty. Posortujemy dane tak, żeby dostawcy ułożyli się od najlepszego do najsłabszego.
• Dla każdego kryterium oceny oraz każdego dostawcy pokażemy, ile punktów ważonych uzyskał. Wyznaczymy kolorem, kto uzyskał najwyższy wynik w danym kryterium. Posortujemy dane tak, żeby dostawcy ułożyli się od najlepszego do najsłabszego. Obliczymy, o ile % odchylają się oferty poszczególnych dostawców w danym kryterium od najlepszego.
• Dla każdego kryterium oceny oraz każdego dostawcy pokażemy, ile punktów ważonych uzyskał. Pokażemy w tabeli tylko 3 najlepszych dostawców. Oznaczymy dla każdego kryterium najlepsze wyniki kolorem zielonym, żeby czytelnie zwizualizować dane.

Analiza abc xyz

• Jakie dane zgromadzić i jak przeprowadzić analizę ABC i XYZ?
• Jak zbudować narzędzie wspierające podejmowanie decyzji, czyli macierz decyzyjna?

Analiza porównawcza oferowanych cen

• Przygotujemy bazę danych do porównania ofert cenowych złożonych przez poszczególnych dostawców. Porównamy oferty z naszą specyfikacją cenową.
• Dla każdego towaru, każdy dostawca pokażemy zaproponowaną cenę. Oznaczymy kolorem najniższe ceny. Obliczymy wartościowe i % odchylenie ceny od SPECYFIKACJI.
• Dla każdego dostawcy pokażemy wartość oferty. Obliczymy różnicę poszczególnych dostawców do SPECYFIKACJI kwotowo i procentowo.
  Dane pokażemy w podziale na grupy towarowe. Wartości ujemne pokażemy na czerwono, ale tylko w podsumowaniach.
• Dla każdego dostawcy pokażemy wartość oferty w podziale na grupy.
  Obliczymy różnicę poszczególnych dostawców do SPECYFIKACJI kwotowo. Wartości ujemne pokażemy na czerwono.
• Który dostawca dał najwięcej cen minimalnych i na co się to przełożyło?

KPI – graficzne prezentacje danych w zakupach

• Przygotowujemy bazę danych do obliczania KPI.
• KPI dla dostawców i kupców: Plan (P), Zamówienia (Z), Realizacja (R), % odchylenia (R -Z)/ Z, % odchylenia (R-P) / P, Ilość dostaw, Terminowość dostaw, Kompletność dostaw.
• Jak pokolorować cały wiersz z najsłabszym i najlepszym wskaźnikiem?
• Dla każdego dostawcy w każdym miesiącu wybranego roku policzymy za pomocą tabeli przestawnej: ILOŚĆ DOSTAW, OT i punkty OT, % OT i % OT PKT, Zamówiono i Zrealizowano, % odchylenia, IF, %IF, OTIF, % OTIF, U każdego dostawcy wyróżnijmy % odchylenia R / Z i %OTIF. Dla %OTIF pokolorujemy wyniki poniżej 70% na czerwono.
• Budujemy dokładnie taki sam zestaw KPI, jak w poprzednim zadaniu, ale …. sprytnie i w podziale na zamawiających oraz na raportowane okresy.
• Przygotowujemy dane wsadowe do graficznego przedstawienia KPI – kokpit i wykresy.
• Przygotowujemy kokpit i wykresy obrazujące KPI w wybranych okresach.
• Przygotowujemy prezentację planu, realizacji i odchylenia dla każdego towaru w wybranym dniu. Automatycznie wypełnimy kalendarz datami na podstawie daty bazowej i tabelę aktualnymi danymi za wybrany okres.

Struktura i produktywności zapasu.xlsx

• Obliczamy średnie dzienne zużycie towarów dla dni kalendarzowych i roboczych oraz wyznaczamy zapas minimalny, który pozwoli zachować ciągłość sprzedaży uwzględniając czas dostawy.
• Przygotowujemy zapasy do analizy i obliczamy: Odchylenie Stan końcowy do Stan normatywny, Średni dzienny rozchód towaru, Średni dzienny rozchodów ze średnich, Wystarczalność zapasu, Przedział, Wielkość kompletności, Wskaźnik kompletności, Status.
• Raport skumulowany – Dla poszczególnych towarów na koniec poszczególnych miesięcy pokażemy: stan ilościowy, Wystarczalność, Zmianę ilościową w odniesieniu do miesiąca poprzedniego (następnego), Zmianę ilościową w % w odniesieniu do miesiąca poprzedniego (następnego). Dane posortujemy od najnowszych – jak to wpłynęło na obliczanie wskaźników? Dodaj możliwość szybkiego wyboru dostawcy.
• Raport bieżący – Dla każdego dostawcy i każdego towaru pokażemy stan normatywny, odchylenie od normatywu, stan początkowy zapasu, stan końcowy oraz oblicz % przyrostu zapasu. Zaprezentujemy dane za ostatni miesiąc z możliwością szybkiej zmiany okresu – jak działa oś czasu?
• Raport o wyjątkach – Na koniec ostatniego miesiąca pokażemy dla każdego towaru: Stan normatywny, Stan końcowy, Odchylenie SK-SN, Wystarczalność. Pokolorujemy stany poniżej normatywu. Dodamy średni dzienny rozchód z tego okresu oraz średni rozchód do SN. Dodamy informację, ile dni czekamy na dostawę i oznacz towary zagrożone. Oznaczymy towary do ponownego przeliczenia normatywu.
• Raport o wyjątkach – W każdym miesiącu dla każdego towaru pokażemy odchylenie stanu końcowego od stanu normatywnego. Dane zaprezentujemy kolorami. Obliczymy, ile okresów badamy, ile razy dany towar był poniżej normy w badanym okresie, udział %. Pokolorujemy % skalami od czerwonej – zły wynik.

Opcjonalnie, jeśli wystarczy czasu (to zależy od ilości pytań):

Zakupy plan vs. realizacja – folder Power Query

• Jak połączyć plany zakupów z wieloma plikami z realizacją zakupów i stworzyć z nich jedną bazę danych gotową do analiz?
• Jak porównać plan i wykonanie i wyliczyć odchylenie dla kupca, miesiąca i produktu?

Ocena dostawców – folder Power Query

• Przygotowujemy kartę do okresowej weryfikacji dostawcy.
• Oceniamy ceny uzyskane od danego dostawcy.
• Zaczytujemy dane z wielu kart oceny dostawców na jedną bazę danych, aby można było zrobić analizy porównawcze dostawców.
• Do uzyskanych ocen punktowych dokładam wagi kryteriów z innej tabeli i przeliczam dla każdego dostawcy i każdego kryterium punkty ważone.
• Dla każdego kryterium i każdego dostawcy zestawiamy ranking uzyskanych punktów ważonych, sumujemy dane i wyznaczamy najlepszego i najsłabszego dostawcę.

Szkolenie Excel dla kupców poprowadzi:

Trener w zakresie dynamicznej analizy danych przy użyciu arkusza kalkulacyjnego Excel. Wiedzę i doświadczenie z zakresu zastosowania Excela zdobyła pracując przez trzynaście lat na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej w polskich firmach, gdzie zarządzała między innymi działami logistyki, finansów, księgowości i płac, administracją, windykacją, IT.

Specjalista w dziedzinie zarządzania finansami przedsiębiorstw i wieloletni praktyk z zakresu finansów i rachunkowości.
Posiada certyfikat księgowy ministra finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dzięki doświadczeniu w obszarze rachunkowości i finansów, przekazuje wiedzę i rozwiązania z zakresu zastosowania Excel’a, które można wykorzystać w codziennej pracy na niemalże  każdym stanowisku.

Nie napisałam żadnej książki. Nie publikuję w żadnym czasopiśmie czy portalu internetowym. Nie tworzę żadnych opracowań naukowych.
Ja po prostu szkolę z Excel’a, ponieważ sprawia mi to niewiarygodną frajdę. Mogę zaryzykować stwierdzenie, że ja nie pracuję, tylko realizuję swoją pasję.

Kiedyś ktoś zapytał mnie, czym się różni Excel dla księgowych od Excel’a dla logistyków czy działów personalnych? Excel niczym, ale możliwości zastosowania są zdecydowanie różne. I o to chodzi w moich szkoleniach, żeby oprócz pokazania, co może zrobić Excel, pokazać też to, co Ty możesz zrobić z Excel’em, do czego można tego użyć w tym konkretnym dziale czy na konkretnym stanowisku.

Excel dla kupców – metody prowadzenia szkolenia:

Szkolenie Excel dla kupców jest prowadzone metodami maksymalnie aktywizującymi uczestników. Dzięki współdzieleniu ekranu Trener pomaga prawidłowo wykonywać zadania i czuwa nad pracą każdego Uczestnika.
Trener pomaga prawidłowo wykonywać zadania i czuwa nad pracą każdego Uczestnika.

Wszystkie ćwiczenia i materiały wykonane w Excel’ są wartością dodaną dla Uczestników, które mogą wykorzystać w praktyce.

Szkolenie Excel dla kupców będzie najlepsze dla:

dla osób, które pracują w obszarze zakupu i używają Excela w swojej codziennej pracy, a marzy im się, żeby wszystko robić szybko i bez błędów.