Podróże służbowe krajowe i zagraniczne, wyjazdy, delegacje – trudne przypadki i kontrowersje przy rozliczaniu, dokumentowaniu i ewidencjonowaniu

Podróże służbowe – rozliczanie – cele szkolenia:

Celem szkolenia na temat rozliczania podróży służbowych jest przekazanie uczestnikom praktycznych rozwiązań w zakresie rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników w aspekcie prawa pracy, rozliczaniem jazd lokalnych odbywanych prywatnymi samochodami pracowników oraz omówienie zmian dotyczących wprowadzenia ryczałtu za używanie samochodów służbowych do celów prywatnych. W trakcie szkolenia zostanie przedstawione aktualne orzecznictwo sądowe oraz interpretacje organów podatkowych, jak również rozbieżności w stosowaniu przepisów dotyczących podróży służbowych.

Każdy z uczestników zapoznana się z aktualnym stanem prawnym i praktyką w zakresie ewidencji i rozliczania podróży służbowych.

Podróże służbowe – rozliczanie – program szkolenia:

Pojęcie podróży służbowej w świetle przepisów Kodeksu Pracy

• jak zdefiniowana jest podróż służbowa?
• jakie zapisy wprowadzić do umowy o pracę aby podróż pracownika była podróżą służbową?
• jakie wprowadzić zapisy do układu zbiorowego itp. aby pracodawca mógł swobodnie regulować wysokość przysługującej diety?
• czy pracodawcy mogą sami ustalać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej?
• czy istnieje obowiązek pisemnego zlecenia wyjazdu pracownika w podróż służbową?
• czy polecenie wyjazdu służbowego musi być potwierdzone przez jednostkę, w której pracownik realizował zadania służbowe?

Rozliczanie podróży służbowych
Wspólne przepisy dotyczące krajowych i zagranicznych podróży służbowych

• jakie należności przysługują pracownikowi z tyt. podróży służbowej?
• czy pracownikowi należy się zwrot za wyżywienie?
• czy samowolna zmiana środka transportu w podróży jest podstawą do zwrotu poniesionych kosztów?
• jakie należy spełnić warunki aby pracownik mógł odbyć podróż prywatnym samochodem?
• czy pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów w przypadku utraty np. biletu na przejazd PKP?
• czy pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi wydatki za przejazd płatną autostradą lub za płatny parking?
• czy pracodawca ma prawo odmówić zwrotu poniesionych wydatków jeżeli pracownik rozliczył się po terminie?

Podróż krajowa
Dieta

• jaka wysokość diety przysługuje pracownikowi, który powrócił z podróży w tej samej dobie?
• jaka wysokość diety przysługuje pracownikowi, który przebywał w podróży kilka dni?
• jakie sytuacje powodują, że dieta pracownikowi  nie przysługuje?
• o ile należy pomniejszyć wysokość diety, w przypadku gdy w hotelu zapewniono pracownikowi śniadanie?
• czy rozpoczęcie podróży służbowej w dniu wolnym daje pracownikowi prawo do diety?

Koszt noclegu

• w jakich sytuacjach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu a kiedy ryczałt?
• czy kierowcy należy wypłacić ryczałt za nocleg w przypadku kiedy pracodawca wyposażył samochód w miejsce do spania?
• czy powstanie u pracownika przychód w przypadku zwrotu kosztu noclegu powyżej określonego limitu?
• w jakich sytuacjach pracodawca może odmówić wypłaty ryczałtu?

Koszty dojazdów

• w jakich sytuacjach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu a kiedy ryczałt?
• w jakich sytuacjach pracodawca może odmówić wypłaty ryczałtu?

Podróż zagraniczna

• jak liczyć czas podróży zagranicznej w zależności od środka transportu?
• jak liczyć czas łącznej podróży służbowej połączonej z odbyciem podróży krajowej?
• jak udokumentować moment przekroczenia granicy poszczególnych państw?

Dieta

• na jaki cel przeznaczona jest dieta?
• czy istnieje możliwość wypłaty diety niższej niż z rozporządzenia?
• czy zapewnione śniadanie w cenie noclegu ma wpływ na wysokość diety?
• jakie sytuacje zwalniają z obowiązku wypłaty diety?

Koszty przejazdów i dojazdów

• jaka wysokość ryczałtu przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono dojazd do hotelu z lotniska?
• czy pracownikowi można zwrócić faktyczne koszty poniesione w związku z dojazdem środkami komunikacji miejscowej?
• w jakich sytuacjach ryczałt nie przysługuje?

Koszty noclegu

• jaka wysokość zwrotu przysługuje pracownikowi za nocleg?
• czy zwrot wyższych kosztów niż ustalony limit wygeneruje u pracownika przychód?

Zaliczki pieniężne

• czy pracodawca ma obowiązek wypłacić zaliczkę w przypadku podróży krajowej lub zagranicznej?
• czy w przypadku zaliczki na podróż zagraniczną wypłacamy ją w walucie obcej czy polskiej?
• po jakim kursie należy rozliczyć zwrot kosztów poniesionych w podróży zagranicznej?

Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej

• jak rozliczyć czas pracy w podróży służbowej?
• czy dojazd i powrót z podróży przypadającej poza godzinami pracy należy wliczyć do czasu pracy?
• ile godzin odpoczynku należy zapewnić pracownikowi po zakończonej podróży służbowej?
• kiedy powstaną nadgodziny w podróży służbowej i jak je zrekompensować?

Samochód osobowy w firmie na gruncie podatków dochodowych

• wydatki związane z używaniem samochodu – w jakiej części stanowią koszty podatkowe? przykłady wydatków uznawanych za eksploatacyjne przez organy podatkowe;
• samochód wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, a tzw. użytek „mieszany” – skutki podatkowe
• samochód niestanowiący składnika majątku podatnika – najem, dzierżawa, leasing samochodu a podatek dochodowy; sposób rozliczania kosztów eksploatacyjnych i czynszowych w oparciu o interpretacje podatkowe
• samochód służbowy wykorzystywany na cele prywatne – ryczałty za używanie auta, najnowsze orzecznictwo w zakresie paliwa, aktualne stanowiska organów,
• samochód służbowy używany do celów prywatnych a VAT,
• zasady odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupem samochodu osobowego w aspekcie zmian w podatku VAT,
• odliczanie VAT od paliwa zakupionego do firmowego samochodu

Szkolenie podróże służbowe – rozliczanie poprowadzi:

Ekspert z zakresu ubezpieczeń społecznych i prawa pracy z wieloletnią praktyką zawodową. Biegły sądowy z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych. Doświadczony prawnik. W ramach własnej kancelarii doradza klientom, prowadzi audyty w zakresie prawidłowości prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej, ochrony danych osobowych oraz prowadzi mediacje sądowe. Przygotowuje i opiniuje projekty dokumentów z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, regulaminów pracy, wynagradzania, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wieloletni inspektor Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, gdzie przeprowadzał kontrole płatników w zakresie opłacania składek i rozliczania wypłaconych zasiłków.

Autor artykułów z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych:

• Część D akt osobowych a zatarcie kary porządkowej
• Karmienie piersią a zaświadczenie od lekarza – czy pracodawca może go wymagać?
• Obniżenie wymiaru czasu pracy a urlop wychowawczy – problemy w stosowaniu przepisów
• Jak wprowadzić zadaniowy czas pracy?
• Wypłata wynagrodzenia – obowiązki, termin, odsetki, sankcje
• Urlop na żądanie – termin zgłoszenia
• Zasady zatrudniania kobiet w ciąży w porze nocnej i godzinach nadliczbowych

Wykładowca:

• Akademii Ekonomiczno-Humanistycznej w Warszawie,
• Górnośląskiej Wyższej Szkoły Handlowej w Katowicach,
• Wyższej Szkoły „Humanitas” w Sosnowcu.

Szkolił m.in. firmy:

Lufthansa Global Business Services, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Szpital Uniwersyteckiego w Krakowie, Boryszew HR Service, ZUS Opole, TVP O/Kraków, Politechnika Warszawska, Urząd Pracy we Wrocławiu, Volkswagen Poznań, Hotele Marriott, Exalo Drilling S.A., Browar Żywiec, Instytut Pamięci Narodowej, Departament Administarcyjny Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwo Finansów, Urząd Miasta Kraków, Wojskowe Zakłady Lotnicze Nr 1 S.A. Oddział w Dęblinie, Alior Bank Centrala, Muzeum Śląskie w Katowicach, Collegium Civitas.

Opinie o trenerze:

• Przystępnie przekazana wiedza na przykładach z życia wziętych. Aktywne podejście do tematu w widocznym zaangażowaniem.
• Rzeczowo, przystępnie i angażująco. Polecam : )
• Treściwe i intensywne szkolenie, uporządkowana struktura wykładu.
• Wykładowca omawia temat w oparciu o praktyczną wiedzę i doświadczenia, bardzo ciekawie opowiada.
• Warto uświadomić sobie co znaczy praca pod rygorem KP i pokrewnych i to jaką odpowiedzialność ponosimy za siebie, pracowników i Uczelnię.
• Program szkolenia przekazany w sposób przejrzysty, czytelny, a co najważniejsze ciekawy. Bardzo dziękujemy za poświęcony czas.
• Treściwe szkolenie, dynamiczne i moc wiedzy przekazanej w prosty sposób.
• Teoria poparta przykładami.
• Wspomniane przez prowadzącego przykłady rozwiązały wątpliwości przyczynią się do efektywniejszej pracy.
• Szkolenie prowadzone w jasny i zrozumiały sposób. Prowadzący przygotowany i miał dużą wiedzę.
• Z punktu widzenia mojej pracy, dla mnie bardzo użyteczne informacje o urlopach i świadczeniach.
• Ciekawe szkolenie. Ogromny plus za praktyczne przykłady. Rewelacyjny szkoleniowiec.
• Świetne szkolenie, bardzo merytoryczne.
• Materiał przekazany w bardzo zrozumiały sposób.

Podróże służbowe – rozliczanie – metody szkolenia:

Warsztaty będą prowadzone systemem interaktywnym, tj. metodą aktywnego uczestnictwa słuchaczy w zajęciach, połączonym z warsztatami. Każdy blok tematyczny będzie poprzedzony mini wykładem wprowadzającym uczestników do poszczególnych tematów. Wykładowca dokona analizy sytuacji zawodowych uczestników szkolenia – ‘case study’. Dyskusje zbiorowe. Całość będzie uwzględniała szczegółową analizę zgłaszanych przez uczestników problemów.

Większość zagadnień poruszanych podczas szkolenia wzbogacona będzie przykładami rozwiązań zaczerpniętych z bogatej praktyki zawodowej wykładowcy.

Szkolenie podróże służbowe – rozliczanie – adresujemy do:

• Dyrektorów Personalnych, Kierowników Działów Kadr
• Głównych Księgowych
• Osób pracujących w działach kadrowo-płacowych
• Pracowników biur rachunkowych
• Pracowników zajmujących się obsługą kadrową firm na zasadzie outsourcingu personalnego