effect-kpi-czyli-kluczowe wskaźniki efektywności
Zdjęcie autora
Akademia Menedżera

KPI czyli KLUCZOWE WSKAŹNIKI EFEKTYWNOŚCI


Kpi czyli kluczowe wskaźniki efektywności – tworzenie, wdrożenie stosowanie

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, powinno mierzyć i analizować własną działalność tak, by lepiej osiągnąć zamierzone cele. Pod pojęciem tej działalności rozumiemy tu jednak nie tylko rozwój samej organizacji, jej wyniki finansowe czy wydajnościowe, ale również przebieg i skuteczność procesów decyzyjnych, liczbę zgłoszonych i zrealizowanych reklamacji, zarządzanie zasobami ludzkimi i materiałowymi oraz inne, ogólnie pojęte zmiany w sposobie funkcjonowania firmy w określonym odcinku czasu. By zmierzyć działalność przedsiębiorstwa w opisanym kontekście (ale nie tylko) i wzmocnić jego potencjał oraz – w perspektywie – wartość rynkową, w nowoczesnym zarządzaniu firmą stosuje się metodę zarządzania opartą o kluczowe wskaźniki efektywności czyli Key Performance Indicators.

Czym są KPI?

KPI są narzędziem kontroli menedżerskiej pomocnym w zarządzaniu, podejmowaniu decyzji biznesowych, analizowaniu i raportowaniu realizacji celów firmy. Wskazuje ono, jak sama nazwa mówi, kluczowe elementy determinujące efektywne działanie przedsiębiorstwa. Pozwalają one na analizę wybranych aspektów działalności firmy bez konieczności przekrojowej analizy wszystkich istniejących wskaźników. Co więcej – KPI to sposób zarządzania organizacją przez cele: można wyznaczać kluczowe wskaźniki efektywności dla wybranych tylko celów firmy, przez co badanie ogranicza się tylko do wybranego zakresu działalności przedsiębiorstwa, a po zebraniu niezbędnych informacji możliwa staje się lepsza realizacja wskazanych na początku celów. Podejście takie nadaje priorytety zadaniom i pozwala na sprawniejsze podejmowanie decyzji oraz zmniejszenie ryzyka ich niepowodzenia, bo podejmowane dzięki KPI decyzje oparte są o rzeczywiste dane wynikające z fizycznej działalności przedsiębiorstwa w danym tylko zakresie, miarodajnie odzwierciedlające stan rzeczy na dany moment.

Jakiego rodzaju dane można badać przy pomocy analizy wskaźników KPI?

Narzędzie umożliwi m.in. zbadanie i poprawę systemu obsługi klienta, podwyższenie jakości oferowanego przez przedsiębiorstwo produktu, określenie wydajności zespołu pracowniczego, właściwie dobrane kluczowe wskaźniki efektywności ułatwią ponadto precyzyjniejsze zarządzanie zasobami finansowymi, materiałowymi i magazynowymi firmy, usprawnią proces produkcyjny pozwalając np. na skrócenie przestojów i wiele innych. Choćby tak istotnych, jak ustalenie jak dana firma wypada na tle konkurencji.

Wdrażanie KPI w firmie

Skuteczne wdrożenie narzędzia w firmie powinno rozpocząć się od gruntownego wyszkolenia kadry menedżerskiej w zakresie filozofii KPI, umiejętności wybrania pożądanych wskaźników i dostosowania ich do badanej dziedziny i specyfiki realizowanych celów, różnicowania ich wobec poszczególnych stanowisk pracy lub zadań, ale również zdolności oceny zebranych informacji i sposobów uwrażliwienia podwładnych na zasadność wdrożenia KPI i sposobów realizacji całego przedsięwzięcia. Wdrożenie KPI powinno dotyczyć wyłącznie zagadnień istotnych z punktu widzenia przedsiębiorstwa, bez ograniczania się jednak do wskaźników wyłącznie finansowych. Dobranie wskaźników do badanego zakresu funkcjonowania przedsiębiorstwa powinno dotyczyć tylko tych obszarów, na które jego pracownicy mają rzeczywisty wpływ; bezzasadne jest dobieranie wskaźników do obszarów zależnych jedynie od np. koniunktury na rynku.

Jak wyznaczać KPI czyli kluczowe wskaźniki efektywności?

Mierniki powinny także wyraźnie wskazywać cel, po osiągnięciu którego firma zanotuje wymierne korzyści w danym obszarze, co przełoży się na jej skuteczniejsze, bardziej efektywne działanie na rynku. Liczba mierników nie powinna być zbyt duża – analiza stanu firmy przy pomocy KPI nie ma przecież na celu poznania całkowitej sytuacji w badanym zakresie, ale poznanie kluczowych zagadnień uniemożliwiających lepszą organizację procesu pracy. Każdy wskaźnik powinien mieć także punkt odniesienia, to jest rodzaj wzorca, do którego porównywane będą zebrane dane. Co istotne – ów punkt odniesienia może być w trakcie procesu zmieniany tak, by dodatkowo jeszcze podnieść sprawność monitorowanego procesu. Wyznacznikiem doboru wskaźników warto jest uczynić poziom satysfakcji klientów firmy, wszak to oni decydują w głównej mierze o celowości funkcjonowania danej firmy. Wreszcie – wdrażający KPI powinni pamiętać, by koszty gromadzenia danych nie były wyższe od korzyści osiągniętych ze stosowania wskaźników.
Chcesz usprawnić zarządzanie swoim działem/firmą przy pomocy KPI – przyjedź na szkolenie:
KPI – KLUCZOWE WSKAŹNIKI EFEKTYWNOŚCI w zarządzaniu, podejmowaniu decyzji biznesowych, analizowaniu, raportowaniu realizacji celów firmy. Praktyczne warsztaty dla menedżerów
effect-dokumentacja-ochrony-danych-osobowych-Rodo-2018