Zdjęcie autora
Akademia Menedżera

Skuteczne zarządzanie czasem pracy


Menadżerowie wysokiego szczebla zobowiązani do ciągłego poprawiania wyników sprzedaży, handlowcy, kierownicy projektów i ogólnie osoby pracujące pod silną presją czasu niejednokrotnie spotykają się z trudnościami przy realizacji natłoku zadań, często jeszcze powiązanymi z problemem gradacji wartości podczas podejmowania decyzji. Opisane czynniki są mocno stresogenne, co dodatkowo może potęgować wrażenie chaosu i umykania takiemu pracownikowi czasu przez palce. Jak sobie radzić w obliczu krótkich terminów, piętrzących się zadań, presji i oczekiwań ze strony przełożonych, a do tego poprawić własną skuteczność i wydajność w pracy? Konieczne staje się poznanie narzędzi i metod skutecznego zarządzania czasem. Dzięki nim uda nam się zdiagnozować przyczyny marnotrawienia czasu pracy, pozwolą one również na lepsze poznanie nas samych i naszego stylu pracy, wraz ze złymi nawykami, a nawet słabościami. Stąd już krok do ich przezwyciężenia, poznania zasad planowania oraz sposobów prawidłowej organizacji zadań zawodowych, zdobycia umiejętności tejże organizacji, a co za tym idzie – umiejętności selekcji i gradacji informacji, skuteczności podejmowania decyzji i realizacji działań w codziennej pracy.

Zasada Pareto – planowanie pracy własnej

  Jedną z metod planowania pracy własnej jest planowanie oparte na zasadzie Pareto, zakładającej przemożny (80%) wpływ niewielkiej (20%) liczby czynników na całokształt danego problemu. Przykładowo – 20% klientów przekłada się na 80% sprzedaży, 20% pozyskanych informacji skutkuje 80% podjętych decyzji itd. Jakie przełożenie ma ta zasada na planowanie pracy własnej? W zasadzie tej obserwujemy niesymetryczny rozkład czynników decyzyjnych. Pozwala ona zrozumieć, że 20% przyczyn powoduje 80% generowanych strat. Dzięki zebraniu danych (metody pracy i wydajność) i ich analizie możliwe staje się posegregowanie według stopnia wpływu przyczyn złego planowania pracy i w rezultacie – eliminację tych o kluczowym wpływie na naszą aktywność, co diametralnie poprawi wydajność pracy i spowoduje większą skuteczność naszego procesu decyzyjnego. Na podstawie pozyskanej wiedzy konieczne staje się zdefiniowanie najważniejszych przeszkód (bezproduktywnych czynności, które w największym stopniu utrudniają pracę), ocena, które z nich przynoszą też korzyści, a które same straty i eliminacja tych ostatnich. Niezbędne oczywiście stanie się: określenie i selekcja celów pracy według hierarchii ich ważności (metoda ABC), pisemne zaplanowanie pracy w oparciu o zdobytą wiedzę (co pozwoli odciążyć pamięć), realizacja zadań poczynając od najważniejszych, połączona z eliminacją tzw. złodziei czasu oraz, co bardzo ważne, chwila wytchnienia po zrealizowaniu każdego z wyznaczonych celów (umożliwi zwarcie szyków przed następnym zagadnieniem). I, na koniec, pamiętajmy: nieodzowna w efektownym planowaniu pracy jest konsekwencja w działaniu, nawet najlepszy plan spali na panewce, jeśli go nie zrealizujemy.