Negocjator chcąc uzyskać przewagę powinien dopasować rodzaj wypowiadanego słownictwa do stosownego sposobu reprezentacji rozmówcy. Aby to zrobić, poza uważnym słuchaniem niezbędne jest obserwowanie jego ruchu gałek ocznych (jest to skorelowane z procesem przetwarzania wewnętrznego) i innych sygnałów ciała: tonu głosu, tempa mówienia, poziomu i sposobu gestykulacji. Spojrzenia ponad głową, wysoki ton, szybkie mówienie, gestykulacja na wysokości głowy wskazują reprezentację wizualną rozmówcy, spojrzenie na wysokości głowy, średnio wysoki głos i umiarkowane tempo mówienia oraz gesty na wysokości barków – słuchową, wreszcie patrzenie w dół, niski głos, powolne mówienie i gesty na wysokości bioder świadczą o reprezentacji kinestetycznej konkurenta. Podczas trwania pertraktacji handlowych
skuteczny negocjator będzie więc stale obserwować rozmówcę i odpowiednio dobierać stosowne postawy, gestykulację, mimikę oraz słowa tak, aby na bieżąco odzwierciedlić, czyli dopasować się do sposobu komunikacji (a przez to systemu reprezentacji) rozmówcy, w myśl zasady, że ludźmi należy rozmawiać ich własnym językiem. Lubimy przecież ludzi podobnych do nas samych. Metoda ta pozwala na lepsze dotarcie do danej osoby, prowadzi bowiem do nawiązania bardziej harmonijnej relacji, co może zaowocować większą skłonnością drugiej strony do zawarcia porozumienia.
Techniki negocjacyjne a określony typ osobowości
Kupcy prowadzący negocjacje handlowe posiadają umiejętności z zakresu dobierania metody i
technik negocjowania, również do typu osobowości kontrahenta. Nie jest tajemnicą, że szkolą się specjalnie w tym kierunku. Dzięki obeznaniu m.in. z zasadami komunikacji werbalnej i niewerbalnej potrafią wykorzystać regułę mówiącą, że całościowy odbiór ich osoby wpływa na zachowanie i decyzyjność kontr-negocjatora. Dobierają więc stosowny model komunikacji i sterując w odpowiedni sposób percepcją rozmówcy mogą wpłynąć na podjętą przez niego decyzję. Typ osobowości rozmówcy ukształtowany jest przez cechy wrodzone i nabyte (otoczenie i warunki socjalizacji) i rzutuje na jego sposób komunikowania się oraz postępowania w biznesie.
Skuteczny negocjator może obserwować kontrahenta i będzie w stanie złożyć mu ofertę w sposób dopasowany do jego typu osobowości, określiwszy uprzednio jego potrzeby. Przykładowo, jeżeli w trakcie rozmowy klient okazuje się wiecznie niezadowolony z danej oferty i sprawia wrażenie, jakby szukał tylko jej negatywnych stron, to należy wiedzieć, że w ten sposób zbiera on informacje o produkcie. Obawia się problemów z tytułu zakupu, potrzebuje więc od sprzedającego zapewnień i gwarancji o wysokiej jakości produktu czy usługi. Z kolei klient skupiony na sobie uosabia rys narcystyczny: jest przekonany o wartości własnego zdania, nie słucha argumentacji, potrzebuje więc utrzymania go w przekonaniu, że szanuje się jego opinię, że to on ma rację i że to on dokonuje wyboru oferty. Przytoczone przykłady wyraźnie pokazują, jak istotna jest wiedza z zakresu reguł negocjacji i jej zastosowanie w praktyce kupieckiej i sprzedażowej.
