Zarządzanie zespołem projektowym – wyzwania lidera projektu

Szkolenie lider zespołu projektowego – cele i korzyści:

Zagadnienia poruszane na szkoleniu:

• Budowanie autorytetu Project Managera
• Komunikacja Współpraca
• Negocjacje i zależności
• Role w zespole
• Cykl życia zespołu
• Delegowanie zadań
• Raportowanie pracy
• Motywowanie i wywieranie wpływu na zespół
• Rozwiązywanie problemów i konfliktów
• Zarządzanie emocjami członków zespołu
• Skuteczność i kreatywność Lidera i całego zespołu projektowego

Szkolenie lider zespołu projektowego – program:

Zespół projektowy – najbardziej wymagający zespół w organizacji!

Zespół projektowy to nie zwykły zespół pracowników. To grupa ekspertów z różnych działów, o różnych celach, stylach pracy i poziomach wpływu w organizacji. Często są to najbardziej utalentowane osoby w firmie – kreatywne, ambitne, ale również niezależne i wymagające w zarządzaniu.

Lider projektu musi więc zarządzać zespołem, który często nie podlega mu formalnie, ma własne priorytety i działa pod presją czasu.

W tym module uczestnicy poznają:

• specyfikę zespołów projektowych w organizacjach

• dlaczego projekty generują napięcia między działami

• różnice między zarządzaniem zespołem liniowym a projektowym

• najczęstsze błędy liderów projektów

Ćwiczenie warsztatowe

Mapa napięć projektowych

Uczestnicy analizują rzeczywiste źródła konfliktów w projektach i identyfikują ryzyka dla swoich zespołów.

Lider projektu bez formalnej władzy – jak budować autorytet w grupie ekspertów?

Jednym z największych paradoksów projektów jest to, że lider projektu odpowiada za rezultat, ale często nie ma formalnej władzy nad członkami zespołu.

Aby projekt zakończył się sukcesem, lider musi budować autorytet oparty na kompetencjach, komunikacji i zdolności integrowania zespołu.

W tym module uczestnicy poznają:

• jak budować autorytet wśród ekspertów i silnych osobowości

• jak pracować z indywidualistami i specjalistami o dużej autonomii

• jak zarządzać zespołem interdyscyplinarnym

• jak prowadzić zespół w środowisku walki o wpływy

Ćwiczenie warsztatowe

Starcie ekspertów

Symulacja spotkania projektowego z silnymi osobowościami i różnymi interesami.

Kick-off projektu – moment, który decyduje o sukcesie projektu?

Pierwsze spotkanie zespołu projektowego ustawia sposób współpracy często na wiele miesięcy.

Dobrze przeprowadzony kick-off pozwala jasno określić cele projektu, zasady współpracy i odpowiedzialności w zespole.

W tym module uczestnicy poznają:

• jak zaplanować i poprowadzić Kick-off meeting

• jak jasno określić role i odpowiedzialności w projekcie

• jak zapobiegać chaosowi komunikacyjnemu

• jak prowadzić spotkania projektowe, które naprawdę coś zmieniają

Ćwiczenie warsztatowe

Kick-off projektu

Uczestnicy projektują i prowadzą pierwsze spotkanie zespołu projektowego.

Polityka projektowa – jak zdobywać wsparcie dla projektu w organizacji?

Projekty rzadko upadają przez zespół. Częściej upadają przez brak wsparcia ze strony interesariuszy.

Lider projektu musi więc działać nie tylko jako koordynator pracy zespołu, ale także jako strateg budujący poparcie dla projektu w organizacji.

W tym module uczestnicy poznają:

• jak identyfikować kluczowych interesariuszy projektu

• jak budować poparcie dla projektu w organizacji

• jak prowadzić rozmowy z trudnymi interesariuszami

• jak komunikować problemy projektowe do zarządu

Ćwiczenie warsztatowe

Mapa wpływów projektu

Uczestnicy tworzą mapę interesariuszy projektu i strategię budowania wsparcia dla projektu.

Jak motywować ludzi, którzy nie podlegają Ci w strukturze?

W projektach lider rzadko dysponuje klasycznymi narzędziami motywacyjnymi. Nie może przyznać premii ani awansu.

Musi więc budować motywację poprzez wpływ, inspirację i poczucie sensu pracy.

W tym module uczestnicy poznają:

• psychologię motywacji w zespołach projektowych

• jak utrzymać zaangażowanie zespołu przez cały czas trwania projektu

• jak pracować z osobami, które tracą motywację

• jak wzmacniać współpracę w zespole projektowym

Ćwiczenie warsztatowe

Motywacyjne DNA zespołu

Analiza indywidualnych czynników motywacyjnych członków zespołu projektowego.

Psychologia zespołu projektowego – mechanizmy, które wzmacniają lub osłabiają współpracę w projekcie

W wielu projektach problemy nie wynikają z planu, harmonogramu czy technologii, ale z dynamiki zespołu. Nawet najlepsi eksperci mogą zacząć działać mniej efektywnie, gdy w zespole pojawiają się napięcia, rozmycie odpowiedzialności lub presja grupy.

Lider projektu, który rozumie mechanizmy psychologiczne pracy zespołowej, potrafi szybciej rozpoznawać zagrożenia i skuteczniej nimi zarządzać.

W tym module uczestnicy poznają m.in.:

• Efekt Ringelmanna – dlaczego im większy zespół projektowy, tym łatwiej rozmywa się odpowiedzialność i spada indywidualny wysiłek członków zespołu.

• Social Loafing – dlaczego w zespołach projektowych część osób ogranicza swój wkład pracy i jak lider projektu może temu przeciwdziałać.

• Paradoks Abilene – dlaczego zespoły podejmują decyzje, których tak naprawdę nie chce żadna z osób w grupie.

• Groupthink (myślenie grupowe) – dlaczego zespoły przestają krytycznie analizować pomysły i zaczynają podejmować zbyt optymistyczne decyzje.

• Escalation of Commitment – dlaczego organizacje kontynuują projekty, mimo że widać już, że nie przyniosą oczekiwanych rezultatów.

Ćwiczenie warsztatowe

„Projekt pod presją” – analiza sytuacji projektowych

Uczestnicy analizują rzeczywiste scenariusze projektowe i identyfikują mechanizmy psychologiczne wpływające na decyzje zespołu oraz działania lidera projektu.

Scope creep – jak zarządzać zmianami w projekcie i nie stracić kontroli nad projektem?

Jednym z największych zagrożeń dla projektów jest niekontrolowane rozszerzanie zakresu prac. Nowe pomysły, dodatkowe wymagania interesariuszy i zmieniające się oczekiwania powodują, że projekt zaczyna się rozrastać.

Lider projektu musi umieć zarządzać zmianą i chronić zespół przed przeciążeniem.

W tym module uczestnicy poznają:

• dlaczego projekty tracą kontrolę nad zakresem

• kiedy zgodzić się na zmianę w projekcie

• jak odmawiać interesariuszom

• jak podejmować decyzje projektowe pod presją

Ćwiczenie warsztatowe

Decyzje projektowe pod presją

Uczestnicy analizują realistyczne scenariusze zmian w projekcie.

Konflikty w projektach – jak zamienić napięcia w energię zespołu?

Tam gdzie pracują silne osobowości i eksperci z różnych dziedzin, konflikty są nieuniknione.

Dobry lider projektu potrafi je wykorzystać jako źródło lepszych pomysłów i decyzji.

W tym module uczestnicy poznają:

• źródła konfliktów w zespołach projektowych

• fazy konfliktu

• kiedy reagować jako lider projektu

• jak prowadzić trudne rozmowy w zespole

Ćwiczenie warsztatowe

Crash meeting

Symulacja konfliktu projektowego i jego rozwiązania.

Jak utrzymać energię zespołu w długich projektach?

Projekty trwające wiele miesięcy wymagają nie tylko dobrego planu, ale także utrzymania energii zespołu.

Spadek motywacji, zmęczenie projektem czy napięcia w zespole mogą znacząco obniżyć efektywność pracy.

W tym module uczestnicy poznają:

• jak rozpoznawać spadek energii zespołu

• jak reagować na kryzysy motywacyjne

• jak odbudowywać zaangażowanie zespołu

• jak budować atmosferę współpracy

Ćwiczenie warsztatowe

Diagnoza energii zespołu

Uczestnicy analizują dynamikę pracy zespołu projektowego.

Projekt na krawędzi – jak ratować projekt, który zaczyna się sypać?

Każdy lider projektu prędzej czy później znajdzie się w sytuacji, gdy projekt zaczyna się opóźniać, pojawiają się konflikty w zespole, a interesariusze tracą zaufanie.

Najlepsi liderzy projektów potrafią szybko diagnozować problemy i podejmować działania naprawcze.

W tym module uczestnicy poznają:

• pierwsze sygnały kryzysu projektowego

• jak diagnozować problemy w projekcie

• jak odbudować zaufanie zespołu i interesariuszy

• jak podejmować trudne decyzje w sytuacji kryzysowej

Ćwiczenie warsztatowe

Case study – Projekt na krawędzi

Uczestnicy opracowują strategię ratowania projektu znajdującego się w kryzysie.

Zamknięcie projektu – jak nie stracić wiedzy i doświadczenia zespołu?

Zakończenie projektu to moment, w którym organizacja może wyciągnąć najwięcej wniosków.

W tym module uczestnicy poznają:

• jak prowadzić analizę zakończonego projektu

• jak organizować sesje Lesson Learned

• jak budować organizację uczącą się

• jak wykorzystywać doświadczenia w kolejnych projektach

Ćwiczenie warsztatowe

Project retrospective

Analiza projektu i wyciąganie wniosków na przyszłość.

Szkolenie lider zespołu projektowego – trener:

Olga Borgieł

Psycholog ze specjalnością psychologia biznesu. Należy do czołówki trenerów w Polsce, certyfikowany trener TTT University of Wales.

Od 1992 roku prowadzi treningi i warsztaty z elementami coachingu dla kadry zarządzającej i menedżerskiej z zakresu zarządzania zespołami poruszające zagadnienia skutecznego przywództwa, kierowania zespołem, komunikacją w zespole, rozwiązywaniem trudnych sytuacji w zarządzaniu zespołem, rozwoju kompetencji menedżerskich i rozwoju osobistego.

Łącznie przeprowadziła dla kadry zarządzającej i menedżerskiej około kilkuset projektów, w tym dla największych instytucji sektora bankowego m.in. BRE Bank SA, NBP, Kredyt Bank SA, PKO BP, PKO SA, organizacji rynkowych m. in. PGE SA, Polkomtel SA, Magna Polska, Star Foods Ltd., Netia SA, Air Products Polska Sp. z o.o.
Pełniła funkcję merytorycznego lidera projektu w zakresie zarządzania zespołem i rozwoju menedżerskiego, który obejmował ponad 5 tysięcy osób – kadry zarządzającej i kierowniczej.
Od 1998 roku zajmuje się projektami z zakresu Assessment Centre i Development Centre obejmującymi ocenę i rozwój kadry kierowniczej i zarządzającej w organizacjach. Obecnie jest trenerem, coachem i konsultantem.
Prowadzi projekty coachingowe dla kadry menedżerskiej opierające się na ideach socjo-kognitywistycznych (rozwój osobisty, samo-świadomość, motivation management) i konsultacyjne (komunikacja wewnętrzna w firmie).

Prowadziła projekty w obszarze HR dla kadry takich organizacji m.in. jak: PKO BP SA, Kredyt Bank SA, BRE Bank SA, CJ International, MPiPS, Formes sp. z o.o., PCP sp. z o.o., EC Zabrze SA, PKO BP SA we współpracy z Ernst&Young. Projekty z AC/DC prowadziła m.in. dla: PRInż Holding SA, Totalizator Sportowy, SOS Wioski Dziecięce, Huta Buczek SA, Kredyt Bank SA.

Jakość szkoleń potwierdzają uczestnicy – najwyższe oceny i zwiększenie sprawności i skuteczności w pracy.

Opinia Uczestnika:

Brałam dziś udział w drugiej (i niestety ostatniej) części szkolenia: „Menedżer doskonały – słuchaj, motywuj i zwiększ potencjał zespołu”. Szkolenie prowadziła Olga Borgieł – kobieta dynamit, kobieta, której nie da się nie słuchać. Łapałam się na tym, że najnormalniej w świecie przytakiwałam jej jak pacynka.

Niby wiedziałam, jak ważna jest komunikacja, jak prawidłowo komunikować. Ale to, co Olga przedstawiła i zobrazowała mi podczas dzisiejszego szkolenia, dało mi więcej niż 4 semestry studiów na kierunku Dziennikarstwo i Komunikacja Społeczna na Uniwersytecie Wrocławskim (właśnie dlatego porzuciłam studiowanie, a raczej marnowanie czasu, energii i pieniędzy).

To, co tak naprawdę od pierwszej części szkolenia wdrożyłam do swojego zespołu, to komunikacja na podstawie faktów, bo niestety zdarzało mi się uruchamiać emocje i oceny podczas rozmów. I efekt był jaki był. Pewnie teraz też niejednokrotnie rzucę komunikatem nacechowanym emocjonalnie, ale robię to dużo bardziej świadomie. Drugim elementem, który funkcjonuje u mnie jest motywacyjne DNA, lepiej poznałam ludzi, z którymi pracuję, ich motywacje, ich potrzeby i dzięki temu współpraca z nimi jest bardziej efektywna.

To, co dzisiaj Olga mi uświadomiła, to jaki wpływ ma mój wygląd w pracy na to, jak postrzega mnie zespół. Obowiązuje u nas w firmie określony dress code, ale faktycznie ostatnio trochę od niego odeszłam, a na poziomie menedżera doskonałego, który chce wymagać od innych, zadaniem naczelnym jest przecież przestrzeganie zasad. Mam, powiedzmy, dość ekstrawagancką fryzurę, ale to jest ten element, który jest w 100% mój, mówi o mnie jako o osobie, a nie o mnie jako o stanowisku, na którym pracuję.
Ze szczególną uwagą będę pracować nad komunikatami stworzonymi w oparciu o (fakty-uczucia-konsekwencje-oczekiwania-zasady). To pozwala nie tylko na to, żeby komunikacja była oparta na faktach, ale także na to, żeby miała silny i kompletny przekaz. Intuicję zostawię w domu, do pracy zabiorę swój analityczny umysł.

Stoję teraz przed lekturą książki: „Po pierwsze: złam wszelkie zasady. Co najwięksi menedżerowie na świecie robią inaczej?”.

Uwielbiam to poczucie, że uczę się czegoś, co naprawdę jest w moim życiu ważne, co mogę przełożyć na konkretne rzeczy, co może zrodzić soczyste i piękne owoce.
Taka nauka, to jest nauka!

Szkolenie lider zespołu projektowego – metody:

Zajęcia prowadzone są w formie warsztatowej Knowledge Pills.

Metody wyszczególnione:
dyskusja moderowana,
symulacje,
odgrywanie ról,
case study,
buzz,
handout,
pokazy audiowizualne,
testy,
ćwiczenia coachingowe,
techniki NLP.

Szkolenie lider zespołu projektowego – adresaci:

• kierowników projektów,
• projekt menedżerów,
• koordynatorów projektów,
• profesjonalistów ze wszystkich szczebli kierowania w organizacjach chcących doskonalić umiejętności współpracy w zespołach projektowych.