regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin pracy zdalnej i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy w 2025 roku

Regulamin pracy, regulamin wynagradzania i inne wewnętrzne źródła prawa pracy – cele:

weryfikacja zapisów firmowych aktów wewnętrznych prawa pracy

Szkolenie regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin pracy zdalnej i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy – program:

Źródła Prawa pracy – czyli zacznijmy od początku

• Kodeks pracy i inne ustawy tworzące system prawa pracy oraz rozporządzenia wykonawcze.
  Które z przepisów wymagają, a co warto uszczegółowić w regulaminie pracy i regulaminie wynagradzania?

• Układy zbiorowe pracy i inne oparte na ustawie porozumienia zbiorowe, regulaminy wewnętrzne, statuty, instrukcje i inne regulacje określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
• Czy zarządzenia lub komunikaty pracodawcy są źródłami prawa pracy? Czego mogą dotyczyć? Czego nie można nimi regulować?

Audyt postanowień regulaminu pracy – co musi zawierać, a co warto zapisać w regulaminie pracy. Eliminacja błędów i ryzykownych zapisów, optymalne rozwiązania i dobre praktyki pracodawców, dostosowanie do obowiązujący przepisów w 2022 roku.
Postanowienia, które musi zawierać regulamin pracy u każdego pracodawcy:

Organizacja pracy

• Jakie elementy organizacji pracy warto uregulować w regulaminie pracy?
• Regulacja podległości służbowej, wydawania poleceń służbowych, powierzania konkretnych zadań
• Jak uregulować sytuację, kiedy pracownik otrzyma polecenie służbowe od przełożonego wyższego szczebla?
• Jak określić w regulaminie pracy zasady korzystania przez pracownika z urządzeń i sprzętu będącego własnością pracodawcy (samochód służbowy, komputer, telefon komórkowy)?

Warunki przebywania pracowników na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu – dlaczego warto drobiazgowo uregulować tą problematykę?
Jak zrobić to prawidłowo?

• Jakie ryzyka wiążą się z nieuregulowaniem lub nieprawidłowym uregulowaniem warunków przebywania pracowników na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu?
• Jak wyeliminować ryzyko nieuzasadnionych roszczeń o wynagrodzenie za godziny nadliczbowych?

Potwierdzanie przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianie nieobecności w pracy

• Jak uregulować w regulaminie pracy czas pobytu pracownika na terenie zakładu pracy zaliczany do czasu pracy, aby ograniczyć przypadki wypłaty wynagrodzeń za czas niewykorzystany produktywnie z punktu widzenia pracodawcy?
• Czy godziny przybycia pracownika do zakładu i jego opuszczenia wyznaczają czas pracy w danym dniu?
• Potwierdzenie przybycia do zakładu i opuszczenia jego obszaru, a ewidencja czasu pracy
• Jak określić w regulaminie pracy stosowane systemy czasu pracy, aby nie narazić się na zarzut braku takiego określenia, co może skutkować karą grzywny do 30 tys. zł za naruszenie przepisów o czasie pracy? – najczęściej stwierdzane przez PIP nieprawidłowości w tym zakresie
• Jaki system czasu pracy wybrać, aby najlepiej odpowiadał potrzebom i interesom pracodawcy?

Określenie rozkładu czasu pracy

• Jakie elementy rozkładu czasu pracy musi precyzować regulamin, aby pracodawca nie spotkał się z zarzutem naruszenia przepisów o czasie pracy i był zabezpieczony przed groźbą ukarania z tego tytułu?

Ustalenie okresu rozliczeniowego czasu pracy

• Jakie zapisy w regulaminie pracy warunkują ustalenie okresu rozliczeniowego?
• Co należy wziąć pod uwagę, aby prawidłowo ustalić okres rozliczeniowy i w sposób nieuświadomiony nie narażać pracodawcy na konieczność zapłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych?
• Jaki okres rozliczeniowy obowiązuje rzeczywiście w zakładzie? Jak prawidłowo wykonać audyt stanu obecnego?
• Skutki błędów w ustaleniu okresu rozliczeniowego – konieczność wypłaty wynagrodzenia i dodatków za godziny nadliczbowe – jak wyeliminować to ryzyko?

Ustalenie pory nocnej

• Jak korzystnie dla pracodawcy ustalić porę nocną?
• Czy pora nocna musi być zawsze określona, bez względu na to, czy w danym zakładzie pracy wykonuje się pracę?
• Czy w regulaminie pracy określić różne godziny rozpoczęcia i zakończenia pory nocnej dla poszczególnych grup pracowników? – stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii

Określenie niedziel i świąt w regulaminie pracy

• Jak korzystnie dla pracodawcy ustalić granice czasowe niedziel i świąt?
• Czy w regulaminie pracy można określić różnie ustalić granice czasowe niedziel i świąt dla poszczególnych grup pracowników? – stanowisko ministerstwa pracy

Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia

• Jak prawidłowo ustalić termin wypłaty wynagrodzenia w regulaminie pracy? – najczęściej popełniane błędy stwierdzane podczas kontroli PIP
• Jak prawidłowo i racjonalnie ustalić w regulaminie pracy obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej?
• Sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą. Ustalenie zasad zaopatrzenia pracowników w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej.

Praca kobiet i młodocianych w regulaminie pracy – wykazy prac dozwolonych i wzbronionych.

• Kiedy powstaje obowiązek ustalenia wykazów i jak zrobić to prawidłowo?

Kontrowersje wokół monitoringu pracowników i jego regulacja w regulaminie pracy

• Jak sformułować prawidłowo postanowienia regulaminu pracy o monitoringu?
• Jakie rodzaje monitoringu mogą być stosowane przez pracodawcę?
• Gdzie nie można instalować monitoringu? – katalog miejsc, w których założenie monitoringu jest zabronione
• Jakie kary grożą za stosowanie monitoringu bez odpowiednich zapisów w regulaminie pracy?
• Jak powinien postąpić pracodawca, który stosuje monitoring, bez uprzedniego wprowadzenia odpowiednich zapisów w regulaminie pracy?
• Jakie są obowiązki pracodawcy stosującego monitoring wynikają z przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) i co należy zrobić aby uniknąć kar za ich niedopełnienie?

Obowiązek równego traktowania w zatrudnieniu oraz zapobieganie dyskryminacji w zatrudnieniu – sprawdź zapisy regulaminu pod kątem zgodności z nowymi przepisami!

• Jak dostosować postanowienia regulaminu pracy do znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy dotyczących równego traktowania i zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu?
• Jak wywiązać się z obowiązku udostępnienia pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu?

Regulacje dotyczące zapobieganiu mobbingowi a zapisy w regulaminie pracy

• Postanowienia dotyczące mobbingu w regulaminie pracy środkiem ochrony pracodawcy przed roszczeniami pracownika związanymi z mobbingiem
• Wprowadzenie do rozdziałów regulaminu dotyczących obowiązków pracodawcy i pracowników zakazu stosowania mobbingu oraz sprecyzowanie, jakie działania o charakterze mobbingu są zakazane.

Określenie w regulaminie pracy podstawowych obowiązków pracownika – korzyści dla pracodawcy z takich zapisów z punktu widzenia stosowania kar porządkowych oraz uzasadniania rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem i bez wypowiedzenia

Określenie trybu wydawania poleceń pracy w godzinach nadliczbowych jako sposób ochrony pracodawcy przed samowolnym podejmowaniem pracy nadliczbowej oraz dochodzeniem nieuzasadnionych roszczeń z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Jak za pomocą postanowień regulaminu pracy zapewnić pracodawcy możliwość i dopuszczalność zmiany harmonogramów czasu pracy?

Jak ustalić w regulaminie pracy czytelną i precyzyjną procedurę udzielania urlopów?

• Jak uregulować termin i formę zgłoszenia zamiaru skorzystania z urlopu na żądanie?

Kontrola trzeźwości pracowników po nowelizacji

• W jakich aktach i pod jakimi warunkami pracodawca może uregulować kontrolę trzeźwości oraz obecności w organizmie innych środków? Układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, obwieszczenie.
• Procedura kontroli po nowelizacji kodeksu pracy
• Jak dostosować regulamin pracy do nowelizacji przepisów i uregulowania w Kodeksie pracy kontroli trzeźwości pracowników? – konieczne postanowienia regulaminu pracy w tym zakresie.

Uregulowanie procedury kontroli osobistej pracowników

• Jak można uregulować w regulaminie pracy przesłanki i sposób wykonywania kontroli osobistej pracowników, aby nie narażać się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracownika i konieczność wypłaty wysokiego zadośćuczynienia?

Postanowienia regulaminu pracy dotyczące ochrony danych osobowych

• Jakie zasady dotyczące ochrony danych osobowych zawrzeć w regulaminie pracy?
• Jak określić obowiązki pracownika dotyczące ochrony danych osobowych?
• Jak ustalić zabezpieczenia techniczne i organizacyjne dotyczące ochrony danych osobowych?

Pracownik w Internecie i mediach społecznościowych – kontrola aktywności pracowników w mediach społecznościowych

• Czy pracodawca może określić w regulaminie pracy zasady korzystania z mediów społecznościowych przez pracowników?
• Co to jest wewnątrzzakładowa polityka mediów społecznościowych – regulamin social media dla pracowników.
• Jak zabezpieczyć interesy pracodawcy zagrożone aktywnością pracowników w mediach społecznościowych?
• Jakie mogą być konsekwencje złamania regulaminu przez pracownika?

Ustalenie wymagań pracodawcy co do wyglądu pracowników – problematyka dress code w regulaminie pracy
Audyt zapisów regulaminu wynagradzania – co powinien zawierać, a jakie zapisy są niedopuszczalne w regulaminie wynagradzania? Dostosowanie do obowiązujących przepisów w 2022 roku.

• Jak ukształtować treść regulaminu wynagradzania, aby spełnić wymagania Kodeksu pracy, a PIP nie zarzuciła faktycznego braku takiego regulaminu w zakładzie pracy?
• Inne świadczenia związane z pracą w regulaminie wynagradzania – dodatki do wynagrodzeń, premia regulaminowa, problem nagrody pieniężnej, nagrody jubileuszowe
• Premie motywacyjne i uznaniowe w orzecznictwie
• Czym premia różni się od nagrody?
• Czy w razie korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego można zmniejszyć mu premię?
• Premia za brak absencji chorobowej
• Co należy rozumieć przez ustalenie warunków wynagrodzenia w regulaminie wynagradzania
• Ustalanie zasad wynagradzania a równe traktowanie w zatrudnieniu. Jak ukształtować warunki wynagrodzenia w regulaminie wynagradzania aby zapewnić równe traktowanie pracowników w zakresie wynagrodzenia za pracę

Pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy, a regulamin wynagradzania – orzecznictwo SN

• Jakich pracowników zaliczamy do zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy?
• Jak rozumieć zakaz regulowania warunków wynagradzania pracowników  zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy w regulaminie wynagradzania?
• Gdzie uregulować warunki wynagradzania tej grupy pracowników?

Uzgadnianie treści regulaminu pracy i wynagradzania

• Kształtowanie treści regulaminu wynagradzania u pracodawców, u których nie działają organizacje związkowe, działa jedna lub kilka organizacji związkowych
• Skutki wydania regulaminu pracy bez wymaganego uzgodnienia z organizacją/organizacjami związkowymi – orzecznictwo SN
• Czy niedopełnienie obowiązku wydania regulaminu pracy, lub nieprawidłowy regulamin może wiązać się z odpowiedzialnością pracodawcy za wykroczenia przeciwko prawom pracownika?

Zasady wprowadzania zmian w regulaminach zakładowych

• Tryb i warunki rezygnacji z regulaminów zakładowych
  
• Trudna sytuacja ekonomiczna pracodawcy a możliwość zawieszenia stosowania regulaminu wynagradzania.
• Czy niekorzystna sytuacja finansowa pracodawcy uprawnia go do czasowego zawieszenia regulaminowych składników płacowych?
• Jak rozumieć uzasadnienie porozumienia sytuacją finansową pracodawcy?
  Kto reprezentuje pracowników przy zawarciu takiego porozumienia?
• Czy porozumienie należy zgłosić do właściwego okręgowego inspektora pracy?
• Porozumienie o zawieszeniu stosowania zakładowych przepisów prawa pracy – jakie są przesłanki jego zawarcia?
• Obowiązywanie regulaminów po spadku zatrudnienia poniżej 50 pracowników. Czy można zrezygnować z regulaminów zakładowych po zmianie stanu zatrudnienia?

Porozumienie/regulamin określające zasady pracy zdalnej w świetle znowelizowanych w 2023 roku przepisów Kodeksu pracy

• Jakie formy regulowania zasad pracy zdalnej przewidują znowelizowane przepisy Kodeksu pracy?
• Jakie elementy, w świetle znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy powinny zawierać porozumienie/regulamin określające zasady pracy zdalnej?
•  Jaka jest procedura zawierania porozumienia określającego zasady pracy zdalnej w świetle znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy?
• Jak zabezpieczyć interesy pracodawcy w regulacji pracy zdalnej?
• Oświadczenia składane przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej – ich rodzaje i forma
• Jak skonstruować oświadczenie pracownika o dostosowaniu stanowiska pracy zdalnej do wymagań ergonomii i bhp?

Inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy – porozumienia zbiorowe oparte na ustawie

Porozumienie dotyczące przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy

• Strony porozumienia
• Obowiązek przekazania kopii porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy
• Porozumienie dotyczące wprowadzenia ruchomego rozkładu czasu pracy
• Jak sformułować porozumienie – jaka powinna być jego treść? Strony porozumienia
• Porozumienia zawierane na gruncie Ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych

Szkolenie regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin pracy zdalnej i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy poprowadzi:

Wybitny Ekspert prawa pracy, wieloletni nadinspektor Państwowej Inspekcji Pracy z ponad 20 letnim doświadczeniem w prowadzeniu kontroli przestrzegania prawa pracy i bhp w firmach i instytucjach, kierownik Sekcji Nadzoru i Kontroli, oskarżyciel publiczny z ramienia PIP w postępowaniach sądowych.
Brał aktywny udział w postępowaniach skargowych. Rozpatrywał skargi wnoszone do PIP na pracodawców oraz skargi dot. nieprawidłowego rozpatrywania skarg pracowników przez Inspektorów.

Członek kapituły corocznego konkursu Głównego Inspektora Pracy „Pracodawca – Organizator Pracy Bezpiecznej”, prowadził kontrole audytowe w zakresie prawnej ochrony pracy największych pracodawców, biorących udział w konkursie.
Nadzorował realizację kontroli tematycznych – przeprowadzanych przez inspektorów PIP – z zakresu czasu pracy oraz outsourcingu pracowniczego. Samodzielnie przeprowadził kilkaset kontroli przestrzegania przepisów o czasie pracy. Przewodniczył zespołowi tematycznemu czasu pracy i wynagrodzeń, działającemu w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Katowicach.
Ukończył Wydział Prawa Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz Studia Podyplomowe z zakresu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Instytucie Zarządzania i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Od 1997 r. prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy, dla zróżnicowanej grupy odbiorców – od kadry menedżerskiej i kierowniczej do pracowników służby bhp.
Równolegle prowadzi szkolenia z zakresu poprawy bezpieczeństwa pracy dla dużych zakładów produkcyjnych: Cooper Standard Automotive, Żywiec Zdrój S.A., instytucji ZUS, Prokuratura, Urzędy Wojewódzkie oraz ogólnopolskich organizacji związkowych.
Wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu zarządzania bezpieczeństwem pracy.
Na zlecenie pracodawców prowadzi wewnętrzne audyty w zakresie przestrzegania prawa pracy i optymalizacji rozwiązań prawno-organizacyjnych.
Specjalizuje się w problematyce czasu pracy, w tym czasu pracy, problematyce tworzenia i kształtowania wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, dokumentacji pracowniczej oraz ochrony danych osobowych w stosunkach pracy, a także prawnych uwarunkowań działania związków zawodowych i prawnych aspektów postępowania kontrolnego i administracyjnego organów Państwowej Inspekcji Pracy.

Prowadzi projekty doradcze w obszarze:

• opracowywania projektów regulaminów pracy i regulaminów wynagradzania,
• zawierania i rozwiązywania wszelkich umów,
• dokumentacji w zatrudnieniu,
• rozwiązań w zakresie stosowania systemów i rozkładów czasu pracy,
• współpracy z organizacjami związkowymi, społeczną inspekcją pracy oraz radami pracowników,
• procedur przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji.
  

Szkolenie regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin pracy zdalnej i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy – metody:

• krótkie wykłady,
• instrukcje trenera, omówienie dokumentów,
• dyskusja moderowana,
• case study przygotowane przez Prowadzącego i zgłaszane przez Uczestników,
• prezentacja ciekawych i kontrowersyjnych interpretacji i orzecznictwa.

Szkolenie regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin pracy zdalnej i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy – kogo zapraszamy?

• menedżerów wyższego szczebla, członków zarządu, właścicieli firm
• dyrektorów HR, specjalistów ds. kadr
• specjalistów bhp i SIP
• przedstawicieli związków zawodowych