Zarządzanie projektami w firmie – przymus czy szansa?
Określenie Zarządzanie projektami w firmie pojawia się coraz częściej w mediach m.in. w kontekście rozbudowy sieci autostrad lub realizacji przedsięwzięć współfinansowanych z źródeł europejskich. Pozostaje jednak pytanie, po co przedsiębiorstwu zarządzanie projektem – czy jest to zbędny balast, czy też wręcz odwrotnie „silnik” napędzającym nawet małą lub średnią firmę.
Bazując na definicji projektu stworzonej przez Project Management Institute możemy zdefiniować projekt jako czasowo wyodrębnione przedsięwzięcie mające na celu realizację jednorazowego i unikalnego działania mającego na celu wytworzenie w zaplanowanym czasie i po określonych kosztach produktu.[1]
W przełożeniu na praktykę działania przedsiębiorstw oznacza, że projekt to działanie, w którym znaczącą rolę odgrywa planowanie zarówno przebiegu realizacji przedsięwzięcia, jak i czasu oraz kosztów. Przy czym od rutynowych działań różni się ono tym, że jest prowadzone przez interdyscyplinarny i wyodrębniony ze struktury organizacyjnej zespół zarządzany przez kierownika tego zespołu zaopatrzonego w szeroko idące pełnomocnictwa do podejmowania decyzji, zupełnie inną, a więc zwykle dużo większą skalą działania i stosunkowo długi czas realizacji, a także koniecznością koordynacji działań wielu wewnętrznych komórek oraz zewnętrznych firm (podwykonawców) – rysunek 1.
Rysunek 1 podstawowe cechy odróżniające projekt od działań rutynowych
Metodyki zarządzania projektami
Wykonanie przedsięwzięcia zgodnie z metodyką zarządzania projektami pozwala m.in. na:
- ograniczenie czasu realizacji projektu,
- ograniczenie kosztów realizacji projektu,
- ograniczenie zasobów materialnych i ludzkich niezbędnych do realizacji projektu,
- zakończenie całego przedsięwzięcia i poszczególnych etapów projektu w zaplanowanych terminach,
- stały nadzór nad realizacją projektu,
- ograniczenie niepewności związanej z realizacją przedsięwzięcia,
- zmniejszenie kosztów jednostkowych (zarówno stałych jak i zmiennych)
Zarządzanie projektami w firmie – czy warto?
„Po co realizować jakieś tam projekty?” – takie pytanie może zadać sobie każdy czytelnik niniejszego artykułu dodatkowo dodając sobie w myślach, „czego to ludzie nie wymyślą żeby zarobić pieniądze, dotąd większość działań zlecałem Panu Kaziowi i nigdy się nie zawiodłem”. Jednakże nie zawsze mamy pod ręką pana Kazia dysponującego wielkim doświadczeniem.
Zarządzanie projektem zostało stworzone właśnie na taką sytuację, a więc właściwie tylko z jednej przyczyny, żeby cytując wypowiedź jednego z polskich komików: „tak robić żeby się nie narobić wyjść na swoje i zarobić” i ma ono w swoim założeniu, doprowadzić do realizacji postawionego wcześniej celu przy założonym harmonogramie i budżecie.
Zarządzanie projektami w firmie
Zarządzanie projektem w firmie wykorzystuje się w wielu obszarach m.in:
- Tworzenie nowego produktu
- Uruchomienie nowego oddziału przedsiębiorstwa
- Przeprowadzenie badań rynkowych
- Tworzenie kampanii promocyjna
- Organizacja wszelkiego rodzaju promocji
- Kształtowanie Public Relation przedsiębiorstwa
- Tworzenie nowego działu
- Reinżyniering całej firmy lub jej części czy produktu
- Realizacja budowy
- Realizacja obiektów
- Tworzenie oprogramowania
- Organizacja remontów i przeglądów technicznych
- Reorganizacja zatrudnienia w przedsiębiorstwie
- Organizacja systemu dystrybucji, zaopatrzenia
- Postępowanie w przypadku kryzysu
- Usuwanie skutków kryzysu
- Prowadzenie przedsięwzięć dofinansowanych z Funduszy Unijnych
Z podanych przykładów możemy wyciągnąć jasny wniosek – „paleta” możliwych obszarów wykorzystania zarządzania projektem jest bardzo szeroka. Z jednej strony mamy do czynienia z bardzo kompleksowymi i unikalnymi rozwiązaniami inwestycyjnymi lub organizacyjnymi z drugiej zaś strony z działaniami przypominającymi normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Zarządzanie projektami przykładowy projekt
Przykładem mini projektu jest zakup plandek na nadwozia przez jedną z firm transportowych obsługujących czołową grupę browarów w Polsce. Zakup ten postanowiono zrealizować w postaci projektu. Zespół projektowy skupiał osoby reprezentujące dział zakupu i marketingu oraz dział techniczny firmy. W interdyscyplinarnym zespole projektowym wykorzystano wiedzę na temat procedury zakupu przedstawiciela działu zakupów, promocji – przedstawiciela działu marketingu oraz dokonano precyzyjnej oceny walorów technicznych kupowanych plandek na nadwozia dzięki wiedzy pracownika działu technicznego odpowiedzialnego za pojazdy. W efekcie prac zespołu projektowego, kupiono produkty o lepszej jakości po znacznie niższej cenie zakupu.
Wszystkie projekty, bez względu na ich wielkość cechuje podobna metodyka działania. Metodyka ta opiera się na zasadzie dwóch trójkątów przedstawionych na rysunku 2.
Rysunek 2 Zasada dwóch trójkątów
Rysunek 2 pokazuje wyraźnie, iż każde złożone przedsięwzięcie powinno zostać odpowiednio zaplanowane. Szczegółowe planowanie projektu eliminuje, bowiem większość późniejszych problemów związanych z realizacją projektu i znacznie obniża ryzyko w projekcie – przekroczenie budżetu projektu.
Tytułem podsumowania, należy tutaj podkreślić, iż doświadczeni praktyczne wielu przedsiębiorstw uczy, iż przedsięwzięcia realizowane jako projekty cechują się większą efektywnością a także wymagają mniejszych nakładów i krótszego czasu realizacji. Dlatego spodziewać się należy się w niedalekiej przyszłości, iż zasady zarządzania projektem staną się coraz bardziej w przedsiębiorstwach.
[1] Na podstawie: Project Management Body of Knowledge. Praca zbiorowa. Project Management Institute. Newton Square, Pennsylvania USA 2000, s.4.
Weź udział w symulacji zarządzania zespołem projektowym, przyjedź na szkolenie LIDER ZESPOŁU PROJEKTOWEGO – LEADERSHIP. PROJECT TEAM. Po szkoleniu wyjdziesz z pakietem rozwiązań.
Tutaj powiązane tematycznie artykuły dla Ciebie:
Zarządzanie projektami
Planowanie i realizacja projektu
Konflikt w pracy
