Zarządzanie projektami – definicja
Definicji projektu jest wiele i w różnych kręgach mogą się od siebie różnić. Projekt często przeciwstawiany jest, z punktu widzenia nauki o zarządzaniu, procesom związanym z utrzymaniem produkcji lub zapewnieniem usług.
Projekt to „zadanie lub grupa zadań realizowanych w określonym czasie oraz w ramach określonego budżetu w celu osiągnięcia konkretnych korzyści”. (Zarządzanie projektami, Bloomsbury Publishing Plc, Helion, 2007, Gliwice)
Zarządzanie projektami – role w projekcie
W zarządzanie projektami zaangażowani są pracownicy, którzy pełnią różne role w projekcie:
kierownika projektu
inżyniera projektu
członka zespołu projektowego
Role w projekcie nie mają bezpośredniego i jednoznacznego przełożenia na zajmowane stanowiska w firmie, np. w niektórych projektach dyrektor do spraw technicznych może być decydentem, w innych członkiem zespołu projektowego.
Jeśli znasz członków swojego zespołu to podział prac jest względnie prosty, jeśli jednak będziesz pracować z nieznanymi sobie osobami to warto skorzystać z poniższego schematu działania:
- Przygotuj listę wszystkich członków zespołu.
- Przygotuj listę wszystkich niezbędnych do realizacji projektu umiejętności.
- Porozmawiaj z każdym członkiem zespołu o jego umiejętnościach i oczekiwaniach względem projektu i pracy w zespole.
- Dopasuj ludzi do zadań, umożliwiając członkom zespołu zmiany i negocjacje zakresu ich obowiązków.
Zarządzanie projektami – etapy projektu
Planowanie projektu
Czynności związane z etapem planowania projektu to zdefiniowanie:
– rzeczywistego problemu
– celu projektu
– interesariuszy
– głównego zadania
– czasu i nakładu pracy
– zapotrzebowania na środki.
Na tym etapie może okazać się, że rezygnujesz z realizacji projektu, bo okaże się on mało realny, zbyt drogi, nie możliwy do realizacji w danym momencie życia organizacji itd.
Pamiętaj o tym, by świadomie podjąć decyzję o tym, że przystępujesz do realizacji projekt.
Organizacja projektu
Czynności związane z etapem organizacji projektu to:
– powołanie zespołu projektowego
– szczegółowe zapoznanie się z oczekiwaniami interesariuszy
– przygotowanie ogólnego planu projektu
– przygotowanie harmonogramu projektu
– wyznaczenie ścieżek krytycznych
– przydzielenie zadań członkom zespołu projektowego
– opracowanie budżetu projektu
– stworzenie systemu skutecznej komunikacji.
Planowanie projektu dobrze jest robić razem z zespołem, tak, by każdy członek zespołu projektowego miał znaczący udział w fazie przygotowawczej.
Realizacja projektu i kontrola w projekcie
Czynności związane z etapem realizacji projektu i kontrolą projektu:
wdrażanie planu
monitorowanie i zatwierdzanie przebiegu prac
kontrola kamieni milowych
raportowanie postępów w pracach
identyfikacja i rozwiązywanie problemów.
Zakończenie i ewaluacja projektu
zakończenie prac
określenie kolejnych kroków
ocena projektu (w tym z interesariuszami)
wyciągnięcie wniosków
złożenie sprawozdania z projektu a także z tego, czego Ty i Twój zespół nauczyliście się podczas realizacji projektu.
Ocena tego, czy projekt zakończył się sukcesem zależy od tego, w jakim stopniu zostały osiągnięte poszczególne cele. Im precyzyjniej, w początkowej fazie projektu, sformułujesz cele tym mniej nieporozumień i mniej problemów będzie podczas fazy oceny realizacji projektu (nie wspominając już o fazie realizacji).
Cele projektu
Pamiętaj o tym, żeby cele projektu, po dokładnym omówieniu, spisać – pamięć nasza jest zawodna
i po pewnym czasie może okazać się, że poszczególni członkowie zespołu nieco inaczej zapamiętali ustalenia…
Opisując cele projektu pamiętaj o metodzie SMART.
„SMART” to akronim słów:
- Specific (określony, szczegółowy)
- Measurable (mierzalny, wymierny)
- Attractive (atrakcyjny)
- Realistic (realistyczny)
- Time-limited (określony w czasie)
Weź udział w symulacji zarządzania zespołem projektowym, przyjedź na szkolenie Certyfikowany project manager i zgarnij pakiet gotowych rozwiązań.
Tutaj powiązane tematycznie artykuły dla Ciebie:
Zarządzanie zespołem projektowym
Zarządzanie zespołem
Dołącz do grona naszych zadowolonych klientów!
