Kontrola i ewaluacja projektu
Kontrola, monitoring i ewaluacja w zarządzaniu projektami są bezwzględnie potrzebne.
Kontroluj:
- postępy w pracy, w tym realizację kamieni milowych,
- jakość,
- budżet,
- czy trzymasz się ścieżki krytycznej (czasem droga na skróty jest kusząca, ale nie koniecznie tańsza i bardziej efektywna),
- przepływ informacji – czy odpowiednie osoby posiadają odpowiednie informacje, w odpowiednim czasie,
- atmosferę w zespole.
Kontrola projektu powinna być przemyślana i skrupulatnie zaplanowana. Członkowie zespołu projektowego powinni regularnie informować Cię o postępach. Przy dużych projektach i zespołach warto rozważyć wprowadzenie jakiegoś jednolitego „sprawozdania” między etapowego (poniżej przykład takiego narzędzia).
Każdy projekt musi zakończyć się podsumowaniem, oceną i wyciągnięciem wniosków na przyszłość. Ewaluacji projektu szef dokonuje najpierw sam (by dobrze przygotować się do spotkania), a następnie z całym zespołem. Wnioski powinny zostać zapisane i przekazane jednostce nadrzędnej/bezpośredniemu przełożonemu itd.
Zarządzanie projektami – najczęściej popełniane błędy
Najczęściej popełniane błędy w zarządzaniu projektami:
- Poświęcenie zbyt małej ilości czasu na pierwszy etap projektu i na odpowiedź, czy na pewno projekt jest potrzebny i sensowny.
- Zbyt mało planowania. Po zapadnięciu decyzji o realizacji projektu pojawiają się głosy, żeby „przestać gadać i zabrać się do roboty”. Nie docenia się roli procesu planowania projektu, czego konsekwencją są częstsze i poważniejsze problemy na etapie realizacji. 30% do 50% całego czasu trwania projektu powinno zostać poświęcone właśnie na szczegółowe planowanie. Dopiero po jego zakończeniu można rozpocząć tworzenie konkretnych rozwiązań.
Liczne badania wykazały ponad wszelką wątpliwość, że czas poświęcony na pracę przy pierwszych etapach realizacji projektu jest bardzo cenny pod kilkoma względami:
- pozwala znacznie skrócić czas realizacji całego projektu oraz zmniejszyć związane z nim koszty
- pozwala wyznaczyć bardziej precyzyjne cele oraz sformułować dokładniejsze i bardziej realistyczne plany
Decyzje podejmowane na tych etapach mają dalekosiężne skutki – to ułatwia pracę na pozostałych etapach projektu.
Do minimum ogranicza się prawdopodobieństwo wprowadzania zmian w trakcie realizacji projektu – a takie zmiany mogą okazać się bardzo kosztowne*
*Zarządzanie projektami, Bloomsbury Publishing Plc, Helion, 2007, Gliwice, s.17
- Zbytnie zainteresowanie szczegółami ze strony szefa projektu. Zbytnia kontrola demotywuje członków zespołu a ponadto szef projektu ma ograniczone zasoby czasu i uwagi – skupiając się na szczegółach traci kontrolę nad całością.
- Brak lub nieumiejętne delegowanie obowiązków i zadań a także odpowiedzialności z nimi związanej. Szef projektu wszystko chce zrobić sam lub wszystko chce zatwierdzić, nie pozostawia członkom zespołu wystarczającej swobody w działaniu i podejmowaniu decyzji.
- Brak lub zła komunikacja w trakcie planowania, realizacji i oceniania projektu. Zakładanie, że wszyscy wszystko wiedzą lub „wydzielanie” informacji, tak by za dużo nie powiedzieć lub informowanie niektórych a nie wszystkich zainteresowanych.
- Nadmiar informacji w procesie zarządzania projektami powodujący przeciążenie i chaos, uniemożliwiający realną ocenę sytuacji.
- Nieprecyzyjnie określone cele projektu, inaczej rozumiane przez poszczególnych członków zespołu lub na tyle niewymierne, że trudno ocenić, kiedy zostały osiągnięte.
- Myślenie „wszystko pójdzie gładko”. Niedocenianie ryzyka w projekcie i zagrożeń. Ignorowanie symptomów potencjalnych problemów. Huraoptymizm.
Częste problemy w zarządzaniu zespołem projektowym:
- „niekompetentny zespół” – członkowie zespołu nie zdają sobie nawet sprawy z tego, że realizacja projektu opóźnia się lub, że cele nie są w rzeczywistości realizowane, nie zgłaszają, więc problemów szefowi
- przestraszony zespół – członkowie zespołu boją się zgłaszać uwagi i zastrzeżenia, boją się wyrażać wątpliwości
- ignorowany zespół – członkowie zespołu zgłaszają swoje wątpliwości i zastrzeżenia, ale szef je ignoruje
- zrelaksowany zespół – członkowie zespołu wiedzą, że od realizacji tego projektu nie zależy ich przyszłość – np. kończy się kadencja i wiedzą, że na następną i tak nie mogą już być wybrani, nie przykładają się więc do pracy
- niedotrzymywanie terminów przez członków zespołu – członkowie zespołu notorycznie nie dotrzymują terminów, przez co prace nad projektem się opóźniają.
Przy każdym z powyższych problemów należy przede wszystkim zastanowić się, z czego on wynika, dlaczego zespół projektowy jest przestraszony, albo, dlaczego ktoś nie dotrzymuje terminów. Dopiero po rzetelnym zdiagnozowaniu sytuacji można przystąpić do szukania rozwiązań.
Szukając rozwiązań dobrze jest najpierw np. za pomocą „burzy mózgów” wypisać jak najwięcej różnorodnych pomysłów, następnie np. za pomocą „kruszenia obiektów” (technika podobna do burzy mózgów, tylko, że wypisujemy jak najwięcej wad danego rozwiązania) przeanalizować rozwiązania i wybrać najlepsze.
Każdy projekt jest inny, ale stosowanie sprawdzonych schematów i metodyki zarządzania projektami zmniejsza ryzyko pominięcia ważnego etapu i daje większe poczucie kontroli nad tym, co się dzieje. Nie można oczywiście polegać tylko na schematach i narzędziach – trzeba traktować je jako pomoc a nie gwarancję na dobrą realizację projektu.
Każdy projekt trzeba robić z wiarą, jeśli brakuje Ci wiary w sukces lub projekt Cię nie interesuje, zastanów się czy na pewno powinieneś go realizować.
Tutaj powiązane tematycznie artykuły dla Ciebie:
Zarządzanie projektami
Zarządzanie zespołem projektowym – rola i obowiązki kierownika zespołu projektowego
Negocjacje pozycyjne
