Zarządzanie projektami – planowanie projektu
Planowanie projektu obejmuje etapy przedstawione na rysunku 3.
Rysunek 3 Planowanie projektu
Planowanie projektu charakteryzują dwie cechy:
- Symultaniczność planowania,
- Ciągłość planowania.
Symultaniczność planowania – elementy planowania nie tworzą poszczególnych etapów algorytmu planowania, lecz posiadają one charakter procesów realizowanych równolegle, które to jednocześnie wzajemnie oddziałują na siebie i modyfikują się wzajemnie
Ciągłość planowania – cykl planowania jest uruchomiony wraz z rozpoczęciem projektu. W ten sposób zostaje stworzony tzw. plan bazowy. Następnie, działania związane z planowaniem są prowadzone stale w trakcie realizacji projektu. Wymóg ciągłego planowania jest wynikiem zmian zachodzących w otoczeniu i we wnętrzu projektu. W konsekwencji, w trakcie realizacji projektu, poprzez kolejne plany, możemy stosownie skompensować odchylenia od wstępnie zaplanowanych parametrów. Tego rodzaju kompensata może stworzyć kolejne zmiany w projekcie, będące podstawą do kolejnych działań planistycznych.
Zarządzanie projektami – etapy
Zarządzanie projektami – I etap
Planowanie projektu rozpoczyna się sesją startową. W ramach tej sesji wykonana jest analiza wykonalności projektu. Doświadczenie wykazuje, iż jest to jedno z bardziej „kulejących” zagadnień w polskich przedsiębiorstwach. Analiza ta poza zagadnieniami czysto finansowymi (analizy rentowności projektu, stopy zwrotu z zainwestowanych w projekt środków) powinna także uzasadnić jakościowo, istotność projektu dla firmy oraz potrzebę jego realizacji. Na tym etapie powinny zostać wyeliminowane wszystkie projekty dotyczące np. rozbudowy nikomu nie potrzebnej infrastruktury przedsiębiorstwa itp.
Analiza wykonalności jest pierwszym etapem sesji startowej. Pozostałe czynności realizowane w ramach sesji startowej to:
- Określenie celów projektu i sposobów ich realizacji,
- Utworzenie zespołu projektowego,
- Stworzenie założeń ramowych projektu w zakresie:
- Umiejscowienia projektu w strukturze organizacyjnej firmy,
- Zdefiniowania organizacji projektu,
- Zdefiniowania kanałów komunikacji w projekcie,
- Stworzenie wstępnej dokumentacji projektowej.
Zarządzanie projektami – II etap
W drugim etapie planowania stworzona zostaje specyfikacja czynności – struktura prac lub plan struktury projektu. Plan projektu opisuje, cały proces realizacji projektu. Opis realizacji projektu przybiera postać opisu słownego oraz formę graficzną w postaci schematu blokowego lub mapy procesu.
Precyzyjny opis procesu jest niezwykle istotny, warunkuje on, bowiem odpowiednie planowanie wszystkich parametrów procesu a więc czasu, zasobów, kosztów. Każdy pominięty etap procesu powoduje niedoszacowanie wartości tych parametrów.
Zarządzanie projektami – III etap
Kolejny element cyklu życia projektu to szacowanie nakładów, czyli ilości czasu pracy niezbędnego do realizacji projektu. Na podstawie tego szacunku możemy określić zaangażowanie poszczególnych zasobów w realizacji samego procesu.
Szacowanie nakładów w planowaniu projektu daje nam także podstawę do zaplanowania rodzaju zasobu niezbędnego do realizacji danego projektu. Przy czym poprzez zasoby należy rozumieć zarówno materiały, jak i urządzenia czy też pracowników niezbędnych do realizacji danego projektu.
Poza zaplanowaniem rodzaju zasobu, należy także ustalić poziom zaangażowania danego zasobu w projekcie. Jest to istotne w sytuacji, kiedy zasoby są wykorzystywane w więcej niż jednym projekcie realizowanym symultanicznie. Odpowiednie planowanie pozwala wyeliminować przeciążenia zasobów w poszczególnych projektach.
Etapy projektu – harmonogram projektu i cykl życia projektu
Kolejnymi elementami planowania projektu są: planowanie czasu i PCR (Planowanie Cyklu Realizacji). W ramach planowania czasu tworzy się harmonogram projektu Harmonogram ten koryguje się o straty czasu wynikające z projektu i pozostające poza nim. Po późniejszym naniesieniu skorygowanego czasu realizacji poszczególnych etapów projektu na kalendarz, stworzony zostanie harmonogram projektu.
Z planowaniem czasu i tworzeniem harmonogramu projektu integralnie związane jest PCR – Planowaniem Cyklu Realizacji. W ramach PCR następuje skrócenie całkowitego czasu realizacji projektu poprzez:
- Przejście z realizacji sekwencyjnej (jedna po drugiej) na symultaniczną (równoległą),
- Zidentyfikowanie i wyeliminowanie wszystkich tych czynności w projekcie, które nie przynoszą wartości dodanej.
Planowanie kosztów projektu – budżet projektu, Cash Flow projektu
Planowanie kosztów projektu jest podstawą do stworzenia harmonogramu finansowego, który to stanowi podstawę do stworzenia precyzyjnego budżetu projektu. Harmonogram finansowy pozwala także na zaplanowanie dynamicznego Cash Flow projektu, czyli zestawienia przychodów i wydatków, które ponoszone są w ramach projektu. Właściwe zaplanowanie Cash Flow projektu pozwala znacznie zredukować koszty utraconego kapitału oraz odsetki od kredytu finansującego wydatki ponoszone w projekcie.
Ryzyko w projekcie
Ostatnim elementem planowania jest planowanie ryzyka w projekcie.
Ryzyko w projekcie obejmuje m.in.:
- identyfikacę zagrożeń, jakim podlega projekt,
- ocenę zagrożeń
- ustalenie metod zapobiegania i eliminacji ryzyka,
- wycenę zagrożeń i metod ich eliminacji.
Planowanie ryzyka w projekcie pozwala na wyeliminowanie ryzyka i/lub zmniejszenie skutków oddziaływania poszczególnych zagrożeń, oraz wybranie krytycznych, z tego punktu widzenia, obszarów projektu celem ciągłego ich monitorowania.
Realizacja projektu
Planowanie ryzyka zamyka planowanie projektu także uruchamia kolejna fazę – realizację projektu. Faza ta weryfikuje założenia przyjęte przez nas na etapie planowania projektu. W praktyce musimy liczyć się z korektami zaplanowanych przez nas wartości. Zmianom podlegają przyjęte przez nas ceny materiałów i robocizny, czas i wszystkie pozostałe parametry projektu. Właściwe planowanie pozwoliło jednak dużo wcześniej przewidzieć ryzyko związane z takimi zamianami i skutecznie obniżyć ich siłę poprzez stworzenie np. rezerw finansowych, czasowych czy materiałowych.
Weź udział w symulacji zarządzania zespołem projektowym, przyjedź na szkolenie LIDER ZESPOŁU PROJEKTOWEGO – LEADERSHIP. PROJECT TEAM. Po szkoleniu wyjdziesz z pakietem rozwiązań.
Tutaj powiązane tematycznie artykuły dla Ciebie:
Zarządzanie projektami
Kontrola i ewaluacja projektu
Zarządzanie zespołem projektowym – rola i obowiązki kierownika zespołu projektowego
