Przetwarzanie danych osobowych pracownika przez pracodawcę
W niniejszym artykule przedstawimy zmiany w Kodeksie Pracy dotyczące zakresu pozyskiwania danych osobowych od kandydatów do pracy i przetwarzania danych osobowych pracowników, które mogą zrodzić wiele pytań i wątpliwości wśród pracodawców.
W dniu 3 kwietnia 2019 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) (Dz.Urz. UE L 2016.119.1).
Kodeks Pracy – zmiana art. 22
Wśród wprowadzanych zmian w ponad 160 aktach prawnych, znalazła się zmiana art. 221 Kodeks pracy (dalej: KP). Przepis ten zawiera katalog danych osobowych, które pracodawca może pozyskiwać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 221 § 1 KP) oraz od pracownika (art. 221 § 2 KP).
Dane osobowe pozyskiwane od kandydata do pracy – stare przepisy
W swym dotychczasowym brzmieniu przepis ten zakładał, że pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (kandydata do pracy) podania takich danych jak:
1) imię (imiona) i nazwiska
2) imiona rodziców
3) datę urodzenia
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
5) wykształcenie
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy
Dane osobowe kandydata do pracy, których nie będzie mógł pozyskiwać pracodawca.
Począwszy od dnia wejścia w życie nowej ustawy, pracodawca zostanie pozbawiony możliwości pozyskiwania od kandydata do pracy danych w postaci imion jego rodziców.
Nie będzie mógł również żądać podania adresu miejsca zamieszkania, a jedynie dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu komórkowego).
Możliwość pozyskania adresu miejsca zamieszkania pracodawca będzie miał dopiero po zakończeniu procesu rekrutacji i zawarciu umowy o pracę z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.
Pracodawca będzie mógł również pozyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania informacji dotyczących jej kwalifikacji zawodowych, wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, pod warunkiem że uzyskanie takich danych będzie niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (zob. nowy art. 221 § 2 KP).
Zakres danych, których pracodawca może żądać od pracownika
Zakres danych, których pracodawca może żądać od pracownika nie ulegnie zmianie. Problematyce tej obecnie poświęcony został art. 221 § 3 KP (poprzednio był to art. 221 § 2 KP). W relacji do stanu poprzedniego, przepis ten został wzbogacony o regulację, zgodnie z którą pracodawca może żądać od pracownika danych dotyczących wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania na etapie rekrutacji.
Pracodawca będzie mógł żądać podania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika danych spoza katalogu określonego w art. 221 § 1 i 3 KP, jeżeli okaże się to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (zob. art. 221 § 4 KP).
Kodeks pracy – nowe regulacje art. 221a i art. 221b
Zupełnie nową regulacją są przepisy art. 221a i art. 221b KP nawiązujące do unormowań zawartych w RODO. Artykuł 221a KP pozwala pracodawcy na pozyskanie danych, o których mowa w art. 10 RODO, tj. dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (np. zaświadczenie o niekaralności) osób ubiegających się o zatrudnienie oraz pracowników wyłącznie w przypadkach przewidzianych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Tym samym, w sytuacji, gdy w odniesieniu do grupy zawodowej, do której należy kandydat na pracownika lub pracownik przepisów takich brak – pracodawca będzie pozbawiony uzyskania przedmiotowych danych osobowych, nawet za zgodą tychże osób.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika
Zgoda osoby ubiegającej się o pracę lub pracownika może być natomiast podstawą do pozyskania innych danych spoza kodeksowego katalogu określonego w art. 221 § 1 i 3 KP (z wyjątkiem wspomnianych wcześniej danych określonych w art. 10 RODO). Może być ona wyrażona w formie przekazania omawianej kategorii danych z własnej inicjatywy kandydata do pracy lub pracownika (np. w CV lub liście motywacyjnym) lub na wniosek pracodawcy.
Wyrażona w ten sposób zgoda musi spełniać wymogi określone w art. 4 pkt 11 RODO, a zatem powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Brak zgody na przekazanie danych spoza kodeksowego katalogu lub późniejsze jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata na pracownika lub pracownika, jak również nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, w szczególności nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (por. nowy art. 221a KP).
Przetwarzanie danych wrażliwych
Analogiczne zasady rządzą przetwarzaniem tzw. danych wrażliwych, określonych w art. 9 RODO. Chodzi o dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej osoby. Przy czym, o przekazanie tego rodzaju danych osobowych nie będzie mógł wnioskować pracodawca. Jedyną formą na ich pozyskania będzie zatem przekazanie ich z własnej inicjatywy przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub przez pracownika. Również i w tym przypadku, nieprzekazanie tego typu danych nie będzie mogło być powodem jakichkolwiek negatywnych następstw dla kandydata na pracownika lub pracownika (zob. nowy art. 221b § 1 KP).
Dane biometryczne
Dane biometryczne są szczególną kategorią danych wrażliwych (np. linie papilarne lub skan źrenicy oka). W myśl art. 221b § 2 KP, przetwarzanie takich danych jest dopuszczalne nie tylko w przypadku ich przekazania z inicjatywy kandydata na pracownika lub pracownika, ale również na wniosek pracodawcy w przypadkach, gdy będą one niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do:
– szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub
– pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
Do przetwarzania danych biometrycznych pozyskanych do wspomnianych powyżej celów będą mogły zostać dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby te będą obowiązane do zachowania ich w tajemnicy (zob. nowy art. 221b § 2-3 KP).
Więcej informacji na nowych obowiązków pracodawców wynikających ze zmian w Prawie Pracy otrzymasz podczas organizowanych przez Effect szkoleń dla działów kadr.
Autor artykułu: dr Piotr Wąż
Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy.
Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP:
Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy
Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły:
Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy
Akta osobowe
Przechowywanie akt osobowych
