Informacja o okresie przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej
Obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. art. 946 kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do wydawania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy papierowej lub elektronicznej informacji, w której należy wskazać:
1) okres przechowywania dotyczącej pracownika dokumentacji,
2) możliwość jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowego okresu przechowywania,
3) zastrzeżenie, że w przypadku jej nieodebrania dokumentacji w ww. terminie ulegnie ona zniszczeniu.
Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wątpliwości
Przepis ten budzi wątpliwości co do zakresu podmiotowego pracowników, wobec których pracodawca powinien zrealizować zawarty w nim obowiązek. Jego brzmienie sugeruje bowiem, że omawianą informację należy wydać każdemu pracownikowi, którego stosunek pracy ustaje po 31 grudnia 2018 r.
Wątpliwości tych nie rozstrzygają również w sposób jednoznaczny przepisy przejściowe ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), która wprowadziła przedmiotowy przepis do kodeksu pracy.
Niemniej jednak, na tle art. 7 ust. 1 tejże ustawy uzasadniona jest teza, że informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej wydajemy wyłącznie pracownikom zatrudnionym u danego pracodawcy po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. Chodzi zatem o pracowników, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tzn. uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Rozstrzygającym w tym zakresie kryterium jest zatem moment zatrudnienia u danego pracodawcy.
Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wyłączenia
Tym samym obowiązek, o którym mowa w art. 946 kodeksu pracy nie ma charakteru uniwersalnego. Nie dotyczy on pracowników zatrudnionych:
- przed 1 stycznia 1999 r., których dokumentację należy zawsze przechowywać przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy, bez możliwości skrócenia tego okresu;
- pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., których dokumentacja również objęta jest 50-letnim okresem przechowywania, z możliwością jego skrócenia do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raporty informacyjne dotyczące danych pracowników.
Przy czym, w odniesieniu do pracowników wymienionych powyżej w pkt b) pracodawca spełnia obowiązek informacyjny w innym trybie. A mianowicie informuje ich o możliwości i terminie odbioru dokumentacji w związku ze skróceniem okresu jej przechowywania, do którego dochodzi na skutek złożenia raportów informacyjnych dotyczących tychże pracowników.
Takie stanowisko zajmuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (zob. Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 3 (477) z dnia 1.02.2019 r.).
Więcej informacji na temat nowych terminów przechowywania akt pracowniczych oraz nowych obowiązków pracodawców wynikających ze zmian w Prawie Pracy otrzymasz podczas szkoleń dla działów kadr.
Autor artykułu: dr Piotr Wąż
Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy.
Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP:
Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy
Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły:
Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy
Akta osobowe
Asertywna komunikacja
