Akta osobowe 2019
Pracodawcy mają obowiązek założenie i prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, nawet w przypadku zatrudniania jednego pracownika. Konieczne jest również ich zabezpieczenie i przechowywanie po ustaniu zatrudnienia. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten może zostać skrócony do 10 lat.
Akta pracownicze – jak długo przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem po zmianie przepisów w 2019 roku?
Przed 1 stycznia 2019 r. pracodawcy zobligowani byli do przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników i byłych pracowników przez 50 lat. Liczymy od daty ustania z nimi stosunku pracy[1].
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357) skraca ten okres do 10 lat. Liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tzn. uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu (zob. art. 94 pkt 9b KP).
Począwszy od 1 stycznia 2019 r., 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest regułą, od której jednak przewidziane zostały trzy wyjątki.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – trzy wyjątki
Dokumentację poniżej wymienionych grup pracowników należy nadal przechowywać przez 50 lat:
- Pracownicy zatrudnieni u danego pracodawcy po raz pierwszy przed 1 stycznia 1999 r.
- Pracownicy zatrudnieni u danego pracodawcy po raz pierwszy w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., jeżeli nie został za nich złożony tzw. raport informacyjny.
- Pracownicy wykonujący prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej, niezależnie od daty podjęcia pracy u danego pracodawcy.
Raport informacyjny ZUS RIA może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Raport informacyjny jest zestawieniem danych określonych w art. 4 pkt. 6a) ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1778 ze zm.) niezbędnych do ustalenia w przyszłości należnych danemu pracownikowi świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Pracodawca może w każdym czasie złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Skutkuje to obowiązkiem ich przekazania do 1 roku za wszystkich pracowników zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r.
Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.
Przekazanie raportów informacyjnych pozwala na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.
Zabieg ten jest możliwy wyłącznie w odniesieniu do pracowników, o których mowa powyżej w pkt b). Jest wykluczony w przypadku pracowników wymienionych w punktach a) i c).
W stosunku do tych grup pracowników, okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych nadal wynosi 50 lat od dnia ustania z nimi stosunku pracy.
Jak liczyć okres przechowywania akt osobowych?
W zależności od momentu rozpoczęcia pracy przez pracownika u danego pracodawcy, okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej możemy ująć w następującym zestawieniu:
Były pracownik może odebrać swoją dokumentację do 31 stycznia roku następującego po upływie okresu jej przechowywania. Nieodebraną dokumentację pracodawca jest zobowiązany zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór.
Wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Okres przechowywania dokumentacji może ulec wydłużeniu w przypadku, gdy stanowi ona lub może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca:
- jest stroną tego postępowania
- powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu takiego postępowania.
W tym pierwszym przypadku, dokumentację należy przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jednak nie krócej niż do upływu 10 lat od ustania stosunku pracy z pracownikiem, którego dokumentacja ta dotyczy, po czym ulega ona zniszczeniu.
W drugim przypadku, okres przechowywania dokumentacji ulega przedłużeniu o 12 miesięcy w stosunku do 10-letniego okresu. Po upływie tego okresu pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, z zastrzeżeniem, że w przypadku jej nieodebrania zostanie ona zniszczona (zob. art. 944 KP).
[1] Zob. art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1383 ze zm.) oraz art. 51u ust. 1 ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 r. poz. 217 j.t.)
Autor artykułu: dr Piotr Wąż
Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy.
Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP:
Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy
Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły:
Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy
Asertywność w pracy
Asertywna komunikacja
