Organizacja czasu pracy
Poznaj 10 złotych zasad organizacji czasu pracy, które pomogą Ci w realizacji zadań bez opóźnień i stresu!
1. Planuj uważnie.
Spisz na kartkę papieru wszystkie zadania do wykonania konkretnego dnia oraz oceń, ile czasu zajmie każde z zadań.
2. Nie przesadzaj z planowaniem.
Zbyt napięty grafik dnia działa zniechęcająco – doskonale wiadomo, że nie da się wszystkiego zrobić według planu, bo często pojawiają się rzeczy niespodziewane, które wymagają od nas zajęcia się nimi w pierwszej kolejności.
3. Koncentruj się na zadaniach istotnych.
W sprawach pilnych – reaguj, a w ważnych – działaj.
4. Uwzględnij rytm biologiczny / krzywą wydajności pracy.
Zadania wymagające dużego zaangażowania wykonuj w pierwszej kolejności, z kolei słabszy okres dnia wykorzystaj na czynności rutynowe.
5. Rób pauzy w czasie pracy.
6. Godzina koncentracji.
Jeśli to możliwe przeznacz w cyklu dnia jedną godzinę na pełną koncentrację – bez spotkań, odbierania telefonów, odpisywania na e-maile.
7. Deleguj zadania.
8. Przestrzegaj odpowiedniej higieny pracy.
Odpowiednia dawka snu, zdrowe odżywienie, relaks – mają wpływ na efektywność i zarządzanie sobą w czasie.
9. Zwracaj uwagę na sygnały ostrzegawcze.
Kiedy czujesz przeciążenie – zwolnij tempo pracy, załatwiaj proste sprawy, zażyj trochę ruchu, napij się wody mineralnej, pytaj współpracowników o poradę w kłopotliwej sytuacji.
10. Dbaj o koncentrację.
Zrób przez kilka minut przerwy, to co lubisz, to co ci służy – posłuchaj muzyki, przespaceruj się.
Krzywa wydajności pracy
Nie od dziś wiadomo, że wydajność człowieka podlega zmianom w ciągu doby, które dokonują się w naturalnym rytmie. Da się go przewidzieć poprzez obserwowanie własnego organizmu.
Niektórzy z nas uwielbiają pracować rano są tzw. skowronkami, z kolei jest grono osób, które szczyt swojej koncentracji osiągają w nocy i są to tzw. sowy.
Dobowa krzywa koncentracji i wydajności
Najwyższy poziom wydajności następuje przed południem: od 8:00 do 11:00. W tym czasie powinniśmy wykonywać zadania A, czyli te które wymagają od nas dużej koncentracji i są skomplikowane.
Spadek wydajności następuje po obiedzie, pomiędzy 13:00, a 15:00. Na ten czas ustalmy wykonywanie zadań rutynowych i mało ważnych – C.
Wzrost wydajności następuje od godziny 15:00. Powinniśmy przeznaczyć ten czas na wykonywanie zadań B.
Podczas planowania zadań w czasie dnia, nie można zapomnieć o przerwach między blokami zadaniowymi. Należy zapamiętać, że przerwa nie jest stratą czasu, a uzupełnieniem energii i musi być regularna, ale krótka.
Brak przerw wpływa na zmniejszenie koncentracji, a ciągła praca zwiększa ilość błędów.
Planowanie – złoty środek organizacji czasu pracy
Planowanie wpływa na komfort pracy i jej odpowiednią organizację oraz dobre samopoczucie bez poczucia goniących nagłych spraw do załatwienia na wczoraj. Planowanie to ustalanie celów i czynności, aby je osiągnąć.
Trzy rodzaje planowania
Ustalanie celów i planowanie, a działanie to dwa osobne zakresy czynności. Należy najpierw zaplanować, a potem zrobić.
Trzy rodzaje planowania:
Planowanie naturalne
Planowanie naturalne składa się z następujących etapów:
- wyznaczenie celów i zasad,
- ukazanie wizji rezultatów końcowych,
- burza mózgów,
- porządkowanie,
- ustalanie „najbliższych działań”,
- wdrożenie działań,
- efekty działań.
Planowanie nienaturalne
Planowanie nienaturalne składa się z następujących etapów:
- wyznaczanie najbliższych działań,
- wdrożenie działań,
- efekty działań,
- burza mózgów,
- porządkowanie lub pytanie o cel.
Planowanie reakcyjne – kryzysowe składa się z:
- wdrożenia działań,
- próby organizacji działań,
- burzy mózgów,
- wyznaczania najbliższych działań,
- pytania o cel.
Co zrobić, gdy wszystko ciągle się zmienia i nabiera innego tempa?
Najskuteczniejszym sposobem poradzenia sobie ze zmiennością wydarzeń jest ustalenie celu
i przejęcie odpowiedzialności za własne działania.
Co należy robić, aby lepiej zarządzać czasem?
- nieodkładanie na później czynności, których zrobienie trwa krócej niż 2 minuty,
- nietrzymanie wszystkich zadań w pamięci,
- niepozostawienie dużej liczby niedokończonych zadań,
- niekoncentrowanie się na wielu czynnościach w jednym momencie,
- podejmowanie decyzji w sprawie najbliższego działania.
Dobrym rozwiązaniem jest również wzięcie udziału w szkoleniach z zarządzania czasem, po którym poprawisz swoją efektywność i zaczniesz pracować z większą skutecznością. Sprawdź co przygotowaliśmy!
Autor artykułu: Karolina Panasik
Tutaj znajdziesz powiązane tematycznie artykuły:
Profesjonalna obsługa klienta
Telefoniczna obsługa klienta
Satysfakcja klienta
