Akta pracownicze 2019 – okres przechowywania akt osobowych ponownie zatrudnionego pracownika
Przewidziany w art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej znajduje zastosowanie w odniesieniu do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy:
1. nawiązanym po 31.12.2018 r.
2. nawiązanym pomiędzy 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r., pod warunkiem złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300).
Natomiast w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunku pracy:
a. nawiązanego przed 1.01.1999 r.,
b. nawiązanego pomiędzy 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r., za który pracodawca nie złożył raportu informacyjnego oraz
c. pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej, niezależnie od daty podjęcia pracy u danego pracodawcy,
– okres przechowywania wynosi 50 lat.
Raport informacyjny (ZUS RIA)
Raport informacyjny (ZUS RIA) jest zestawieniem danych określonych w art. 4 pkt. 6a) ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych niezbędnych do ustalenia w przyszłości należnych danemu pracownikowi świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Pracodawca może w każdym czasie złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Skutkuje to obowiązkiem ich przekazania do 1 roku za wszystkich pracowników zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego w okresie pomiędzy 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r.
Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat
Przekazanie raportów informacyjnych pozwala na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Przy czym należy podkreślić, że zabieg ten jest możliwy wyłącznie w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w okresie pomiędzy 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r.
Tym samym, jest wykluczony w przypadku pracowników wymienionych bezpośrednio powyżej w punktach a) i c). W stosunku do tych grup pracowników, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nadal wynosi 50 lat od dnia ustania z nimi stosunku pracy.
Przechowywanie akt pracowniczych 2019 – wątpliwości
W praktyce powstają wątpliwości co do długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunku pracy nawiązanego ponownie po dniu 1.01.2019 r. z pracownikiem, który był już kiedyś zatrudniony przez danego pracodawcę w okresie pomiędzy 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r.
Kryterium rozstrzygającym to zagadnienie jest data nawiązania danego stosunku pracy. To ona decyduje o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej związanej z konkretnym stosunkiem pracy.
W analizowanej sprawie może więc mieć miejsce sytuacja, w której dokumentacja pracownicza z dwóch różnych okresów zatrudnienia będzie podlegała dwóm różnym, pod względem długości, okresom przechowywania.
Przechowywanie akt pracowniczych 2019 – praktyczne przykłady
Przechowywanie akt pracowniczych w 2019 – przykład nr 1
Pracownik X był zatrudniony u danego pracodawcy w okresie od 1.01.2015 r. do 31.12.2017 r., po czym został ponownie zatrudniony od 1.03.2019 r.
Jeżeli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych za wszystkich pracowników, których zatrudniał w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r., w tym za pracownika X, to dokumentacja pracownicza z pierwszego okresu jego zatrudnienia będzie podlegała 50-letniemu okresowi przechowywania. Okres ten liczymy od daty ustania stosunku pracy, czyli do 31.12.2068 r.
Natomiast dokumentacja z drugiego okresu zatrudnienia będzie podlegała 10-letniemu okresowi przechowywania. Okres ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym ostatecznie ustanie stosunek pracy nawiązany w dniu 1.03.2019 r.
Jeżeli pracodawca złoży raporty informacyjne, wówczas dokumentacja z pierwszego okresu zatrudniania tego pracownika będzie podlegała 10-letniemu okresowi przechowywania, liczonemu od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony.
Sytuacja może się jednak skomplikować w przypadku pracownika, który kontynuuje nieprzerwanie zatrudnienie u danego pracodawcy w taki sposób, że koniec ostatniej umowy o pracę i początek kolejnej przypada na przełomie lat 2018-2019.
Przechowywanie akt pracowniczych – przykład nr 2
Pracownik Y był zatrudniony u danego pracodawcy w okresie od 1 do 31.12.2018 r. na podstawie umowy o pracę na okres próbny, a następnie od 1.01.2019 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.
W tego typu przypadku, dokumentację pracowniczą z pierwszego okresu zatrudnienia należy przechowywać przez 50 lat i okres ten nie może zostać skrócony z powodu braku możliwości złożenia raportu informacyjnego, z uwagi na brak przerwy w zatrudnieniu i tym samym brak możliwości wyrejestrowania pracownika z systemu ubezpieczonego.
Natomiast dokumentację pracowniczą z drugiego okresu zatrudnienia należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym drugi stosunek pracy ostatecznie ustanie.
Analogiczne stanowisko w tym zakresie zajmuje zarówno Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Sprawdź jakie kursy i szkolenia przygotowaliśmy dla Ciebie. Wejdź w zakładkę szkolenia hr
i wybierz najlepsze szkolenie otwarte dla siebie!
Sprawdź również naszą ofertę: szkolenia związki zawodowe
Autor artykułu: dr Piotr Wąż
Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy.
Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP:
Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy
Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły:
Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy
Akta osobowe
Przechowywanie akt osobowych
