Efektywność w pracy | Piramida efektywności | Poprawa efektywności

Posted 6 sierpnia 2018

Efektywność pracy – piramida efektywności menedżera

Jeżeli istnieje jakaś jedna cecha, której menedżerowie pragną dla siebie i dla swoich pracowników, to jest nią WYSOKA EFEKTYWNOŚĆ, utrzymująca się nawet w warunkach narastającego napięcia i gwałtownych zmian. Do ciągłej pracy nad realizacją kolejnych strategii, licznych celów potrzeba bystrego umysłu, a prócz tego siły fizycznej i emocjonalnej. To oczywiste, tylko skąd je brać?

Niektórzy menedżerowie w warunkach dużego obciążenia pracą i napięcia emocjonalnego rozkwitają. Inni natomiast tracą motywację, wpadają w apatię, a nawet chorują… Dlaczego tak się dzieje? Co jest przyczyną?

Jim Lehr i Tony Schwarz, światowej klasy konsultanci-doradcy w dziedzinie podnoszenia efektywności osobistej, twierdzą, iż współcześni menedżerowie, aby osiągnąć szczytowy poziom efektywnego działania, muszą nauczyć się tego, co sportowcy światowej klasy wiedzą już od dawna, a mianowicie, że odzyskiwanie energii jest równie ważne jak jej wydatkowanie! Uważają również, że aby podnieść globalną wydajność człowieka należy traktować go jako całość, a nie – jak mają to w zwyczaju praktykować korporacje – jako zestaw jego zdolności intelektualnych.

Obaj wspomniani panowie przez blisko 20 lat współpracowali ze sportowcami światowej klasy obserwując ich wzloty i upadki. I właśnie w oparciu o poczynione wówczas obserwacje powstała ich zintegrowana teoria sterowania efektywnością człowieka, której modelem jest PIRAMIDA EFEKTYWNOŚCI.

Obserwując także pracę menedżerów w korporacjach Jim Lehr i Tony Schwarz uświadomili sobie, że w gruncie rzeczy na menedżerów możemy popatrzeć jak na „sportowców korporacyjnych”. Różnica polega na czasie trwania kariery: kariera sportowca jest krótka i trwa kilka-kilkanaście lat, a kariera menedżera, w trakcie której wymaga się od niego utrzymywania stale wysokiej formy może trwać nawet kilkadziesiąt lat.

Poprawa efektywności pracy – wnioski

Menedżerowie mający przez tak długi czas osiągać doskonałe wyniki powinni trenować w równie systematyczny i wielopoziomowy sposób jak sportowcy światowej klasy!!!

Trenować? Trenować!!! Tylko co trenować….?

Odpowiedź jest już znana. Tony Schwarz i Jim Lehr zaprojektowali trening efektywności osobistej dla menedżerów, a następnie przetestowali go na tysiącach menedżerów zatrudnionych w różnych przedsiębiorstwach.

Podczas treningu skoncentrowali się na zwiększaniu tzw. kompetencji wspomagających, takich jak: wytrwałość, elastyczność, opanowanie i koncentracja.
A jakie kompetencje pominęli?
Ich trening pomija wszystkie podstawowe kompetencje potrzebne kadrze zarządzającej do takich zadań jak: wystąpienia publiczne, prowadzenie negocjacji, zarządzanie strategiczne.

Co zwiększa efektywność pracy

Piramida wysokiej efektywności

POZIOM 1. SPRAWNOŚĆ FIZYCZNA

Buduje wytrzymałość i sprzyja odzyskiwaniu energii umysłowej i emocjonalnej

Proces trenowania menedżerów powinien rozpocząć się według T.Schwarza i J. Lehra na poziomie fizycznym, bo ciało jest naszym fundamentalnym źródłem energii i podstawą piramidy efektywności. Silny fundament fizyczny można zbudować stosując odpowiednie rytuały związane z dbałością o swoją sprawność (basen, siłownia, aerobic), a także związane ze snem i jedzeniem (np. częstsze jedzenie niewielkich porcji zamiast 2-3 obfitych posiłków dziennie).

Również przerwy w pracy przeznaczane na odpoczynek i regenerację skutkują łatwiejszą do utrzymania i wyższą wydajnością pracy. Ich długość ma przy tym mniejsze znaczenie niż jakość. W praktyce oznacza to, że można całkiem dobrze zregenerować się w kilka minut, jeśli człowiek całkowicie odetnie się od pracy i przestawi na inny „kanał”. Korporacje coraz bardziej przekonują się do idei przerw regeneracyjnych dla swoich pracowników – również takich o dosyć „nietypowym” charakterze. Na całym świecie coraz bardziej popularnym zjawiskiem stają się… pokoje do drzemania. Nic dziwnego. Nasz zegar biologiczny domaga się co najmniej dwukrotnego zapadania w sen w ciągu doby. Raz nad ranem, drugi raz najlepiej w godzinach pomiędzy 13 a 15.

Pokoje do drzemania, czyli Napping rooms powstały już w wielu krajach Azji, Europy i w Stanach Zjednoczonych. W Chinach prawo do drzemania xiu-xi jest zagwarantowane konstytucyjnie, w Japonii inemuri to też norma. Dla osób drzemiących w specjalnych boksach przygotowane są zasłonki na oczy oraz płynąca ze słuchawek muzyka relaksacyjna. A w USA power napping to tylko moda.

POZIOM 2. ZDOLNOŚCI EMOCJONALNE

Tworzą wewnętrzny klimat prowadzący do stanu idealnej efektywności

Drugi poziom piramidy wysokiej efektywności stanowią zdolności emocjonalne, rozumiane jako wewnętrzny stan menedżera wspomagający jego szczytową wydajność.

Każdy kto potrafi kontrolować swoje emocje jest w stanie podnieść jakość swoich zasobów energetycznych, niezależnie od presji zewnętrznej. Możemy się tego nauczyć na naszym treningu mentalnym prowadzonym przez Jacka Ponikiewskiego. Na początku musimy uświadomić sobie, jakie uczucia towarzyszą nam w różnych momentach dnia i jaki to ma wpływ na skuteczność naszego działania.

Pozytywne wewnętrzne stany emocjonalne takie jak: spokój, zaangażowanie, koncentracja, optymizm, wiara w siebie wyzwalają energię, która pobudza do wysokiej efektywności.
Negatywne emocje, takie, jak: frustracja, niecierpliwość, gniew, lęk, smutek – wyczerpują naszą energię. Z czasem uczucia te mogą działać toksycznie np. podwyższając tętno i ciśnienie krwi, zwiększając napięcie mięśni i uniemożliwiając koncentrację.

Psychologowie powszechnie uważają, że jednym z najskuteczniejszych sposobów wywoływania pozytywnych emocji i skutecznego odzyskiwania sił wydają się być dobre relacje i bliskie związki z innymi osobami.

Na emocje wpływa również język ciała. Wiedzą o tym instynktownie sportowcy. Jeżeli będą demonstrowali pewność siebie, z czasem rzeczywiście poczują się pewniej, nawet w silnie stresujących sytuacjach. Właśnie dlatego podczas szkoleń dla menedżerów uczy się kierowników, aby prezentowali na zewnątrz taki wizerunek własny, jaki chcieliby odczuwać wewnętrznie, tak, by budował on poczucie ich własnej wartości.

POZIOM 3. ZDOLNOŚCI UMYSŁOWE

Skupiają energię fizyczna i emocjonalna na wykonywanym zadaniu

Trzeci poziom piramidy efektywności – poziom intelektualny i poznawczy – jest tym, którym zajmuje się większość tradycyjnych programów poprawy efektywności i równie tradycyjnych metod powodujących wzrost wydajności.

W zasadzie wszystkie kursy i szkolenia rozwijające nowe umiejętności, czy też dostarczające wiedzę odnoszą się do tego właśnie poziomu. Zdaniem konsultantów Energy Project programy rozwojowe dedykowane do poziomu 3 piramidy efektywności warto jednak rozszerzyć jeszcze o te, które zwiększają zdolności takie, jak: umiejętność koncentracji, gospodarowania czasem czy pozytywnego i krytycznego myślenia. Szczególnie umiejętności związane z koncentracją uwagi wydają się tu kluczowe, wszystko bowiem, co przeszkadza koncentracji, rozprasza energię.

POZIOM 4. ZDOLNOŚCI DUCHOWE

Są potężnym źródłem motywacji, zdecydowania i wytrwałości

Ostatni, czwarty poziom piramidy wysokiej efektywności ma związek z duchowością i motywacją menedżera. Dotyczy tego rodzaju zdolności, które wyzwalają energię sięgając do najgłębszych wartości i uświadamiając cel i sens życia.

Menedżerowie, a właściwie wszyscy pracownicy, używają energii duchowej, zawsze wtedy gdy ich codzienna aktywność (np. praca) są w zgodzie z ich najważniejszymi wartościami oraz, gdy nadają im poczucie sensu i celu. Jeśli praca ma dla nich duże znaczenie, zazwyczaj czują przypływ pozytywnej energii, potrafią się lepiej skoncentrować i wykazują się większą wytrwałością w dążeniu do osiągnięcia celu. Jednakże szybkie tempo korporacyjnego życia nie zawsze pozwalają menedżerom na przemyślenie tych kwestii, toteż wielu ludzi nie uświadamia sobie, że sens i cel pracy to potencjalne źródło energii.

Aby sterować świadomie swoją efektywnością na ostatnim, czwartym poziomie piramidy, menedżerowie muszą uprzednio przekonać się o wartości zwyczajów i rytuałów, które wcześniej wprowadzili w pozostałych wymiarach.

Poprawa efektywności – podsumowanie

I jeszcze kilka wniosków na koniec: W zmieniającym się środowisku biznesu utrzymywanie stałego, wysokiego poziomu efektywności i wydajności jest coraz trudniejsze, a zarazem coraz bardziej niezbędne.
Firmy nie mogą sobie obecnie już pozwolić, aby zajmować się wyłącznie poznawczymi zdolnościami swoich pracowników, pomijając równocześnie ich stan fizyczny, emocjonalny czy duchowy. Kiedy ludzie czują się silni i odporni fizycznie, emocjonalnie i duchowo, pracują wydajniej, z większą pasją, przez dłuższy czas.
Kto na tym zyskuje?
Zyskują na tym wszyscy: menedżerowie, ich rodziny, podwładni oraz cała firma.

Autorzy koncepcji piramida wysokiej efektywności:

Tony Schwartz jest prezesem i dyrektorem zarządzającym The Energy Project. która pomaga instytucjom i osobom indywidualnym w wykorzystywaniu odkryć naukowych do uzyskiwania poprawy zaangażowania, koncentracji, wydajności i wyników. Wraz z Jimem Loehrem napisał bestseller The Power of Full Engagement, a także inne książki, między innymi What Really Matters: Searching for Wisdom in America. Jest także autorem książki przetłumaczonej na język polski: Taka praca nie ma sens, MTBiznes, W-wa 2012

Jim Loehr, psycholog efektywności, pracował z setkami zawodowych sportowców, w tym z tenisistką Moniką Seles, łyżwiarzem szybkim Danem Jansenem i golfistą Markiem O’Meara. Loehr jest też współzałożycielem i dyrektorem naczelnym LGE Performance Systems w Orlando na Florydzie, firmy konsultingowej, stosującej zasady treningu sportowego do szkolenia menedżerów w biznesie.

Artykuł powstał w oparciu o materiał źródłowy:

Taka praca nie ma sensu, Tony Schwartz, MTBiznes, 2012
Sukces wymaga energii, Jim Lehr, Tony Schwartz, Harvard Businness Review Polska, listopad, 2003
Zarządzaj swoją energią a nie czasem (Zarządzanie sobą – wydanie specjalne), Tony Schwartz, Harvard Businness Review Polska, grudzień, 2007

Masz problem z asertywną odmową? Nie wiesz jak mówić nie.
Przyjedź koniecznie na kurs asertywności. Poznaj narzędzia i dobre praktyki, weź udział w ćwiczeniach na asertywność, naucz się stosować techniki asertywności.