Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019 roku
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej od 2019 sprawia pracodawcom wiele kłopotów z powodu niejasności przepisów. Jakie trudności interpretacyjne pojawiły się wraz ze zmianą Kodeksu Pracy w 2019 roku?
Czytaj artykuł i weź udział w szkoleniach ze zmian w Prawie Pracy, prowadzonych przez najwybitniejszych Ekspertów. Będziesz na bieżąco ze zmianami w Prawie Pracy, poznasz najnowsze opinie i interpretacje Sądu Najwyższego.
Z początkiem 2019 roku pracodawcom przybył nowy obowiązek, który ustawodawca zamieścił w art. 946 KP.
Dotyczy on zmian w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej od 2019 r.
Na podstawie tego przepisu pracodawcy mają obowiązek przekazać pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, papierową lub elektroniczną informację, w której należy wskazać:
1) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej ustającego stosunku pracy;
2) możliwość jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowego okresu przechowywania;
3) zastrzeżenie, że w przypadku jej nieodebrania w ww. terminie ulegnie ona zniszczeniu.
O okresie przechowywania dokumentacji nie informujemy każdego pracownika
Warto pamiętać o tym, że przepis ten nie jest wiążący w odniesieniu do każdego stosunku pracy, który ustaje pod rządami obecnie obowiązujących przepisów. Przypadki, w odniesieniu do których go stosujemy są określone w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
Jednak przepis ten jest mało czytelny i budzi wiele wątpliwości w praktyce.
W związku z tym, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej niejednokrotnie podejmowało się jego interpretacji na łamach literatury fachowej.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Jak wynika z wyjaśnień Resortu Pracy, określony w art. 946 KP obowiązek dotyczy wyłącznie stosunków pracy, które zostały nawiązane po 31.12.2018 r. (zob. m.in. wyjaśnienia MRPiPS, Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019 r., str. 4). Dokumentacja pracownicza, która dotyczy tych stosunków pracy objęta jest 10-letnim okresem przechowywania liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Po upływie tego okresu pracownik będzie miał 1-miesięczny termin na jej odebranie. Jeśli pracownik nie odbierze akt, zostaną one zniszczone. Pracodawca ma obowiązek zniszczyć nieodebraną przez pracownika dokumentację w nieprzekraczalnym terminie 12 miesięcy od upływu 1-miesięcznego terminu wyznaczonego pracownikowi na jej odbiór.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 2019 przykład
Przykład
Pracownik był zatrudniony w firmie X w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2019 r. W wydanej na podstawie art. 946 KP informacji pracodawca powinien wskazać, że:
– dokumentacja tego pracownika będzie przechowywana do 31 grudnia 2029 roku,
– pracownik będzie miał możliwość jej odebrania najpóźniej do 31 stycznia 2030 roku,
– w przypadku jej nieodebrania zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.
Informacja, o której mowa w art. 946 KP nie stosuje się w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 r. Dlaczego? Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej tej grupy stosunków pracy wynosi nadal 50 lat. Przy czym, w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r. może ulec skróceniu do 10 lat, pod warunkiem złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych (ZUS RIA) za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców. W takiej sytuacji, o fakcie skrócenia okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat byli już pracownicy są informowani przez byłego pracodawcę oraz ZUS na zasadach określonych w art. 41c oraz 41d ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).
Jest to zatem odrębny od określonego w art. 946 KP tryb informowania o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Sprawdź również inne nasze szkolenia dla pracodawców
Autor artykułu: dr Piotr Wąż
Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy.
Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP:
Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy
60 kazusów prawa pracy dla menedżerów
Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły:
Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy
Ustawa o związkach zawodowych
Przechowywanie akt osobowych
