Nowy staż pracy od 2026 i realne wyzwania dla HR oraz pracodawców
Rok 2026 przynosi jedną z najistotniejszych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Zmieniają się zasady ustalania stażu pracy, a wraz z nimi sposób nabywania wielu kluczowych uprawnień pracowniczych. Dla działów HR i pracodawców oznacza to nie tylko konieczność aktualizacji procedur, ale także wzrost ryzyk prawnych i finansowych.
Staż pracy – dotychczas kojarzony głównie z umową o pracę – od 1 stycznia 2026 r. zacznie być liczony według zupełnie nowych zasad. To moment, w którym błędy w interpretacji mogą bardzo szybko przełożyć się na roszczenia pracownicze, wyrównania świadczeń i spory sądowe.
Nowe zasady ustalania stażu pracy od 1 stycznia 2026 r.
Do tej pory wiele okresów aktywności zawodowej – mimo realnie wykonywanej pracy – nie miało znaczenia dla stażu pracy. Od 2026 r. podejście to ulega zasadniczej zmianie.
Nowe przepisy przewidują, że do stażu pracy będą mogły zostać wliczone m.in.:
-
okresy pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, umowy agencyjne),
-
prowadzenie działalności gospodarczej, również za granicą
-
zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych za granicą,
-
inne formy wykonywania pracy, również te niepodlegające ubezpieczeniom społecznym (np. praca studentów do 26. roku życia).
Dla HR oznacza to konieczność odpowiedzi na pytania, które do tej pory w ogóle się nie pojawiały:
-
jakie okresy faktycznie podlegają zaliczeniu,
-
jak je prawidłowo udokumentować,
-
czy muszą być zakończone,
-
jak liczyć ich ciągłość lub przerwy.
Staż pracy a uprawnienia pracownicze – gdzie ryzyko jest największe?
Zmiany w sposobie liczenia stażu pracy mają bezpośredni wpływ na szeroki katalog uprawnień pracowniczych, w tym m.in.:
-
wymiar urlopu wypoczynkowego (w tym tzw. staż urlopowy),
-
prawo do nagrody jubileuszowej,
-
dodatek za wysługę lat,
-
długość okresu wypowiedzenia,
-
odprawy (emerytalno-rentowe, pośmiertne, z tytułu zwolnień grupowych),
-
uprawnienia związane z niepełnosprawnością,
-
prawo do tzw. „trzynastki”,
-
dostęp do niektórych stanowisk wymagających określonego doświadczenia zawodowego.
Pojawia się także realne ryzyko zarzutów dyskryminacji, jeżeli kryterium stażu pracy zostanie zastosowane w sposób nieprawidłowy lub niejednolity.
Dokumentowanie stażu pracy po nowemu – wyzwanie dla kadr
Jednym z najbardziej problematycznych obszarów po nowelizacji będzie udokumentowanie stażu pracy, zwłaszcza tego wypracowanego poza stosunkiem pracy.
Praktyka pokaże, że:
-
zaświadczenie ZUS nie zawsze będzie jedynym ani wystarczającym dokumentem,
-
pracodawcy będą musieli oceniać różne formy dowodów,
-
wykazanie wyższego stażu z opóźnieniem może rodzić roszczenia o wyrównanie urlopu, dodatków i nagród za lata ubiegłe.
Dla HR oznacza to konieczność wypracowania spójnych procedur, zanim pracownicy zaczną składać wnioski o przeliczenie stażu.
Staż ogólny, zakładowy, branżowy – co naprawdę ma znaczenie?
Nowe przepisy jeszcze wyraźniej pokazują, że nie każdy staż znaczy to samo. W praktyce trzeba rozróżniać:
-
staż ogólny,
-
staż zakładowy,
-
staż branżowy,
-
staż stanowiskowy.
Każdy z nich może wpływać na inne uprawnienia – a ich błędne przypisanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Dlaczego warto przygotować się już teraz?
Zmiany w stażu pracy to nie jest temat „na później”.
To:
-
większe koszty po stronie pracodawców,
-
nowe obowiązki dla HR,
-
więcej potencjalnych sporów z pracownikami,
-
większe znaczenie poprawnej interpretacji przepisów.
Im wcześniej organizacja uporządkuje swoje podejście do stażu pracy, tym mniejsze ryzyko w 2026 roku.
Szkolenie: „Staż pracy w 2026 roku – trudne przypadki i rewolucyjne zmiany w kodeksie pracy ”
Aby pomóc HR i pracodawcom bezpiecznie przejść przez nadchodzące zmiany, OSII Effect organizuje praktyczne szkolenie online, które kompleksowo omawia nowe zasady ustalania stażu pracy obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. i od 1 maja 2026 roku
Podczas szkolenia uczestnicy dowiedzą się m.in.:
-
jakie okresy są wliczane do stażu pracy po zmianach,
-
jak prawidłowo wykazać staż na potrzeby zatrudnienia,
-
jak liczyć upływ czasu przy okresach ciągłych i przerywanych,
-
kiedy powstaje obowiązek wyrównania urlopu lub dodatków,
-
jakie okresy nie są uwzględniane przy „13”, odprawach i nagrodach,
- jak staż wpływa na BHP, badania profilaktyczne i umowy terminowe,
- jak bezpiecznie ustalać okres wypowiedzenia i kryteria doboru do zwolnień.
To szkolenie to gotowe interpretacje, studium przypadków i realne rozwiązania – dokładnie to, czego HR i pracodawcy potrzebują w 2026 roku.
Jeśli podoba Ci się artykuł, udostępniaj na Facebooku, przesyłaj linki pocztą i dziel się z innymi.
Autor szkolenia: dr Piotr Wąż
Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy. Specjalizuje się w ustalaniu wymiaru czasu pracy i rozliczaniu czasu pracy.
Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP:
Delegowanie pracowników do pracy za granicę
Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy
60 kazusów prawa pracy dla menedżerów
Z pewnością chętnie przeczytasz artykuły naszego Eksperta:
Delegowanie pracowników za granicę
Urlop wypoczynkowy. Jak zapewnić 14 dni wypoczynku zgodnie z art. 162 KP?
Płaca minimalna. Jakich świadczeń pracodawcy nie będą mogli wliczać do podstawy wynagrodzenia po zmianach?
