In

Praca w godzinach nadliczbowych – interpretacja Eksperta

Podczas szkolenia z czasu pracy jeden z uczestników zadał naszemu Ekspertowi ciekawe pytanie dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych.
Nasz Ekspert prawa pracy odpowiada na pytanie do kiedy pracownik może złożyć wniosek o rekompensatę pracy nadliczbowej.
Przeczytaj artykuł albo zapisz się na szkolenie z czasu pracy!
Rozwiejesz wszystkie wątpliwości dotyczące rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych!

Pytanie Uczestnika szkolenia z rozliczania czasu pracy

Pracownicy naszego firmy pracują w systemie podstawowego czasu pracy, od poniedziałku do piątku, w 3 miesięcznych okresach rozliczeniowych, które pokrywają się z kwartałami danego roku kalendarzowego.
Praca w godzinach nadliczbowych (praca wykonywana ponad normę dobową czasu pracy) jest z reguły rekompensowana oddaniem czasu wolnego na wniosek pracownika.

Do kiedy należy złożyć taki wniosek, jeżeli praca nadliczbowa miała miejsce w pierwszym miesiącu okresu rozliczeniowego?
Kadrowa uważa, że należy go złożyć do końca miesiąca, w którym wystąpiły nadgodziny, mimo tego, że okres rozliczeniowy się jeszcze nie zakończył.

Odpowiedź Eksperta czasu pracy:

Wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe powinien zostać złożony przez pracownika najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, w którym świadczył on pracę w godzinach nadliczbowych.
Dotyczy to również sytuacji, gdy okres rozliczeniowy nie kończy się na miesiącu, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe.

Niezłożenie wniosku w tym terminie, przy jednoczesnym nieudzieleniu czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy spowoduje, że wypracowane godziny nadliczbowe będą musiały zostać zrekompensowane wynagrodzeniem z dodatkiem wypłaconym wraz z wypłatą wynagrodzenia za pracę za miesiąc, w którym praca nadliczbowa wystąpiła.

Uzasadnienie:

Praca w godzinach nadliczbowych (dobowe godziny nadliczbowe) w systemie podstawowego czasu pracy wystąpi w przypadku przekroczenia obowiązującej pracownika dobowej normy czasu pracy określonej w art. 129 § 1 kodeksu pracy (dalej: KP), czyli 8 godzin na dobę.

Formy rekompensaty za pracę wykonaną w nadgodzinach

Czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych na wniosek pracownika

Podstawową formą rekompensaty wykonanej w ten sposób pracy w godzinach nadliczbowych jest udzielenie pracownikowi w zamian czasu wolnego.
W pierwszej kolejności inicjatywa w tym zakresie należy do pracownika.
To on, jako pierwszy, może zawnioskować o udzielenie czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych, czyli w proporcji 1:1.
A zatem, np. za 2 przepracowane godziny nadliczbowe może otrzymać 2 godziny czasu wolnego, skracając w ten sposób wymiar czasu pracy w wybranym przez siebie dniu (zob. art. 1512 § 1 KP).
Wniosek pracownika powinien zostać złożony na piśmie. Należy pamiętać, że nie jest wiążący dla pracodawcy.

Jeżeli pracownik nie złoży wniosku o tę formę rekompensaty (bądź pracodawca odrzuci wniosek pracownika), wówczas inicjatywa w omawianym zakresie przechodzi na pracodawcę.
Przy czym, jeżeli czasu wolnego udziela pracodawca z własnej inicjatywy, wówczas następuje to w proporcji 1:1,5. Przykładowo: za 2 przepracowane godziny nadliczbowe pracodawca udziela 3 godzin czasu wolnego; za 3 godziny nadliczbowe – 4,5 godziny czasu wolnego itd. (zob. art. 1512 § 2 KP).

Udzielenie pracownikowi czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe (czy to na wniosek pracownika, czy z inicjatywy pracodawcy) wyłączy konieczność rekompensaty pieniężnej, czyli wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych wraz dodatkiem.

Sprawa maksymalnego momentu, do którego rekompensata godzin nadliczbowych czasem wolnym powinna nastąpić w zasadzie nie budzi wątpliwości. Artykuł 1512 § 1 KP nie  limituje ostatecznego momentu udzielenia czasu wolnego na wniosek pracownika.
Dlatego pracownik może zawnioskować o udzielenie czasu wolnego zarówno do końca okresu rozliczeniowego, w którym wypracował godziny nadliczbowe, jak i poza tym okresem.

Czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych z inicjatywy pracodawcy

Inaczej przedstawia się sprawa wyznaczenia czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy.
W myśl art. 1512 § 2 KP pracodawca udzielający czasu wolnego z własnej inicjatywy powinien wskazać w tym celu jeden z dni do końca danego okresu rozliczeniowego. Tym samym, pracodawca nie może udzielić czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym zostały one wypracowane.

Problematyczna jest natomiast kwestia terminu fizycznego złożenia wniosku przez pracownika bądź podjęcia przez pracodawcę decyzji o udzieleniu czasu wolnego za nadgodziny.
Innymi słowy, problem sprowadza się do pytania:
do kiedy najpóźniej pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego, bądź do kiedy najpóźniej pracodawca powinien skorzystać z przysługującej mu w tym zakresie inicjatywy?
Przepisy kwestii tej nie rozstrzygają.

Co na temat terminu złożenia wniosku o udzielenie czasu wolnego mówi Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy?

W piśmie z dnia 21.04.2009 r. w sprawie terminu składania wniosku o czas wolny od pracy (GPP-306-4560-32/09/PE/RP, Rzeczpospolita DF 2009/105/2) stwierdził, że o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem.

Ośmiogodzinna norma dobowa ma charakter „normy sztywnej” co sprawia, że każde jej przekroczenie powoduje zaistnienie pracy w godzinach nadliczbowych.
Pracownik, który w zamian za godziny nadliczbowe chce skorzystać z czasu wolnego (art. 1512 § 1 KP), powinien wystąpić do pracodawcy z odpowiednim wnioskiem przed terminem wypłaty wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe.
W tym samym terminie decyzję o udzieleniu pracownikowi czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe powinien podjąć pracodawca (art. 1512 § 2 KP), który chce uniknąć rekompensaty pieniężnej (tj. wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem).

Co prawda w przywołanym stanowisku wskazano, że decyzja w sprawie udzielenia czasu wolnego (na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy) ma zostać podjęta przed terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę, niemniej jednak kwestia sposobu rekompensaty powinna zostać rozstrzygnięta już z końcem miesiąca, w którym godziny nadliczbowe wystąpiły. Podsumowując, nieprzedłożenie do ostatniego dnia tego miesiąca wniosku pracownika o odbiór czasu wolnego, przy jednoczesnym niepodjęciu w tym terminie decyzji o udzieleniu czasu wolnego przez pracodawcę sprawia, że z upływem tego dnia prawo do rekompensaty nadgodzin czasem wolnym przekształca się w prawo do rekompensaty pieniężnej.
W konsekwencji, zarówno wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, jak i towarzyszący mu dodatek powinny zostać wypłacone wraz z wynagrodzeniem za pracę należnym za dany miesiąc, mimo że okres rozliczeniowy jeszcze się nie zakończył.  

Przykład

Podstawowy system czasu pracy, 3-miesięczny okres rozliczeniowy. W trzecią środę pierwszego miesiąca okresu rozliczeniowego pracownik świadczył pracę w wymiarze 10 godzin. A zatem powstały 2 godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Pracownik może do ostatniego dnia tego miesiąca złożyć wniosek o odbiór 2 godzin czasu wolnego (1:1) do końca aktualnego okresu rozliczeniowego, a nawet po jego upływie. Alternatywnie, pracodawca może udzielić mu 3 godziny czasu wolnego (1:1,5) do końca bieżącego okresu rozliczeniowego. Jeżeli jednak żaden z nich nie skorzysta z tego uprawnienia, wówczas wynagrodzenie za te 2 godziny nadliczbowe, wraz z dodatkiem za każdą z nich, zostanie wypłacone w dniu wypłaty wynagrodzenia za pracę należnego za pierwszy miesiąc okresu rozliczeniowego, co spowoduje definitywne rozliczenie wszystkich przepracowanych godzin w tym miesiącu, łącznie z godzinami nadliczbowymi.



Więcej kazusów dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za pracę nadliczbową znajdziesz na naszych szkoleniach dla kadr i HR.
Sprawdź już teraz naszą bogatą ofertę szkoleń kadrowych!

Jeśli podoba Ci się artykuł naszego Eksperta, udostępniaj na Facebooku, przesyłaj linki pocztą i dziel się z innymi.


Autor artykułu: dr Piotr Wąż
Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy.
Wykładowca OSiI Effect,
autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP:

Delegowanie pracowników do pracy za granicę
Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy
60 kazusów prawa pracy dla menedżerów  


Z pewnością chętnie przeczytasz również inne artykuły naszego Eksperta:

Delegowanie pracowników za granicę

Urlop wypoczynkowy. Jak zapewnić 14 dni wypoczynku zgodnie z art. 162 KP?

Płaca minimalna. Jakich świadczeń pracodawcy nie będą mogli wliczać do podstawy wynagrodzenia po zmianach?

delegowanie-pracownikow-za-granice
urlop wypoczynkowy 2019
placa-minimalna-2019
wymiar czasu pracy 2021