Świadectwo pracy – wydawanie kopii
Niejednokrotnie w praktyce zdarza się, że świadectwo pracy ulegnie zniszczeniu lub zostanie przez pracownika zagubione. Co robić w takich sytuacjach?
W takich przypadkach trzeba zwrócić się do pracodawcy o wydanie odpisu.
I tu trzeba pamiętać, że zmieniły się przepisy regulujące kwestię wydawania odpisów świadectw pracy, o czym szczegółowo informują nasi Eksperci na szkoleniach dla HR i kursów dla działów kadr.
Do 7 września 2019 r. podstawą prawną wydawania odpisów świadectwa pracy był § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 1289).
Przepis ten przewidywał taką możliwość w uzasadnionych przypadkach. Odpis można było wydać pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej. Natomiast w przypadku śmierci pracownika – małżonkowi zmarłego pracownika lub innej osobie uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną. Wynikało to z przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób – innej osobie będącej spadkobiercą tego pracownika.
Wydawanie odpisu świadectwa pracy – zmiana przepisów
Z dniem 7 września 2019 r. omawiany przepis został uchylony. Nie oznacza to bynajmniej, że obecnie pracodawca nie ma obowiązku wydawać odpisów świadectwa pracy. Podstawa prawna do tego typu działań została przeniesiona z rozporządzenia do przepisów kodeksowych. W aktualnym stanie prawnym odpisy świadectw pracy wydawane są na zasadach określonych w art. 9412 Kodeksu pracy. Przepis ten przewiduje możliwość wystąpienia do pracodawcy z pisemnym lub elektronicznym wnioskiem o wydanie całości lub części dokumentacji pracowniczej, do której zalicza się m.in. świadectwo pracy.
Kto może wystąpić z prośbą o wydanie odpisu świadectwa pracy?
W pierwszej kolejności, uprawnionym do złożenia wniosku o wydanie odpisu świadectwa pracy jest pracownik bądź były pracownik. Natomiast w przypadku śmierci pracownika/byłego pracownika uprawnienie to przysługuje następującym członkom jego rodziny:
- Dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym.
- Przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka.
- Małżonkowi (wdowie i wdowcowi).
- Rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym (zob. art. 949 3 KP w zw. z art. 9412 pkt 2 KP).
Dokumentacja pracownicza – wydawanie kopii – przepisy prawne
Szczegółowy tryb wydawania kopii dokumentacji pracowniczej, a tym samym świadectwa pracy jest uregulowany w § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Na zasadach określonych w tym przepisie można uzyskać świadectwo pracy zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej niezależnie od tego, w jakiej postaci prowadzona jest cała dokumentacja pracownicza.
Wnioskodawca nie musi uzasadniać powodów, dla których zażądał wydania odpisu świadectwa pracy. Odpis powinien pracodawca mu wydać nie później niż w terminie 30 dni od złożenia wniosku.
Czy pracodawca może pobierać opłaty za wydanie odpisu świadectwa pracy?
Żaden z omawianych przepisów nie przewiduje konieczności uiszczenia jakichkolwiek opłat za otrzymanie odpisu świadectwa pracy. Niemniej jednak w literaturze prezentowane jest stanowisko, zgodnie z którym w tym zakresie zastosowanie znajduje regulacja zawarta w art. 15 ust. 3 RODO. Odnosząc ten przepis do analizowanej sytuacji, należałoby przyjąć, że pracodawca ma obowiązek wydać odpis świadectwa pracy nieodpłatnie. Przy czym zasada ta dotyczy wyłącznie wydania pierwszej kopii świadectw pracy. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się uprawniona osoba, pracodawca może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych (por. m.in. Ł. Prasołek, Komentarz do art. 9412 KP [w:] K. Walczak (red.), Kodeks pracy. Komentarz, C.H. BECK 2020). Przepis ten ma przeciwdziałać nadużywaniu omawianego uprawnienia.
Jeśli podoba Ci się artykuł naszego Eksperta, udostępniaj na Facebooku, przesyłaj linki pocztą i dziel się z innymi.
Autor artykułu: dr Piotr Wąż
Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy.
Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP:
Delegowanie pracowników do pracy za granicę
Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy
60 kazusów prawa pracy dla menedżerów
Z pewnością chętnie przeczytasz również inne artykuły naszego Eksperta:
Delegowanie pracowników za granicę
Urlop wypoczynkowy. Jak zapewnić 14 dni wypoczynku zgodnie z art. 162 KP?
Płaca minimalna. Jakich świadczeń pracodawcy nie będą mogli wliczać do podstawy wynagrodzenia po zmianach?
